Når en arbejdsgiver refunderer de udgifter, en lønmodtager har betalt (lagt ud for), mod dokumentation i form af eksterne udgiftsbilag, er der tale om udlæg efter regning. Udgiftsbilagene indgår herefter i arbejdsgiverens regnskabsmateriale.

Når lønmodtageren betaler med arbejdsgiverens penge i form af et forskud, og lønmodtageren ved den endelige afregning med arbejdsgiveren afleverer de originale udgiftsbilag til denne, er der også tale om udlæg efter regning.

Beløb, en lønmodtager modtager som udlæg efter regning, er ikke indkomstskattepligtige for lønmodtageren, forudsat at de ville være fradragsberettigede for lønmodtageren, hvis lønmodtageren ikke fik dem refunderet af arbejdsgiveren.

En arbejdsgiver kan derfor skattefrit godtgøre en lønmodtager, der har været på rejse efter LL § 9 A, de dokumenterede udgifter, lønmodtageren har lagt ud for til kost, småfornødenheder og logi. Arbejdsgiveren kan derimod ikke skattefrit refundere fx private udgifter, anlægs- eller etableringsudgifter. Hvis en del af bilaget vedrører private udgifter, bliver lønmodtageren derfor beskattet af refusionen af denne del. Se eventuelt SKM2005.183.ØLR.

Tilsvarende gælder, når en hvervgiver dækker udgifter, som en hvervtager har lagt ud for hvervgiveren. Hvervgiver og hvervtager er i dette tilfælde bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd og lignende og deres medlemmer eller medhjælpere.

Arbejdsgiveren kan ikke dække rejseudgifter efter LL § 9 A skattefrit som udlæg efter regning hvis der sker en tilsvarende reduktion af lønmodtagerens løn, dvs. ved modregning i lønnen. Se afsnit C.A.7.2.1 om godtgørelse samt TfS. 1989, 396SD.

Hvis en lønmodtager eller hvervtager har fået refunderet rejseudgifterne som udlæg efter regning har de ikke fradrag for udgifterne ved indkomstopgørelsen. Derimod kan arbejdsgiveren eller hvervgiveren trække udgifterne fra ved sin indkomstopgørelse som driftsomkostninger, jf. SL § 6, litra a.

Er rejseudgifterne til logi helt eller delvist dækket som udlæg efter regning, kan arbejdsgiveren ikke samtidig udbetale skattefri rejsegodtgørelse med standardsatsen for logi.

Er morgenmaden inkluderet i den logiudgift, arbejdsgiveren har dækket som udlæg efter regning, er der tale om fri morgenmad. Arbejdsgiveren kan derfor godt udbetale skattefri rejsegodtgørelse med standardsatsen for kost og småfornødenheder. Standardsatsen skal dog nedsættes med 15 pct. for den fri morgenmad. Se afsnit C.A.7.2.5.1 om reduktion for fri kost.

Hvis rejseudgifterne til kost helt eller delvis er dækket som udlæg efter regning, kan arbejdsgiveren udbetale et skattefrit beløb på indtil 25 pct. af standardsatsen for kost og småfornødenheder beregnet for den samlede rejse. Beløbet dækker alle udgifter til småfornødenheder. Se afsnit C.A.7.2.5.1 om rejsegodtgørelse med standardsats for kost og småfornødenheder.

Se afsnit C.A.7.3.5 om fradrag i tilfælde, hvor lønmodtagerens rejseudgifter kun er delvist dækket som udlæg efter regning.

Honorarmodtagere kan også få dækket de faktiske omkostninger til overnatning mv. som udlæg efter regning. I så fald er der ikke fradrag herfor. Se SKM2011.112.SR, der er gengivet i afsnit C.A.7.2.3 om personer, som ikke kan få skattefri rejsegodtgørelse.