Efter § 52a, stk. 1, skal enhver registreret virksomhed sørge for opbevaring af kopier af fakturaer, som udstedes af virksomheden selv, virksomhedens kunde eller af en tredjeperson, og for opbevaring kreditnotaer samt af fakturaer, som virksomheden har modtaget efter § 52.

Bestemmelsen omfatter også afregningsbilag.

Det er i tilknytning hertil i bekendtgørelsens § 66, stk. 1, fastsat, at virksomheder, herunder virksomheder, der er under registreringsgrænsen i §§ 48-49, skal opbevare regnskabsmateriale (dvs. regnskaber, regnskabsbilag) og andet regnskabsmateriale, herunder bestillingsbøger, fabrikationssedler, kassestrimler, lageroptællingslister mv., samt den årlige lageropgørelse i 5 år efter det pågældende regnskabsår. Se også N.6.1.

Opbevaring af elektroniske fakturaer i udlandet Efter § 52a, stk. 2-4, kan en virksomhed opbevare udstedte eller modtagne elektroniske fakturaer i et andet land på betingelse af, at

• virksomheden meddeler told- og skatteforvaltningen opbevaringsstedet,
• told- og skatteforvaltningen efter anmodning til enhver tid og uden unødig forsinkelse har ret til fuldstændig online adgang, downloading og anvendelse af udstedte og modtagne elektroniske fakturaer, som virksomheden opbevarer i et andet land, og
• opbevaring ikke sker i land uden for EU, med hvilket der ikke findes noget retligt instrument vedrørende gensidig bistand, der svarer til reglerne i direktiv 76/308 (inddrivelsesdirektivet) og forordning 1798/2003 (bistandsforordningen) - det vil i praksis sige mulighed for opbevaring i de nordiske lande (Norge, Island, Grønland og Færøerne).

Til punkt 2 bemærkes, at dette betyder, at told- og skatteforvaltningen skal have direkte terminaladgang i samme omfang som virksomheden selv, uanset at adgangen til materialet er belagt med adgangsbeskyttelse i form af passwords, krypteret indhold eller lignende.

Til punkt 3 bemærkes, at forordning 1798/2003 pr. 1. januar 2004 erstatter forordning 218/92, der ophæves, ligesom gensidig bistand på momsområdet udgår af direktiv 77/799.

En virksomhed skal ved opbevaring af købs- og salgsfakturaer i et andet land - udover de danske regler - også følge reglerne om opbevaringsperiode i det land, hvor de elektroniske fakturaer opbevares. Efter de danske regler er opbevaringsperioden 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. For investeringsgoder vedrørende byggeri er opbevaringsperioden dog 10 år.

De særlige opbevaringsregler i udlandet for elektroniske fakturaer gælder kun i forhold til momsreglerne. Bogføringslovens generelle opbevaringsregler for regnskabsmateriale er fortsat gældende. Om opbevaring af regnskabsmateriale generelt henvises endvidere til N.6.1.

Opbevaring på elektronisk medie Virksomhederne kan iøvrigt opbevare fakturakopier på mikrofilm, elektronisk medie eller på anden lignende måde. Der behøver således ikke at foreligge en udskrift, blot der kan foretages en sådan. Den pågældende virksomheds arkivsystem skal være tilrettelagt på en sådan måde, at der sikres told- og skatteforvaltningen mulighed for at udøve en betryggende kontrol.

I virksomheder, der anvender edb ved faktureringen, kan samlelister med oplysning om indholdet af hver enkelt faktura træde i stedet for kopifakturaer.

Bestemmelserne om virksomhedens regnskabsførelse og bogføring ved hjælp af edb og mikrofilm findes i bogføringsloven med tilhørende vejledning.