Et finansielt institut eller en tredjepart, som varetager procedurer for passende omhu for et finansielt institut, skal føre enten en fortegnelse over dokumentationen eller et notat (eller en liste) over de dokumenter, der er udsøgt og brugt som dokumentation for en kontohavers status. Materialet skal opbevares i mindst fem år efter udgangen af det år, hvori kontohaverens status blev fastlagt. Dette svarer til bogføringslovens krav om, at regnskabsmateriale skal opbevares i fem år efter udløbet af det pågældende regnskabsår (bogføringslovens § 10, stk. 1).

Dokumentationen kan opbevares i form af originaler, fotokopier eller i et elektronisk format. Det svarer ligeledes til bogføringslovens krav til regnskabsmateriale, jf. bogføringslovens § 10, stk. 2-3.

Et finansielt institut, som ikke er forpligtet til at opbevare kopier af den dokumentation, som er undersøgt i forbindelse med kundeidentifikationsprocedurerne, vil i relation til IGA'en blive betragtet som om, det har opbevaret en fortegnelse over denne dokumentation, hvis det i sit arkiv har en liste med følgende oplysninger:

• Den dato, hvor dokumentationen blev undersøgt.
• De enkelte dokumenttyper.
• Eventuelt nummer på dokumentet (fx pasnummer).
• Angivelse af, om der er fundet amerikanske indicier.

Det svarer til, hvad der gælder efter skattekontrollovens § 6 A. Hvis der ikke er pligt til at opbevare kopier af dokumentationen, er det således tilstrækkeligt, at oplysningerne er noteret på kundesagsakterne.

For så vidt angår allerede eksisterende højværdikonti (se afsnit F.A.T.3.0 og afsnit F.A.T.3.2.2), hvor der kræves en forespørgsel til en kundeansvarlig, skal der også opbevares fortegnelser over elektroniske søgninger, anmodninger og svar på forespørgsler til den kundeansvarlige i fem år efter udgangen af det år, hvor den passende omhu blev udvist. Se afsnit F.A.T.3.2.2.2 om kundeansvarlige.