Hvis institutionen fører sit regnskab i et IT-system, er det sandsynligt, at den ønskede fil kan trækkes ud direkte herfra. Findes denne mulighed ikke, kan I selv opbygge filen i et regneark, fx Excel. Data, der umiddelbart er trukket ud fra et regnskabssystem, har ikke den ønskede struktur, men de vil kunne tilrettes i et regneark, fx med udgangspunkt i en tekstfil.

Indtastning i regneark

Nedenfor ses et skærmdump, som viser, hvordan de forskellige data i indberetningen skal følge hinanden rækkevis. Her er vist den første og anden indberetning og begyndelsen af den tredje.

Regneark til dannelse af fil

Som det fremgår af billedet, er dataene følgende:

  • Kolonne A er en konstant, 2261.
  • Kolonne B indeholder institutionens cvr-/se--nr.
  • Kolonne C indeholder gavegivernes cpr- eller cvr-/se-nr., hvor de sidste skal højrestilles med to 0'er foran. For at få nullerne i kolonne C til at blive stående (de cpr-nr. der starter med nul, samt de foranstillede nuller der skal være foran cvr-/se-nr.) skal I markere kolonne C i regnearket. Højreklik derefter på kolonnebogstavet og vælg "Formater Celler". På fanebladet "Tal" vælger I under kategori "Brugerdefineret". I det skrivefelt, der er under Type, vælger I 10 nuller, altså "0000000000".
  • I kolonne D skrives kalenderåret.
  • Kolonne E er blank, men er reserveret til et fortegn, hvis I på et senere tidspunkt skal indsende rettelser med negative beløb. Blank betyder derfor "plus".
  • I kolonne F skrives gavebeløbene eller vurderingerne i hele kroner.
  • I kolonne G markeres med T eller P om det drejer sig om henholdsvis ting- eller pengegave.
  • Kolonne H er en rettekode, som skal være "0" ved ordinær indberetninger og "1" ved rettelser.

I det pågældende eksempel har personen med cpr-nr. 000000-0000 givet institutionen, cvr-nr. 40154116, en tinggave, som er vurderet til 16.234 kr., mens virksomheden med cvr-nr. 40014918 har givet et pengebeløb på 145.000 kr. Bemærk, at de her viste cpr- eller cvr-/se-nr. er fiktive.

Tilretning af regnearket til indberetningsfil

Regnearket skal tilpasses inden, I sender det til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. Regnearket skal omdannes til en tekstfil og det sker i regnearket. I skal gøre to ting:

  • Tilpasse kolonnebredder.
  • Gemme arket som "Formateret tekst" (mellemrumssepareret) - i prn-format.

Før I tilpasser kolonnebredderne, bør I markere alle celler og vælge en lille skrifttype, fx 8. Af de to skærmdumps nedenfor fremgår det, hvordan I tilpasser bredden af kolonne A, konstanten 2261.

Marker først kolonne "A" ved at klikke på A'et, vælg "Formater" - "Kolonne" - og klik på "Bredde".

Tilpasning af kolonnebredder

I den lille dialogboks, der nu kommer frem, skriver I "4" og klikker på "OK", se udsnittet af skærmdumpet nedenfor.

Tilpasning af kolonnebredde

Sådan fortsættes med alle søjlerne; i nedenstående tabel er bredderne vist:

 Kolonne

 A

 B

 C

 D

 E

 F

 G

 H
 Længde i tegn

 4

 8

 10

 4

 1

 11

 1

1 

Nu gemmes regnearket som en tekst-fil med "Gem som". Herunder er vist et udsnit af dialogboksen med det rigtige valg af filtype. Filnavnet bestemmer I selv (her er blot brugt filnavnet "gaver"):

Udsnit af dialogboks med visning af filtype

Den fil, som skal overføres til Skattestyrelsen, er nu dannet og må ikke åbnes ved brug af Excel, men kun med computerens Notesblok-program. Klik på filen og "Åbn med"/Notesblok (For at finde filen igen, skal der nu under filtype angives "Alle Filer"). Nedenfor er filen åbnet i computerens Notesblok-program.

Den færdige indberetningsfil

Individstruktur

Dataforkortelse Længde i bytes Repræsentation Nr. Bemærkninger
INDVNR 4 N   Konstant: 2261
OPSENR 8 N   Indberetningspligtiges CVR-nr.
PNR-SENR-CVRNR 10 A   Identifikation af giver. Højrestilles
INDKÅR 4 N   Kalenderår
FORTEGN 1 A   - (minus) for negativt beløb
GAVEBELØB 11 A   Beløb i hele kroner. Højrestilles.
BELØBSART 1 A   Værdi P for pengegave, værdi T for tinggave
RETTEKOD 1 N   Værdi 0 for ordinær indberetning, Værdi 1 for rettelse til tidligere indberetning

Repræsentation: A: Alfanumerisk, N: Numerisk