Hvis jeres forening mv. fører sit regnskab i et IT-system, er det sandsynligt, at den ønskede fil kan dannes direkte herfra. fx Excel. Data, der umiddelbart er trukket ud fra et regnskabssystem, har ikke den ønskede struktur, men de vil kunne tilrettes i et regneark, fx med udgangspunkt i en tekstfil.

Indtastning i et regneark
Nedenfor ses et skærmbillede, som viser indtastningen i et regneark og hvordan data til indberetningen skal følge hinanden kolonne- og rækkevis. Her er vist to indberetninger og starten på en tredje. De viste cpr- og cvr-nr. er fiktive.

Som det fremgår af billedet, er dataene følgende:

Kolonne A: Er en konstant, 2261.

Kolonne B: Den indberetningspligtige institutions cvr-/se-nr.

Kolonne C: Giverens cpr- eller cvr-/se-nr. Cvr-/se-nr. angives med 2 foranstillede nuller fx 0012345678, så længden bliver 10 tegn.

Kolonne D: Indkomståret, det kalenderår, hvor gaven er givet. 4 cifre fx 2025.

Kolonne E: Er blank her, men er reserveret til et fortegn, hvis I på et senere tidspunkt skal indsende rettelser med negative beløb. Blank betyder derfor plus. Se eksempler i afsnit 7.

Kolonne F: Gavebeløb eller tingsvurdering i hele kroner.

Kolonne G: Gaveart - markeres med P for pengegave eller T tingsgave.

Kolonne H: Rettekode, som skal være 0 ved ordinær indberetninger og 1 ved rettelser.

Gem regnearket
Inden I går videre til næste afsnit, skal I gemme filen som et almindeligt Excel regneark.