Indhold

Dette afsnit handler om momslovgivningens regler om krav til opbevaring af regnskabsmateriale samt krav til lageropgørelse.

Afsnittet indeholder:

• Opbevaringspligt
• Opbevaringsstedet
• Elektronisk opbevaring mv.
• Lageropgørelse.

Opbevaringspligt

Opbevaringspligtens periode for regnskabsmaterialet er 5 år efter udløbet af de pågældende regnskabsår. Se momsbekendtgørelsens § 93, stk. 1. Dette svarer til kravet om opbevaring af regnskabsmateriale, der stilles til de bogføringspligtige virksomheder. Se bogføringslovens § 10, stk. 1.

Detailhandelsvirksomheder har dog kun pligt til at opbevare kassestrimler og tilsvarende interne bilag (kasseruller mv.) i ét år fra tidspunktet for underskrivelse af årsregnskabet. I enkelte tilfælde vil opbevaringspligtens periode være længere, se nedenfor.

Opbevaringspligten, der også gælder for virksomheder, der er under registreringsgrænsen i ML §§ 48-49 (dvs. virksomheder med en omsætning, som ikke overstiger 50.000 kr. årligt, samt virksomheder, hvis erhvervelser i andre EU-lande ikke overstiger 80.000 kr.), omfatter regnskaber og regnskabsbilag (herunder også varekøbs- og varesalgsbøger, salgskladder, kontokort, journaler) og andet regnskabsmateriale, herunder bestillingsbøger, fabrikationssedler, kassestrimler, lageroptællingslister mv.

Selv om virksomhederne ikke har pligt til at anvende fx følgesedler, arbejdskort og lign., skal de, hvis de udarbejdes, opbevares sammen med det øvrige regnskabsmateriale i 5 år.

Virksomhederne har kun pligt til at opbevare kassestrimler, kasseruller og tilsvarende interne bilag i ét år fra tidspunktet fra underskrivelsen af årsregnskabet. Momsreglerne svarer på dette område til bestemmelserne i bogføringsloven og skattekontrollovens mv. Det er dog en forudsætning, at der er tale om virksomheder med en intern arbejdsdeling, og at virksomhedens interne kontrolforanstaltninger skønnes at sikre en betryggende registrering af kontantsalget, så en egentlig kontrol af kassestrimler skønnes at være unødvendig for at kontrollere virksomhedernes omsætning.

Opbevaringspligten består, selv om virksomheden afmeldes fra registrering.

Opbevares regnskabsmaterialet hos tredjemand, har virksomheden pligt til at sikre sig, at opbevaringen sker på betryggende vis i hele opbevaringsperioden, så materialet ikke slettes eller bortskaffes. Dette gælder, uanset om regnskabsmaterialet opbevares elektronisk eller på papir.

Virksomheder, der anskaffer fast ejendom eller foretager til- eller ombygningsarbejder, der helt eller delvist anvendes i forbindelse med en momsregistreret virksomhed efter ML §§ 43-44, skal opbevare regnskabsmaterialet i 10 år efter anskaffelsen af den faste ejendom eller til- og ombygningsarbejdet. Se momsbekendtgørelsens § 93, stk. 3.

Opbevaringsstedet

Regnskabsmaterialet skal som hovedregel opbevares på det forretningssted her i landet, hvor virksomheden er registreret.

Hvis regnskabsmaterialet efter SKATs anmodning med kort varsel kan være tilgængeligt for kontrollen på registreringsadressen, og de dermed forbundne udgifter afholdes af virksomheden, kan materialet dog opbevares andre steder her i landet end på registreringsadressen.

Der stilles heller ikke krav om, at regnskabsmaterialet mv. fra samtlige virksomheder, der hører under en fællesregistrering, skal opbevares på adressen for den fælles afregning. Det vil være tilstrækkeligt, at materialet på SKATs begæring med kort varsel kan være tilgængeligt for kontrollen på adressen for fællesafregningen.

Den herboende repræsentant for en virksomhed uden for EU, bortset fra virksomheder i Grønland, på Færøerne, i Island og i Norge, skal opbevare virksomhedens regnskabsmateriale. Se momsbekendtgørelsens § 93, stk. 1.

Elektroniske fakturaer kan på visse betingelser opbevares i udlandet. Se afsnit A.B.3.3.1.8.

Elektronisk opbevaring mv.

Efter bogføringsloven kan regnskabsmateriale opbevares på mikrofilm, elektronisk medie eller anden lignende måde, hvis der foreligger en beskrivelse af opbevaringsmetoden, hvor det forudsættes, at materialet uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kan findes frem og udskrives i klarskrift.

Der skal foreligge beskrivelse af systemer til at finde regnskabsmaterialet frem og udskrive det i klarskrift. Beskrivelsen af opbevaringen skal i det mindste indeholde oplysninger om

• de metoder, der benyttes til opbevaringen
• hvordan materialet kan findes frem og udskrives i klarskrift, herunder oplysning om adgangskoder mv., og om hvordan krypterede data oversættes, og
• hvordan registreringer i fremmed valuta omregnes til danske kroner.

Lageropgørelse

Registrerede virksomheder skal én gang årligt foretage en opgørelse af lagerets værdi på grundlag af en optælling af det foreliggende lager. Se momsbekendtgørelsens § 92.

Opgørelsen kan foretages på et tidspunkt, virksomheden selv vælger. Det vil dog normalt foregå på tidspunktet for virksomhedens almindelige statusopgørelse.

Den opgørelse, der anvendes til skattemæssige formål, kan også anvendes ved nævnte lageropgørelse.

Varelageropgørelsen skal ikke indsendes til SKAT, men skal ligesom virksomhedens øvrige regnskabsmateriale opbevares i 5 år.