Hvis institutionen fører sit regnskab i et edb-system, er det sandsynligt, at den ønskede fil kan trækkes ud direkte herfra.  Findes denne mulighed ikke, kan I selv opbygge filen i et regneark, fx Excel. Data, der umiddelbart er trukket ud fra et regnskabssystem, har ikke den ønskede struktur, men de vil kunne tilrettes i et regneark, fx med udgangspunkt i en tekstfil.

 

Indtastning i regneark:

Nedenfor ses et skærmdump, som viser, hvordan de forskellige data i indberetningen skal følge hinanden rækkevis. Her er vist den første og anden indberetning og begyndelsen af den tredje.

Som det fremgår af billedet, er dataene følgende:

  • Kolonne A er en konstant, 2263.
  • Kolonne B indeholder institutionens CVR-/SE-nr.
  • Kolonne C indeholder gavegivernes CPR- eller CVR-/SE-nr., hvor de sidste skal højre stilles med to 0'er foran.  For at få nullerne i kolonne C til at blive stående (de cpr-numre der starter med nul, samt de foranstillede nuller, der skal være foran cvr-/se-nr.), skal I markere kolonne C i regnearket. Højreklik derefter på kolonnebogstavet og vælg "Formater Celler". På fanebladet "Tal" vælger I under kategori "Brugerdefineret". I det skrivefelt, der er under Type, vælger I 10 nuller, altså "0000000000".
  • I Kolonne D skrives indkomståret, hvor gaven er givet. 
  • Kolonne E er her blank, men er reserveret et fortegn, hvis I senere skulle ønske at indsende rettelser med negative beløb.
  • Blank betyder derfor "plus".
  • I Kolonne F skrives gavebeløbene i hele kroner.
  • Kolonne G er en rettekode, som skal være "0" ved ordinær indberetninger og "1" ved rettelser.
  • Kolonne H er en konstant, der skal indberettes med "000" (se nedenfor).

I det pågældende eksempel har personen med cpr-nr. 170185-0617 altså givet institutionen en gave på 15.632 kr., mens virksomheden med cvr-nr. 40154116 har givet en gave på 148.500 kr. Bemærk, at de her viste cpr-/cvr-nr. er fiktive.

For at få udfyldt kolonne H med kolonnebredde på 3 karakterer og udfyldt med 000, skal I markere kolonne H i regnearket. Højreklik derefter på kolonnebogstavet og vælg "Formater celler". På fanebladet "Tal" vælger I under kategori "Brugerdefineret". I det skrivefelt, der er under "Type", vælger I 3 nuller, altså 000.

Tilretning af regnearket til indberetningsfil:

Regnearket skal tilpasses inden, I sender det til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. Regnearket skal omdannes til en tekstfil og det sker i regnearket. I skal gøre to ting:

  • Tilpasse kolonnebredder.
  • Gemme arket som " Formateret tekst" (mellemrumssepareret) - i prn-format.

Før I tilpasser kolonnebredderne, bør I markere alle celler og vælge en lille skrifttype, fx 8. Af de to skærmdumps nedenfor fremgår det, hvordan Iherefter tilpasser bredden af kolonne A, konstanten 2263.

Marker først kolonne "A" ved at klikke på A'et, herefter klik og vælg "Kolonnebredde".

I den lille dialogboks, der nu kommer frem, skriver I "4" og klikker på "OK", se udsnittet af skærmdumpet nedenfor.

 

Sådan fortsættes med alle søjlerne. I nedenstående tabel er bredderne vist:

 

 Kolonne

 A

 B

 C

 D

 E

 F

 G

 H
 Længde i tegn

 4

 8

 10

 4

 1

 11

 1

3 

Nu gemmes regnearket som en tekst-fil med "Gem som". Herunder er vist et udsnit af dialogboksen med det rigtige valg af filtype. Filnavnet bestemmer I selv (her er blot brugt filnavnet "gaver til forskning 2012"):

Den fil, som skal overføres til Skattestyrelsen, er nu dannet og må ikke åbnes ved brug af Excel, men kun med computerens Notesblok-program. Klik på filen og "Åbn med"/ Notesblok (For at finde filen igen, skal der nu under filtype angives "Alle filer"). Nedenfor er filen åbnet i computerens Notesblok-program.

 

Individstruktur:

Dataforkortelse Længde i bytes Format Start-position Bemærkninger
INDVNR 4 N  1 Konstant: 2263
OPSENR 8 N  5 Oplysningspligtiges SENR-CVR-nr.
PNR-SENR-CVRNR 10 A  13 Identifikation af giver. Højrestilles
INDKÅR 4 N  23 Indkomstår
FORTEGN 1 A  27 - (minus) for negativt beløb
GAVEBELØB 11 A  28 Beløb i hele kroner. Højrestilles.
RETTEKODE 1 N  39 Værdi 0 for ordinær indberetning, værdi 1 for rettelse til tidligere indberetning
FILLER 3 A  40 Konstant: blank

Repræsentation: A: Alfanumerisk, N: Numerisk