Samme regler for arbejdsgiver/lønmodtager og for hvervgiver/hvervtagerBeløb, der modtages til dækning af udgifter, som en lønmodtager har afholdt ved udlæg for sin arbejdsgiver, skal ikke medtages ved lønmodtagerens indkomstopgørelse. Tilsvarende gælder når en hvervgiver dækker udgifter, som en hvervtager har afholdt for hvervgiveren.

Ved hvervgiver og hvervtager forstås i dette afsnit: Bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd og lign. og deres medlemmer eller medhjælpere.

Hvis f.eks. en lønmodtager har afholdt repræsentationsudgifter for arbejdsgiveren, og arbejdsgiveren dækker udgifterne efter regning (udlæg efter regning), skal disse udgifter derfor henføres til arbejdsgiverens repræsentationsudgifter, og ikke medregnes til lønmodtagerens indkomst. Det gælder også i de tilfælde, hvor lønmodtageren har en selvstændig indkomstmæssig interesse i repræsentationsudgifternes afholdelse.

Der er tale om udlæg efter regning, når f. eks. en arbejdsgiver refunderer de udgifter, som en lønmodtager har betalt (lagt ud for) mod dokumentation i form af eksterne udgiftsbilag. Disse udgiftsbilag indgår herefter i arbejdsgiverens regnskabsmateriale. Det er dog en forudsætning, at der er tale om udgifter, som ville være fradragsberettigede for lønmodtageren, hvis denne selv skulle afholde udgifterne. Lønmodtagerens private udgifter, anlægs- eller etableringsudgifter, kan derfor ikke dækkes som udlæg efter regning. Såfremt en del af bilaget vedrører private udgifter, beskattes lønmodtageren af denne del af den samlede, refunderede udgift.

Der kan også være tale om, at lønmodtageren betaler med arbejdsgiverens penge i form af et forskud, og lønmodtageren ved den endelige afregning med arbejdsgiveren afleverer de originale udgiftsbilag til denne.

Når f. eks. en arbejdsgiver har refunderet en lønmodtagers udgifter efter regning, kan disse udgifter ikke også trækkes fra ved lønmodtagerens indkomstopgørelse. Derimod vil arbejdsgiveren kunne fratrække udgifterne ved sin indkomstopgørelse som driftsomkostninger, jf. SL § 6, litra a. Se herom i LV Erhvervsdrivende, afsnit E.A.2.

Godtgørelse for en lønmodtagers eller en hvervtagers kørsel i eget befordringsmiddel i arbejdsgiverens eller hvervgiverens tjeneste kan ikke ydes som udlæg efter regning, jf. LL §§ 9, stk. 5, og 9 B, stk. 4. Desuden kan der ikke foreligge eksterne udgiftsbilag for lønmodtagerens eller hvervtagerens erhvervsmæssige befordringsudgifter.

Dækning af udgifter som udlæg efter regning kan ikke ske i form af en tilsvarende reduktion af lønmodtagerens løn, dvs. ved modregning i lønnen, jf. TfS. 1989, 396, SD.

I SKM2005.183.ØLR fandt Østre Landsret, at de rejseudgifter, en forretningsfører havde haft for en boligfond, ikke i deres helhed kunne antages at have haft en klar erhvervsmæssig baggrund.