Hovedreglen for ordningen er, at oplysningerne i det elektroniske transportdokument (ETD) er til rådighed for afgangstoldstedet i afgangshavnen og for bestemmelsestoldstedet i bestemmelseshavnen, og at disse oplysninger er de samme ved afgangstoldstedet og ved bestemmelsestoldstedet.
Der skal ikke stilles sikkerhed for transporten, når rederiet har fået tilladelse til at anvende elektronisk transportdokument som forsendelsesangivelse.
Rederier får tilladelse til at anvende et enkelt manifest, hvis de har et betydeligt antal regelmæssige sejladser ad godkendte ruter mellem EU-landene. Det er en betingelse, at de er etableret i eller har et regionalt kontor i EU.
Ansøgningen om tilladelse til at anvende elektronisk transportdokument som forsendelsesangivelse indsendes til toldmyndighederne i det land, hvor rederiet er etableret eller har et regionalt kontor. Toldmyndighederne skal sende ansøgningen til de øvrige landes toldmyndigheder, hvor tilladelsen skal være gældende. Såfremt der ikke modtages indsigelser fra de andre lande inden 45 dage udstedes tilladelsen. Tilladelsen er kun gældende i de havne, der er nævnt i tilladelsen.
Med henblik på forenklingen kan rederiet anvende et enkelt manifest for alle transporterede varer. Der skal anføres varernes toldmæssige status ud for hver enkelt post på manifestet:
- "T1", hvis varerne er henført under ekstern forsendelse
- "TF/T2F", hvis varer henført under intern forsendelse transporteres fra særlige skattemæssige området til en anden del af EU's toldområde, jf. DF art. 188.
- "TD", for varer der allerede er henført under en forsendelsesprocedure, eller som transporteres under proceduren for aktiv forædling, toldoplag eller midlertidig opbevares på MIO lager. I disse tilfælde skal rederiet også skrive koden TD på det relevante skibsmanifest sammen med en henvisning til den benyttede procedure samt forsendelses- eller overførselsdokumentets referencenummer, dato og afgangssted.
- "C", der svarer til T2L for EU-varer, der ikke er henført under en forsendelsesprocedure.
- "X", for EU-varer, som skal udføres, og som ikke er henført under forsendelsesproceduren.
Manifesterne skal endvidere indeholde følgende oplysninger:
- Rederiets navn og adresse
- Skibets identitet
- Lastested
- Lossested
og hver enkelt forsendelse på manifestet skal indeholde:
- Henvisning til konnossement
- Antal kolli, art, mærker og numre
- Varebeskrivelse (almindelig handelsbetegnelse)
- Bruttovægt
- Eventuelle containernumre.
Forsendelsen anses for at være afsluttet, når manifestet og varerne er frembudt for toldmyndighederne i bestemmelseshavnen, og oplysningerne i det elektroniske transportdokument er stillet til rådighed for det pågældende toldsted i overensstemmelse med de midler, der er fastsat i tilladelsen.
Hvis der konstateres uregelmæssigheder, underretter toldmyndighederne i bestemmelseshavnen toldmyndighederne i afgangshavnen samt den toldmyndighed, der har udstedt rederiets tilladelse til forenklet fremgangsmåde, ETD.
Reglerne for brug af elektronisk transportdokument, står i GF art. 319-320.