Efter momsbekendtgørelsens § 66, stk. 1, er opbevaringspligtens periode for regnskabsmaterialet 5 år efter udløbet af de pågældende regnskabsår. Dette svarer til det krav om opbevaring af regnskabsmaterialet, der stilles til bogføringspligtige virksomheder, jf. bogføringslovens § 10, stk. 1. Dog skal detailhandelsvirksomheder kun opbevare kassestrimler og tilsvarende interne bilag (kasseruller mv) i 1 år fra tidspunktet for underskrivelse af årsregnskabet. I enkelte tilfælde vil opbevaringspligtens periode være længere, jf. nedenfor.

Opbevaringspligten, der også gælder for virksomheder, der er under registreringsgrænsen i §§ 48-49 (dvs. virksomheder med en omsætning, som ikke overstiger 50.000 kr. årligt, samt virksomheder, hvis erhvervelse i andre EU-lande ikke overstiger 80.000 kr.), omfatter regnskaber og regnskabsbilag (herunder også varekøbs- og varesalgsbøger, salgskladder, kontokort, journaler) og andet regnskabsmateriale herunder bestillingsbøger, fabrikationssedler, kassestrimler, lageroptællingslister mv.

Selv om virksomhederne ikke har pligt til at anvende f.eks. følgesedler, arbejdskort og lign. skal sådanne, såfremt de udarbejdes, opbevares sammen med det øvrige regnskabsmateriale i 5 år.

Virksomhederne har efter en ændring af momsbekendtgørelsen pr. 1 juli 2006 kun pligt til at opbevare kassestrimler, kasseruller og tilsvarende interne bilag i 1 år fra tidspunktet fra underskrivelsen af årsregnskabet. Herefter er momsreglerne på linie med bestemmelserne i bogføringsloven og den øvrige skattelovgivning.

Det er en betingelse herfor, at der er tale om virksomheder med en intern arbejdsdeling, og at virksomhedens interne kontrolforanstaltninger skønnes at sikre en betryggende registrering af kontantsalget, således at en egentlig kontrol af kassestrimler skønnes at være unødvendig for at kontrollere virksomhedernes omsætning.

Opbevaringspligten består, selv om virksomheden afmeldes fra registrering.

Virksomheder, der anskaffer fast ejendom eller foretager til- eller ombygningsarbejder, der helt eller delvist anvendes i forbindelse med en momsregistreret virksomhed, jf. §§ 43-44, skal opbevare regnskabsmaterialet i 10 år efter anskaffelsen af den faste ejendom eller til- og ombygningsarbejdet, jf. bekendtgørelsens § 66, stk 3.

Opbevaringsstedet Regnskabsmaterialet skal som hovedregel opbevares på det forretningssted her i landet, hvor virksomheden er registreret.

Hvis regnskabsmaterialet efter regionens anmodning med kort varsel kan være tilgængeligt for kontrollen på registreringsadressen, og de dermed forbundne udgifter afholdes af virksomheden, kan materialet dog opbevares andre steder her i landet end på registreringsadressen.

Der stilles heller ikke krav om, at regnskabsmaterialet mv. fra samtlige under en fællesregistrering hørende virksomheder opbevares på fællesafregningsadressen. Det vil være tilstrækkeligt, at materialet på told- og skatteregionens begæring med kort varsel kan være tilgængeligt for kontrollen på fællesafregningsadressen.

Den herboende repræsentant for en virksomhed uden for EU, bortset fra virksomheder i Grønland, på Færøerne, i Island og i Norge, skal ifølge bekendtgørelsens § 66, stk. 1, opbevare virksomhedens regnskabsmateriale.

Elektroniske fakturaer kan på visse betingelser opbevares i udlandet, se N.2.9.