Dette afsnit beskriver, hvad arbejdsgiveren skal foretage sig.
Afsnittet indeholder:
- Resumé
- Baggrund for kontrolkrav
- Bærbare multimedier på arbejdspladsen
- Computer med særligt programmel til hjemlån
- Mobiltelefoner, der kun bruges erhvervsmæssigt (arbejdsmobiltelefoner)
- Dokumentation for den foretagne kontrol.
- C.A.5.2.2 "Vurderingen af, hvornår multimedier står til rådighed for privat brug".
Arbejdsgiveren skal indeholde og indberettet den korrekte skat, og der påhviler derfor arbejdsgiveren en række kontrolforpligtelser og dokumentation for at den er gennemført, når vedkommende stiller multimedier til rådighed for sine medarbejdere.
Arbejdsgiveren skal sikre sig, at den indeholdte A-skat og AM-bidrag og de indberettede oplysninger til SKAT er korrekte. Har arbejdsgiveren medarbejdere, som vedkommende ikke har indberettet til beskatning, men hvor medarbejderne har rådighed over;
- bærbare multimedier på arbejdspladsen og/eller
- computer med særligt programmel til hjemlån og/eller
- en arbejdsmobiltelefon
så skal arbejdsgiveren kontrollere brugen af multimedierne for at sikre, at medarbejderne ikke i strid med det aftalte råder privat over multimedierne.
Arbejdsgiveren skal overholde persondataloven, når vedkommende kontrollerer sine medarbejdere. Det er god databehandlingsskik at give forudgående information til de ansatte, så de ved, at deres brug af det pågældende multimedie vil blive kontrolleret. Se PDL § 5, stk. 1.
I praksis indebærer arbejdsgiverens kontrolforpligtelse, at arbejdsgiveren skal kontrollere, at aftaler om, at multimedier ikke er til privat rådighed, faktisk overholdes af den enkelte medarbejder.
Det betyder ikke, at arbejdsgiveren hver dag skal inspicere, om mobilt it-udstyr på arbejdspladsen tages med hjem eller ej. Men arbejdsgiveren skal være opmærksom på, om aftaler om, at der ikke er privat rådighed over multimedier, efterleves. Opdager arbejdsgiveren fx, at en medarbejder imod det aftalte tager computeren med hjem, skal arbejdsgiveren indberette til SKAT, at medarbejderen er omfattet af multimediebeskatningen og indeholde A-skat og AM-bidrag i lønnen af den skattepligtige værdi på 3.000 kr. pr. år (i 2011). Det samme gælder for fx en mobiltelefon, som arbejdsgiveren har aftalt med sin medarbejder skal hentes på arbejdspladsen ved arbejdsdagens begyndelse og afleveres ved arbejdsdagens afslutning, men hvor arbejdsgiveren opdager, at medarbejderen tager mobiltelefonen med hjem.
En af de måder, arbejdsgiveren kan kontrollere på, er, at vedkommende minimum et par gange om året foretager uanmeldte stikprøvekontroller af, om aftalerne om multimedier overholdes, herunder også om betingelserne for at medbringe multimedier på tjenesterejser er overholdt. Konstaterer arbejdsgiveren snyd ved en gennemgang, skal arbejdsgiveren indberette den medarbejder, der faktisk råder privat over multimedier fra det tidspunkt, hvor der har været rådighed over multimediet til privat brug. Efter en sådan hændelse kan der være behov for, at arbejdsgiveren indskærper reglerne over for de øvrige medarbejdere og om fornødent iværksætter flere stikprøvekontroller.
Har arbejdsgiveren en eller flere computere med særligt programmel, som medarbejdere kan låne med hjem, skal arbejdsgiveren sikre sig, at computerne ikke imod det aftalte er til rådighed for privat brug.
Det betyder ikke, at arbejdsgiveren hver gang en computer lånes med hjem skal godkende hjemlånet og sikre sig, at den kommer retur. Men arbejdsgiveren skal ligesom for de øvrige bærbare multimedier på arbejdspladsen være opmærksom på, om aftaler om, at der ikke er privat rådighed over computeren, efterleves. Opdager arbejdsgiveren fx, at en computer til hjemlån mod det aftalte ofte befinder sig på en medarbejders bopæl, skal vedkommende indberette til SKAT, at medarbejderen er omfattet af multimediebeskatningen og indeholde A-skat og AM-bidrag i lønnen af den skattepligtige værdi på 3.000 kr. pr. år i 2011.
En af de måder, arbejdsgiveren kan kontrollere på, er, at vedkommende minimum et par gange om året foretager uanmeldte stikprøvekontroller af, om aftalerne om multimedier overholdes. Konstaterer arbejdsgiveren snyd ved en gennemgang, skal vedkommende indberette den medarbejder, der faktisk råder privat over multimedier fra det tidspunkt, hvor der har været rådet over multimediet til privat brug og fremover. Efter en sådan hændelse kan der være behov for, at arbejdsgiveren indskærper reglerne over for de øvrige medarbejdere og om fornødent iværksætter flere stikprøvekontroller.
Selvom en arbejdsmobiltelefon er nødvendig for, at en medarbejder kan udføre arbejdet, og den kun bruges erhvervsmæssigt, gælder der skærpede krav for at afkræfte formodningen for privat rådighed, hvis den tages med hjem fra arbejdspladsen.
Der er i store træk tale om en videreførelse af den indtil 2010 gældende praksis for arbejdsmobiltelefoner, hvor medarbejderne ikke beskattes af fri telefon, hvis de kun bruger arbejdsmobiltelefonen erhvervsmæssigt. Fremover kan de dog ikke foretages enkeltstående private opkald fra en sådan telefon - heller ikke fra arbejdspladsen -, uden at det udløser beskatning.
Det er samtidig en snæver undtagelse til reglen om, at multimedier, der tages med hjem, er omfattet af multimediebeskatningen. Der stilles derfor særlige krav til kontrollen af, at en arbejdstelefon kun bruges erhvervsmæssigt. Som grundlag for kontrollen af om medarbejderen overholder sin aftale, bruger arbejdsgiveren specificerede lister over udgående opkald fra hver arbejdstelefon.
Se også C.A.5.2.2.3.2 "Undtagelse 1 - Arbejdsmobiltelefoner" om de øvrige krav til skattefri arbejdsmobiltelefoner.
Arbejdsgiveren vil have opfyldt sin kontrolforpligtelse, hvis vedkommende vælger følgende fremgangsmåde:
- Arbejdsgiveren gennemgår overordnet telefonregningerne hver gang de modtages for unaturligt forbrug, fx for at se om regningen overstiger den beløbsgrænse, som normalt erhvervsmæssigt brug erfaringsmæssigt tilsiger, om der er store udsving i regningerne, eller om der er sket betalinger eller donationer fra telefonen.
- Baseret på den overordnede gennemgang skal arbejdsgiveren foretage et efter forholdene passende antal konkrete stikprøver af opkaldslisterne. Hvis der ikke er fejl i stikprøverne, vil kontrolkravet normalt være opfyldt ved årlige stikprøver, der omfatter 5 pct. af arbejdsmobiltelefonerne for en regningsperiode på en måned.
Giver gennemgangen af opkaldslisterne mistanke om private opkald, skal arbejdsgiveren tjekke dette nærmere. Persondataloven forhindrer en arbejdsgiver i selv eller via et teleselskab automatisk at registrere, hvilke telefonnumre der ringes til fra arbejdsgiverens telefoner (udgående opkald). Arbejdsgiveren må dog gerne få lister over udgående opkald på telefonerne, hvor kun de første 6 cifre i de 8-cifrede telefonnumre fremgår. Har arbejdsgiveren mistanke om private opkald og de 6 cifre i de udgående opkald ikke er nok til at afgøre, om der er tale om et erhvervsmæssigt opkald, må arbejdsgiveren på anden måde få klarlagt, om der er tale om erhvervsmæssige opkald evt. i samarbejde med medarbejderen.
Opdager arbejdsgiveren, at en medarbejder imod det aftalte bruger telefonen privat, skal arbejdsgiveren indberette til SKAT, at medarbejderen er omfattet af multimediebeskatningen og indeholde A-skat og AM-bidrag i lønnen af den skattepligtige værdi på 3.000 kr. pr. år (2011). Arbejdsgiveren skal indberette den medarbejder, der faktisk råder privat over telefonen fra det tidspunkt, hvor der har været rådet over multimediet til privat brug og fremover. Det betyder, at arbejdsgiveren vil være nødt til at gå tilbage og kontrollere tidligere opkaldslister og også indberette for disse, hvis der konstateres privat brug. Efter en sådan hændelse kan der være behov for, at arbejdsgiveren indskærper reglerne over for de øvrige medarbejdere og om fornødent iværksætter en fuldstændig eller hyppigere kontrol.
Er der tale om en PDA, som ikke kan benyttes som telefon, men hvor hovedfunktionen er en kalender- og tidsregistreringsfunktion, er yderligere kontrol af brugen ikke nødvendig, selvom den tages med hjem på bopælen. Det er bl.a. et krav, at PDA'en ikke anvendes privat. En tro og love-erklæring fra medarbejderen om, at medarbejderen ikke benytter PDA'en privat, er i den forbindelse tilstrækkeligt til at godtgøre, at medarbejderen ikke anvender den privat.
Ved et arbejdsgiverkontrolbesøg fra SKAT skal arbejdsgiveren kunne bevise, at reglerne er overholdt, herunder at kontrollen er gennemført.
Virksomhedens dokumentation for, at den overholder reglerne i relation til multimediebeskatningen, vil eksempelvis være opfyldt ved følgende:
- Oversigter over hvilke bærbare multimedier de enkelte medarbejdere har til rådighed på arbejdspladsen, og om der er privat rådighed over disse multimedier.
- Beskrivelse af virksomhedens multimediepolitik i forhold til personalet, herunder hvordan multimediepolitikken håndteres og kontrolleres i praksis.
- Dato for gennemførte stikprøvekontroller med angivelse af resultatet af kontrollen.
Har en virksomhed bærbare computere med særligt programmel til hjemlån, vil virksomhedens dokumentation for, at den overholder reglerne i relation til multimediebeskatningen, eksempelvis være opfyldt ved følgende:
- En hjemlånsbog der følger hver enkelt computer, der står til rådighed for hjemlån, hvori den ansatte anfører navn, dato for udlån, formål med hjemlån og dato for aflevering.
- Dato for gennemførte stikprøvekontroller med angivelse af resultatet af kontrollen.
Har arbejdsgiveren en aftale med nogle af eller alle medarbejderne om, at de har arbejdsmobiltelefoner, som de kun bruger erhvervsmæssigt, gælder der særlige krav til dokumentationen af, at arbejdstelefonerne kun bruges erhvervsmæssigt. Udover de ovennævnte krav under Bærbare multimedier på arbejdspladsen skal der også foreligge:
- Tro og love-erklæringer
- De gennemgåede regninger/lister over udgående opkald med de bemærkninger, som gennemgangen har givet anledning til. Hvis det - eventuelt med signatur og dato - markeres på listerne, hvornår og af hvem de er gennemgået, vil dette som udgangspunkt være tilstrækkeligt til at godtgøre, at den fornødne kontrol har fundet sted.
Betaler arbejdsgiveren en uddannelse for en medarbejder, som opfylder betingelserne for skattefrihed, kan arbejdsgiveren også skattefrit stille en computer til rådighed på linje med bøger og andet materiale til brug for forberedelsen hjemmefra. Det kræver, at computeren
- er relevant for medarbejderens uddannelse
- ikke anvendes privat og
- afleveres tilbage ved uddannelsens afslutning.
Det er bl.a. et krav, at computeren ikke anvendes privat. En tro og love-erklæring fra medarbejderen om, at medarbejderen ikke benytter computeren privat, er i den forbindelse tilstrækkeligt til at godtgøre, at medarbejderen ikke anvender computeren privat.