| Alle aktiviteter vedrørende A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag skal som alle andre transaktioner bogføres i overensstemmelse med kravene i bogføringsloven. Hver registrering skal dokumenteres ved bilag. Bilaget skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb, jf. § 9 i bogføringsloven.
Herudover er der fastsat særlige skattemæssige krav til regnskabsgrundlaget.
Stiller arbejdsgiveren fri bil til rådighed, skal værdiansættelsen fremgå af grundbilaget, jf. KSLbek. § 28, stk. 1 og AMBLbek. § 26, stk. 2. Ved fri kost og logi efter Skatterådets satser, som for 2009 fremgår af bek. nr. 1152 af 18. nov. 2008, skal satser og beregning fremgå, jf. AMBLbek. § 26, stk. 2. For skattefri rejse- og befordringsgodtgørelser samt de delvis skattefrie ydelser efter LL § 7 U og LL § 7 O, stk. 1, nr. 3, skal navn, adresse og personnummer (fødselsdata, hvis personen er uden CPR-nr.) fremgå af grundbilaget. Bilaget skal endvidere indeholde oplysning om grundlaget for skattefriheden, jf. KSLbek. § 28, stk. 5.
Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelseEfter LL § 9, stk. 5 kan der udbetales skattefri godtgørelser til dækning af rejseudgifter mv. omfattet af LL §§ 9 A eller 31, stk. 4 og befordringsudgifter omfattet af LL §§ 9 B eller 31, stk. 5, forudsat godtgørelserne ikke modregnes i en forud aftalt bruttoløn.
Godtgørelserne må endvidere ikke overstige satser, der for kørsel er fastsat af Skatterådet, og for rejse reguleres med udgangspunkt i grundbeløbene i LL § 9 A. 2009-satserne for kørsel henholdsvis rejse fremgår af bek. nr. 1428 af 18. nov. 2008 og SKAT-meddelelse, SKM2008.1001.SKAT. For reglernes anvendelsesområde i øvrigt henvises til afsnit B.1.7.
Med hensyn til kontrol og administration af de skattefrie godtgørelser har skatteministeren i medfør af LL § 9, stk. 5 fastsat nærmere regler i LLbek. nr. 173 af 13. marts 2000. I § 1, stk. 2 og § 2, stk. 2 præciseres det, at bogføringsbilag vedrørende skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse skal indeholde oplysning om
- modtagerens navn, adresse og CPR-nummer,
- kørslens/rejsens erhvervsmæssige formål,
- dato for kørslen og ved rejse tillige start- og sluttidspunkt,
- kørsels-/rejsemål med eventuelle delmål,
- antal kørte kilometer,
- anvendte satser, og
- beregning af kørsels- henholdsvis rejsegodtgørelsen.
Der er således intet krav om, at medarbejderen fører et egentligt kørselsregnskab med angivelse af den samlede kørsel, dvs. såvel den private som den erhvervsmæssige del.
Bekendtgørelsen fastsætter i § 1, stk. 1, at arbejdsgiveren/hvervgiveren skal kontrollere, at betingelserne for skattefri udbetaling af rejsegodtgørelse er opfyldt, herunder antallet af rejsedage. Efter § 2, stk. 1 er det er ved udbetaling af kørselsgodtgørelse ligeledes en forudsætning, at arbejdsgiveren m.fl. fører kontrol med antallet af kørte kilometer med lønmodtagerens eget køretøj. Arbejdsgiveren skal blandt andet sikre sig at udbetaling kun sker for strækninger, hvor modtageren er blevet transporteret, jf. SKM2003.317.ØLR. Begrebet eget køretøj er behandlet under afsnit B.1.7.1.2 og LV A.B.1.7.2.2.
Det skal således for fuldstændig dokumentation af skattefriheden - udover forannævnte dokumentation - tillige fremgå af arbejdsgiverens regnskabsmateriale, at der er ført kontrol.
Der kan ikke gives entydige og fuldstændige retningslinier for den kontrol, som arbejdsgiveren skal foretage for at opfylde sin kontrolforpligtelse.
Der må derfor i hvert enkelt tilfælde foretages en vurdering af regnskabsmaterialets karakter, herunder arbejdsgiverens kontrolmuligheder. Hvis arbejdsgiveren ikke har et tilstrækkeligt grundlag for en effektiv kontrol eller undlader kontrol, kan skattefriheden fortabes, jf. SKM2001.504.ØLR henholdsvis SKM2002.525.VLR. Arbejdsgiveren kan normalt sikre sig, at kontrollen er tilstrækkelig, hvis der er fastlagt klare administrative rutiner, gennemføres en effektiv intern kontrol, og den faktiske kontrol har afsat sig spor i form af attestation samt korrektion af eventuelle fejl, der for eksempel kan være konstateret ved efterregning.
For så vidt angår kørselsgodtgørelse kan det være vanskeligt for arbejdsgiveren i hvert eneste tilfælde at kontrollere, at eget køretøj er anvendt. Kontrolforpligtelsen vil i den forbindelse almindeligvis være opfyldt, hvis modtageren af kørselsgodtgørelsen på grundbilaget erklærer, at kørslen er sket med eget køretøj. Det forudsætter, at den pågældende ejer et sådant køretøj og at arbejdsgiveren har en begrundet overbevisning herom. Har medarbejderen (ud over eget køretøj) rådighed over køretøjer, som ikke berettiger til skattefri kørselsgodtgørelse, eksempelvis fri bil, anses arbejdsgiverens kontrol kun for mulig, hvis køretøjets registreringsnummer er oplyst på kørselsopgørelsen, jf. SKM2004.45.LSR. |