Det finansielle institut skal ved oprettelsen af kontoen gennemføre følgende procedure for at fastslå, om kontohaveren er skattemæssigt hjemmehørende i USA:
- Indhente en egenerklæring om, hvorvidt kontohaveren er skattemæssigt hjemmehørende i USA. Se nærmere om egenerklæringen i afsnit F.A.T.2.10 med underafsnit.
- Bekræfte rimeligheden af egenerklæringen på grundlag af de oplysninger, som det finansielle institut indhenter til kundeidentifikationsformål (bekendtgørelsens § 61) i forbindelse med kontooprettelsen.
De amerikanske skatteregler medfører, at en person, der er amerikansk statsborger, anses som skattemæssigt hjemmehørende i USA, selv om personen samtidig er skattepligtig til en anden jurisdiktion, fx Danmark, på grund af bopæl eller lignende kriterium, se også bekendtgørelsens § 45, 2. pkt.
Indberetningspligten er alene knyttet til en persons status efter amerikanske regler. Hvis personen både er skattemæssigt hjemmehørende i USA og i Danmark, er det således uden betydning, om en samlet gennemgang af tilhørsforholdene efter artikel 4 i dobbeltbeskatningsoverenskomsten fører til, at personen skal anses for skattemæssigt hjemmehørende i Danmark i dobbeltbeskatningsoverenskomstens forstand.
Det er derfor hensigtsmæssigt, at de finansielle institutters systemer tilrettelægges, så de kan opfange, at en person kan være skattepligtig til mere end ét land samtidig. Se tillige afsnit F.A.T.1.2.
IGA'en stiller ingen formkrav til den egenerklæring om skattemæssigt tilhørsforhold, der skal afgives i forbindelse med kontooprettelsen. Se nærmere i IGA'ens bilag 1, afsnit III.B, hvor det nævnes, at egenerklæringen kan være en del af kontooprettelsesproceduren. Se også bekendtgørelsens § 45, 1. pkt.
Hvis egenerklæringen fastslår, at kontohaveren er skattemæssigt hjemmehørende i USA, skal det finansielle institut indhente en egenerklæring på IRS-blanket W-9 eller tilsvarende, der indeholder kontohaverens amerikanske skatteydernummer (bekendtgørelsens § 46). Se nærmere i IGA'ens bilag 1, afsnit III.C.
I tilfælde af, at en konto er ejet af mere end én person, må proceduren gennemgås for alle kontohaverne. I tilfælde af, at en konto er ejet i fællesskab af en person og en enhed, må proceduren i afsnit 6 (nye enheds-konti) gennemføres for enhedens vedkommende.
Hvis gennemgangen viser, at mindst én af kontohaverne er skattepligtig til USA, skal det finansielle institut indberette kontoen. Er der flere amerikanske kontohavere, skal hver anses for ejer af hele kontoen (bekendtgørelsens § 62, stk. 2).
Se nærmere om ændring af omstændigheder i afsnit F.A.T.2.16 og i bekendtgørelsens § 47.