Der har vist sig et behov for præcisering af reglerne i EU's forsendelsesordning vedrørende alternativ dokumentation for procedurens ophør.

Reglerne fremgår af artikel 366 i gennemførelsesbestemmelserne til toldkodeksen (artikel 42 til tillæg I i konventionen om fælles forsendelse).

Dokumentation for forsendelsesprocedurens ophør fremgår normalt af Transitsystemet (NCTS) og de i tilknytning hertil omhandlede meddelelser. Kun i helt særlige situationer, hvor dette ikke er tilfældet, kan reglerne om alternativ dokumentation anvendes.

Ifølge reglerne er der følgende tre kategorier af dokumenter, som toldmyndighederne i afgangslandet kan anerkende som alternativ dokumentation for, at proceduren er ophørt eller kan betragtes som værende ophørt:

1. Dokument attesteret af toldmyndighederne i bestemmelsesmedlemsstaten eller i et bestemmelsesland for en fælles forsendelse (kontraherende part), hvori varerne nærmere angives, og hvoraf fremgår, at de er blevet frembudt for bestemmelsestoldstedet eller er afleveret til en godkendt modtager.
2. Tolddokument udstedt i et tredjeland til brug for indførsel af varerne til toldmæssig bestemmelse eller anvendelse.
3. Dokument udstedt i et tredjeland, som er påtegnet af dette lands toldmyndigheder, og hvori det attesteres, at varerne anses for at være i fri omsætning i det pågældende tredjeland.

Andre dokumenter kan ikke anerkendes som alternativt bevis.

De alternative dokumenter, der er nævnt ovenfor under pkt. 2 og 3, kan erstattes af genparter, der er påtegnet af det organ, der har påtegnet originalerne, af det berørte tredjelands myndigheder eller af myndighederne i en af medlemsstaterne eller de kontraherende parter.

Bestemmelserne om alternativ dokumentation fastsætter ikke, på hvilken måde et dokument, herunder tolddokument, skal være udstedt. Der kan derfor også anvendes udskrevne data. Det er imidlertid en betingelse, at dokumentationen er af en sådan karakter, at den giver toldmyndighederne i afgangslandet mulighed for at fastslå, at den rent faktisk dækker de pågældende varer, og at disse varer derfor har forladt EU's toldområde. Et eksempel herpå kunne være, at der af importangivelsen i det pågældende tredjeland fremgår referencenummeret på forsendelsesangivelsen (MRN).

Hvis den alternative dokumentation kan godkendes af toldmyndighederne i afgangslandet, dvs. at den sætter dem i stand til at bekræfte, at den vedrører de pågældende varer, og der ikke er tvivl om dokumentets ægthed og attestering, afslutter de forsendelsestransaktionen.