Forud for indberetning skal selskabet samle en fastlagt mængde data i en form (datastruktur), så de efterfølgende kan afleveres og behandles hos Skattestyrelsen.

Datastrukturen for selskabers indberetning om likvidationsprovenu kaldes dataindivid 2278 og består af 1.112 karakterer fordelt på 62 felter af varierende størrelse. Ved indberetning af likvidationsprovenu skal alle 62 felter ikke indberettes. Det fremgår af Skattestyrelsens Excel-skema, hvilke felter der skal indberettes.

Afhængig af den valgte indberetningsmetode skabes datastrukturen ved udfyldelse af felter i Skattestyrelsens Excel-skema. Se også afsnit 3.

Der er udarbejdet et excel-skema, for individstrukturen 2278, til indberetning af likvidationsprovenu, med visning af relevante felter, der skal indberettes. Excel-skemaet indeholder ligeledes rullelister/dropdown og forhåndsudfyldte felter samt skjulte felter, der ikke finder anvendelse ved indberetning af likvidationsprovenu.

Når felterne er udfyldt, skal I trykke "dan fil". Der vil hvis excel-skemaet indeholder bestemte fejl fremkomme en validering i form af en tekstboks. Denne validering vil fortælle, hvor i excel-skemaet der kan være formatfejl og manglende udfyldelse af felter. Disse fejl skal rettes inden filen kan dannes.