Forud for indberetning skal selskabet samle en fastlagt mængde data i en form (datastruktur), så de efterfølgende kan afleveres og behandles hos Skattestyrelsen.

Datastrukturen for indberetning om selskabets tildeling af medarbejderaktier og selskabets erhvervelse af egne aktier kaldes dataindivid 2278 og består af 1.112 karakterer fordelt på 62 felter af varierende størrelse.

Ved udfyldelse af felter i Skattestyrelsens Excel-skema, dannes denne datastruktur automatisk. Se også afsnit 3.

Når felterne er udfyldt, og I skal trykke "dan fil", vil der hvis excel-skemaet indeholder bestemte fejl fremkomme en validering i form af en tekstboks. Denne validering vil fortælle, hvor i excel-skemaet der kan være formatfejl og manglende udfyldelse af felter. Disse fejl skal rettes inden filen kan dannes.

►Der kan i nogle tilfælde fremkomme en "runtime-error-fejl" når der klikkes på "Dan-fil". Klik da på fanen "introside" nederst, og vælg den type ark du er ved at udfylde igen. Derefter når der klikkes på "Dan-fil" er denne fejl højst sandsynligt væk og valideringen foretages.◄