Begrebet egenerklæring er nyt i dansk sammenhæng. Det er valgt som dansk oversættelse af "Self Certification".
En egenerklæring kan være i et hvilket som helst format. Det betyder, at en egenerklæring, der er afgivet mundtligt, også er en gyldig egenerklæring. Mundtlige egenerklæringer om andet end ganske få og simple forhold er dog i praksis uhensigtsmæssige. Se nærmere i afsnit F.A.T.2.9, afsnit F.A.T.2.10, afsnit F.A.T.2.11 og afsnit F.A.T.2.12.
Begrebet egenerklæring indbefatter også de amerikanske indeholdelsesattester, der er omtalt i afsnit F.A.T.2.3.
Egenerklæringer kan med hensyn til fysiske personer anvendes af et finansielt institut:
- til at fastslå, hvorvidt kontohaveren for en ny person-konto er skattemæssigt hjemmehørende i USA. Se afsnit F.A.T.4.2.
- til at indhente et amerikansk skatteydernummer fra en ejer af en ny person-konto, som er skattemæssigt hjemmehørende i USA. Se afsnit F.A.T.4.2.
- med henblik på at be- eller afkræfte fundne amerikanske indicier vedrørende en allerede eksisterende person-konto. Se afsnit F.A.T.3.2.1 med underafsnit.
Med hensyn til enheder kræves der egenerklæringer:
- til at fastslå en enheds status, når et finansielt institut ikke med rimelig sikkerhed kan fastslå, at kontohaveren ikke er en specificeret amerikansk person, på baggrund af de oplysninger, som er i dets besiddelse, eller offentligt tilgængelige oplysninger. Se afsnit F.A.T.5.2.2 og F.A.T.6.1.
- til at fastslå status for et finansielt institut, som hverken er et dansk finansielt institut eller en partnerjurisdiktions finansielt institut, medmindre status kan fastslås via en liste, der er offentliggjort af IRS. Se afsnit F.A.T.5.2.4.
- til at fastslå, hvorvidt enheden er en passiv NFFE. Se afsnit F.A.T.5.2.3 og F.A.T.6.1.
- til at fastslå, hvorvidt en kontrollerende person i en passiv NFFE er skattemæssigt hjemmehørende i USA. Se afsnit F.A.T.5.2.3.
En egenerklæring fra en kontohaver kan ikke bruges som grundlag, hvis et finansielt institut har grund til at vide, at den er forkert eller upålidelig, eller at der er sket en ændring i omstændigheder, som ændrer kontohaverens status. Se bekendtgørelsens § 60. Om ændring i omstændigheder se afsnit F.A.T.2.16.
Eksempel 1
En kontohaver har ved kontooprettelsen oplyst det finansielle institut om, at han er skattemæssigt hjemmehørende i Danmark. Kontohaveren har nu fortalt sin kunderådgiver, at han er flyttet permanent til USA. Der er hermed sket en ændring i omstændigheder, som bevirker, at det finansielle institut ikke længere kan forlade sig på den oprindelige oplysning om, at personen (kun) er skattemæssigt hjemmehørende i Danmark. Om kunderådgiverens rolle henvises også til afsnit F.A.T.3.2.2.2.
For kontohavere, som er fysiske personer, kan finansielle institutter anvende egne blanketter i stedet for de officielle IRS-blanketter, som er omtalt i afsnit F.A.T.2.3. En sådan egen blanket skal dog indeholde tilsvarende oplysninger som de amerikanske blanketter. Blanketten må gerne være affattet og udfyldt på dansk.
Blanketten skal være dateret og underskrevet, og den skal være ledsaget af samme dokumentation som de amerikanske blanketter.
Blanketten må også gerne indeholde oplysninger indhentet til andre formål, fx de kundeidentitets-oplysninger, der skal gennemføres i henhold til lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme. Blanketten kan enten være i papirformat eller i elektronisk format.
Skattestyrelsen anbefaler, at egne blanketter også indeholder felter til oplysning om:
- Fødeby/distrikt og land.
- Alle lande, hvor personen er hjemmehørende i skattemæssig henseende.
- Eventuelle skatteidentifikationsnumre for alle de nævnte lande, fx for så vidt angår Danmark cpr-nummer. Oplysninger om skatteidentifikationsnumre i andre EU-lande findes på EU-Kommissionens særlige hjemmeside TIN-on-EUROPA .
Disse anbefalinger skal ses i lyset af, at der forventes indført en multilateral udvekslingsordning for finansielle kontooplysninger. Se afsnit F.A.T.1.2.
Et finansielt institut kan også bruge sine egne blanketter til at fjerne eller afkræfte eventuelle amerikanske indicier, der er fundet. Se afsnit F.A.T.3.2.1 med underafsnit.