Regnearket kan ikke uden videre sendes til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. I skal først gøre følgende to ting:

• Tilpasse kolonnebredder.
• Gemme arket som Formateret tekst (mellemrumssepareret) - i prn-format.

Før I tilpasser kolonnebredderne, bør I markere alle celler og vælge en lille skrifttype, fx 8. 

Tilpas kolonnebredde
Kolonnerne A til H skal formateres, så hver kolonne får en bestemt bredde.

Start med at højreklikke på kolonne A. Vælg Kolonnebredde. Indtast 4 og klik på OK.

Gør det samme ved kolonne B til H så bredden af de enkelte kolonner er som i skemaet nedenfor:

Kolonne C skal formateres yderligere, så den indeholder et bestemt antal cifre (10). Det gør I ved at:

Højreklikke på kolonne C og vælg Formatér celler.

Vælg Brugerdefineret og indtast 10 nuller under type (markeret grå).

Gem ark som formateret tekst

Når alle kolonner er opsat med korrekt bredde, ser arket således ud:

 I skal nu gøre følgende:

1. Vælg punktet Gem som i menuen Filer.
2. Skriv et valgfrit filnavn
3. Vælg Filtype - Formateret tekst (mellemrumssepareret) (*.prn) i rullemenuen.

Gem filen lokalt og luk Excel. 

Filen skal nu åbnes i Notesblok. Højreklikke på filen og vælge Åbn med -> Notesblok

Vælg Gem som og navngiv filen på ny.

Vores eksempel ser således ud i Notesblok:

I har nu en gemt en fil som er klar til at blive indberettet til Skattestyrelsen. En txt-fil i prn-format. Læs hvordan I indberetter filen i afsnit 5.3.2.

Hvis der opstår fejl i forbindelse med overførslen til Skattestyrelsen, eller I opdager en fejl, som I skal rette, skal I tilbage og have fat i det almindelige Excel-regneark som I gemte inden det blev omdannet til en *prn-fil. Ret fejlen og gentag processen med at gemme filen som en *prn-fil.

Individstruktur

Repræsentation: A: Alfanumerisk, N: Numerisk