Hvis institutionen fører sit regnskab i et IT-system, er det sandsynligt, at den ønskede fil kan trækkes ud direkte herfra. Findes denne mulighed ikke, kan I selv opbygge filen i et regneark, fx Excel. Data, der umiddelbart er trukket ud fra et regnskabssystem, har ikke den ønskede struktur, men de vil kunne tilrettes i et regneark, fx med udgangspunkt i en tekstfil.
Indtastning i regneark
Nedenfor ses et skærmdump, som viser, hvordan de forskellige data i indberetningen skal følge hinanden rækkevis. Her er vist den første og anden indberetning og begyndelsen af den tredje.

Som det fremgår af billedet, er dataene følgende:
- Kolonne A er en konstant, 2261.
- Kolonne B indeholder institutionens cvr-/se--nr.
- Kolonne C indeholder gavegivernes cpr- eller cvr-/se-nr., hvor de sidste skal højrestilles med to 0'er foran. For at få nullerne i kolonne C til at blive stående (de cpr-nr. der starter med nul, samt de foranstillede nuller der skal være foran cvr-/se-nr.) skal I markere kolonne C i regnearket. Højreklik derefter på kolonnebogstavet og vælg "Formater Celler". På fanebladet "Tal" vælger I under kategori "Brugerdefineret". I det skrivefelt, der er under Type, vælger I 10 nuller, altså "0000000000".
- I kolonne D skrives kalenderåret.
- Kolonne E er blank, men er reserveret til et fortegn, hvis I på et senere tidspunkt skal indsende rettelser med negative beløb. Blank betyder derfor "plus".
- I kolonne F skrives gavebeløbene eller vurderingerne i hele kroner.
- I kolonne G markeres med T eller P om det drejer sig om henholdsvis ting- eller pengegave.
- Kolonne H er en rettekode, som skal være "0" ved ordinær indberetninger og "1" ved rettelser.
I det pågældende eksempel har personen med cpr-nr. 000000-0000 givet institutionen, cvr-nr. 40154116, en tinggave, som er vurderet til 16.234 kr., mens virksomheden med cvr-nr. 40014918 har givet et pengebeløb på 145.000 kr. Bemærk, at de her viste cpr- eller cvr-/se-nr. er fiktive.
Tilretning af regnearket til indberetningsfil
Regnearket skal tilpasses inden, I sender det til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. Regnearket skal omdannes til en tekstfil og det sker i regnearket. I skal gøre to ting:
- Tilpasse kolonnebredder.
- Gemme arket som "Formateret tekst" (mellemrumssepareret) - i prn-format.
Før I tilpasser kolonnebredderne, bør I markere alle celler og vælge en lille skrifttype, fx 8. Af de to skærmdumps nedenfor fremgår det, hvordan I tilpasser bredden af kolonne A, konstanten 2261.
Marker først kolonne "A" ved at klikke på A'et, vælg "Formater" - "Kolonne" - og klik på "Bredde".

I den lille dialogboks, der nu kommer frem, skriver I "4" og klikker på "OK", se udsnittet af skærmdumpet nedenfor.

Sådan fortsættes med alle søjlerne; i nedenstående tabel er bredderne vist:
Nu gemmes regnearket som en tekst-fil med "Gem som". Herunder er vist et udsnit af dialogboksen med det rigtige valg af filtype. Filnavnet bestemmer I selv (her er blot brugt filnavnet "gaver"):

Den fil, som skal overføres til Skattestyrelsen, er nu dannet og må ikke åbnes ved brug af Excel, men kun med computerens Notesblok-program. Klik på filen og "Åbn med"/Notesblok (For at finde filen igen, skal der nu under filtype angives "Alle Filer"). Nedenfor er filen åbnet i computerens Notesblok-program.

Individstruktur
Repræsentation: A: Alfanumerisk, N: Numerisk