Når virksomheden skal opgøre momsgrundlaget for beregningen af kantinemoms, skal der som hovedregel laves en faktisk opgørelse af de samlede udgifter.
Virksomhedskantiner har flere funktioner. Udover at servere mad til virksomhedens ansatte, så fungerer den også som de ansattes frokoststue, hvor man kan indtage sin egen medbragte mad og drikkevarer. Kantinens levering af mad og drikkevarer til de ansatte er derfor ikke sammenlignelig med fx et cafeterias eller en restaurants salg af mad- og drikkevarer.

Virksomheden skal anvende kostprisen som momsgrundlag. Ved beregning af kostprisen skal der medregnes alle de udgifter, der kan henføres til fremstilling og salg af mad og drikkevarer til de ansatte, fx:

• Råvareindkøb m.v.
• Afskrivning på maskiner, inventar mv.
• Løn og andre personaleudgifter
• Lokaleudgifter (reparation- og vedligeholdelse, vand, varme og elektricitet) vedrørende egentlige køkkenlokaler, hvor mad og drikkevarer mv. tilberedes, opbevares og sælges samt andre lokaler i fysisk tilknytning til køkkenlokalerne, som anvendes til administrative opgaver i forbindelse med kantinedriften.
• Udgifter til rengøring i forbindelse med madlavningen.

Udgifter, der vedrører spiselokale/frokoststue, skal ikke indgå i beregningen af kostprisen, fx:

• Udgifter til løn mv. til afrydning og rengøring af service (opvask)
• Rengøring af spiselokale/frokoststue
• Drift (varme og elektricitet) vedrørende spiselokale/frokoststue
• Reparation og vedligeholdelse af inventar og lokaler, der anvendes til spiselokale/frokoststue.

Vær opmærksom på, at ved salg af mad og drikkevarer under kostpris til andre end virksomhedens ansatte, fx gæster i kantinen, kan det have indflydelse på beregningen af momsgrundlaget for kantinemomsen.

Det er ofte en ret vanskelig opgave at lave en faktisk opgørelse af kostprisen, og derfor er der lavet to administrativt forenklede ordninger, der hjælper jeres virksomhed med at beregne kantinemoms, hhv. Forenklet ordning 1 og Forenklet ordning 2.  

Læs mere om den faktiske opgørelse i Den Juridiske Vejledning 

Når virksomheden selv varetager driften af virksomhedskantinen, så kan den, som alternativ til en faktisk opgørelse, vælge at opgøre momsgrundlaget efter en såkaldt forenklet ordning. Hvis I har egen kantine, skal I benytte Forenklet ordning 1.

Momsgrundlaget for hele kantinens aktivitet beregnes af følgende elementer (alle eksklusive moms):

• Indkøbsprisen af råvarer + 5 % 
  De 5% dækker virksomhedens udgifter til indkøb af køkkenmaskiner, interne produktionsomkostninger mv.
• Ekstern arbejdskraft til beskæftigelse med indkøb, tilberedning og salg i kantinen fx løn til vikarer.
• Lønninger til eget personale, der helt eller delvist er beskæftiget i kantinen. 
  Lønudgiften til eget personale reduceres med 25%, som dækker lønninger til afrydning og rengøring af spiselokalet mv. Det er en generel omkostning for virksomheden og skal ikke indgå i momsgrundlaget.

Eksempel på beregning af kantinemoms med Forenklet ordning 1

Vær opmærksom på, at der gælder særlige regler for koncernforbundne selskaber.

Læs mere om de forenklede ordninger i Den Juridiske Vejledning 

Når virksomheden ikke selv varetager driften af virksomhedskantinen, men får ydelsen fra en ekstern operatør, så kan den, som alternativ til en faktisk opgørelse, vælge at opgøre momsgrundlaget efter en såkaldt forenklet ordning. Hvis jeres virksomhed har en ekstern kantineoperatør, skal I benytte Forenklet ordning 2.

Hvis virksomheden indkøber en samlet ydelse, der består af råvarer, arbejdskraft og køkkenmaskiner mv., fra en ekstern operatør, beregnes momsgrundlaget af:

• Den samlede betaling til operatøren (eksklusive moms)  
• Lønninger til personale, der helt eller delvist er beskæftiget i kantinen. 
  Lønudgiften til personale reduceres med 25%, som dækker lønninger til afrydning og rengøring af spiselokalet mv. Det er en generel omkostning for virksomheden og skal ikke indgå i momsgrundlaget.
• Indirekte omkostninger 2,5% af den samlede betaling til operatøren inkl. reduceret lønandel.
  Den eksterne operatør kan bruge en standardsats i stedet for at opgøre afskrivning på maskiner, inventar, lokaleudgifter, forsyning og andre indirekte omkostninger i forbindelse med fremstilling af maden.

Eksempel på beregning af kantinemoms med Forenklet ordning 2:

Når virksomheden anvender en ekstern kantineoperatør, så anbefales det, at det aftales med operatøren, hvordan fakturaen for de leverede ydelser skal splittes op, så det er muligt at lave beregningen.

Læs mere om de forenklede ordninger i Den Juridiske Vejledning.

Nej. Hvis virksomheden ikke opfylder en af de 3 betingelser, så er den ikke omfattet af de særlige regler for beregning af kantinemoms. 
Der skal i stedet betales salgsmoms af vederlaget, det vil sige den pris, som medarbejderen betaler arbejdsgiveren for den mad, der bliver serveret i virksomhedens kantine. Der er samtidigt fuldt momsfradrag for de udgifter, der knytter sig til leveringen af mad til virksomhedens medarbejdere.

Nej. Hvis virksomheden ikke modtager et vederlag fra medarbejderne for kantineydelsen, så er den ikke omfattet af de særlige regler for beregning af kantinemoms.
Virksomheden kan som udgangspunkt heller ikke få momsfradrag for udgifter til bespisning af virksomhedens ejer og personale. Vær opmærksom på, at der kan være momsfradrag ved strengt erhvervsmæssig mødebespisning eller ved overarbejdsbespisning.  

Nej. Hvis det ikke er arbejdsgiveren, der leverer maden til medarbejderne, så skal der ikke beregnes og betales kantinemoms. Det gælder fx når medarbejderne selv bestiller og betaler maden hos en ekstern leverandør.

Ja. Ved en simpel frokostordning skal virksomheden lave en faktisk opgørelse af kostprisen for den samlede kantineleverance. Herefter beregnes kantinemomsen af den samlede kostpris. En simpel frokostordning kan være kendetegnet ved fx:

• At maden stilles frem i virksomheden (brød og pålæg mv.)
• At medarbejderen selv tager maden i køleskabet
• At der købes take away som stilles frem i virksomheden

Typisk har virksomheden ikke nogen udgifter til fremstilling af maden ved en simpel frokostordning.

Eksempel:

Her er et eksempel på et års beregning af kantinemoms for en simpel frokostordning i en virksomhed med 15 ansatte. 
Der er købt mad (brød og pålæg) til frokost, som medarbejderen selv tager i køleskabet.