Det er muligt at overføre købsoplysninger til de enkelte lande til momsrefusionssystemet via filoverførsel.

Filen skal være i semikolonsepareret format.

Ved overførsel via fil, bliver ansøgningen udfyldt med de data, der ligger i filen. Hvis der er fejl i filens linjer, kan du efterfølgende rette dem i den manuelle proces i TastSelv Erhverv.

Struktur for semikolonsepareret fil
Filen skal indeholde en linje for hver købsoplysning, der skal indberettes.
En købsoplysning indeholder oplysning om det dokument, der ligger til grund for købet, oplysning om leverandøren, nogle beløbsoplysninger og nogle specifikationer af de købte varers og ydelsers art.

I en faktura/et importdokument kan der indgå mere end én type varer/ydelser. Derfor skal specifikation af varers og ydelsers art i nogle tilfælde gentages. Dette gøre du ved at gentage felterne det fornødne antal gange i slutningen af hver linje med købsoplysninger.

Filen skal indeholde følgende felter:

0 Overskriftslinje Hvis du danner upload-filen fra et regneark, så skal overskriften i første kolonne starte med dette tegn: #
Overskriften kan fx være: #Købsdokumenttype, Købsdokumentnummer, købsdokumentdato…

Du må selv bestemme, hvad du skriver i overskriftslinjen. Overskriftslinjen bliver ikke læst af systemet.
1 Dokumenttype

Feltet skal udfyldes med en af følgende tekster:

Faktura
Forenklet
Importnr
Importref

 Angiv den type dokument, der dokumenterer købet.

Feltet skal udfyldes med den tekst, der er anført i værdilisten til venstre. Der skal ikke anvendes koder eller lignende men teksten skal være skrevet præcist som anført.

Faktura: Sædvanlig faktura.

Forenklet: Forenklet faktura kan anvendes ved salg til andre virksomheder når salgsbeløbet ved køb af varer udgør et mindre beløb. Momsnummeret fremgår ikke altid af den forenklede faktura, taxabon mv.
Det er ikke alle lande der accepterer forenklet faktura og der er også forskellige beløbsgrænser.

Importnr: Importdokument, hvorpå der er angivet et importdokument-nummer

Importref: Importdokument, der ikke har noget nummer.
2 Nummer

Angiv importnummeret for købsdokumentet. Angiv kun en reference, hvis der er tale om ”Importref”.

Et fakturanummer fra samme leverandør må ikke forekomme flere gange i samme ansøgning.

Hvis der er flere forskellige køb i én faktura, så skal fakturaen ikke opdeles, men der skal angives flere forskellige koder for varers og ydelser art for denne faktura.
3 Købsdokument – dato

I feltet oplyses den dato, der hører til det dokument, der dokumenterer købet. Det kan fx være fakturadato.

Bemærk feltet skal ikke udfyldes med betalingsdato.

Købsdokumentdato (fx fakturadato) oplyses som dag, måned og år (dd-mm-åååå).

Husk at datoen skal ligge inden for ansøgningsperioden.
4 Leverandør – nummertype

Feltet skal udfyldes med en af følgende tekster:

Momsnummer
Skatteregistreringsnummer

For alle lande kan der vælges ”Momsnummer”.

Nogle tyske virksomheder har ikke et momsnummer, og der kan derfor vælges ”Skatteregistreringsnummer” for ansøgninger til Tyskland. Tyske momsnumre har 9 cifre. Alle numre over 9 er et skatteregistreringsnummer.
5 Leverandør – nummer

Feltet må kun indeholde leverandørnummeret (maksimalt 12 tegn), uden foranstillet landekode.

Du kan risikere at få ansøgningen afvist, hvis leverandørnummeret ikke er korrekt, fx et momsnummer, der ikke er gyldigt. Husk derfor at kontrollere, at det drejer sig om et momsnummer, hvis du har valgt ”Momsnummer” som ”Leverandørnummertype”.

Du kan tjekke momsnumres gyldighed på EU's hjemmeside.

Når du vælger forenklet faktura (i filen benævnt Forenklet), har du 2 valgmuligheder. Feltet for leverandørnummer kan stå blankt (være uden indhold), eller feltet for leverandørnummer udfyldes med et gyldigt leverandørnummer.

Har du valgt skatteregistreringsnummer, kan der max indtastes 20 tegn.

Vær opmærksom på, at Excel fjerner 0 (nul) i starten af et nummer. Hvis leverandørnummeret starter med et 0 (nul), skal pågældende købsoplysning manuelt redigeres i Momsrefusionsløsningen, efter at filen er blevet uploadet i løsningen.
6 Leverandør – navn Feltet kan indeholde et navn på maksimalt 28 karakterer inklusive mellemrumstegn, komma mv.
Kendes navnet ikke, så skriv XXXX eller ukendt i navnefeltet.
7 Leverandør – vejnavn Kendes navnet ikke, så skriv XXXX eller ukendt i adressefeltet.
8 Leverandør – husnummer Kendes husnummeret ikke, så skriv f.eks. 0
9 Leverandør – postboks

Feltet skal enten være blankt (uden indhold) eller indeholde et gyldigt postboksnummer.

Feltet må ikke udfyldes med bindestreg (-) eller andre usædvanlige tegn.
10 Leverandør – postnummer Kendes postnummeret ikke, så indsæt 9999 eller 99999, svarende til længden på det pågældende lands postnumre.
11 Leverandør – bynavn Kendes bynavnet ikke, så skriv XXXX eller ukendt.
12 Leverandør – landekode Feltet skal udfyldes med en af følgende tekster, hvis leverandør er bosat i EU:
AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EL, EE, ES, FI, FR, GB, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK

Ifølge ISO 3166 (to karakterer)

Angiv landekode for det land, hvor leverandøren er etableret. I følgende liste vises landekoder for EU-landene:
AT-Østrig, BE-Belgien, BG-Bulgarien,
CY-Cypern, CZ-Tjekkiet, DE-Tyskland,
DK-Danmark, EL-Grækenland, EE-Estland, ES-Spanien, FI-Finland, FR-Frankrig, GB-Storbritannien, HR-Kroatien, HU-Ungarn, IE-Irland, IT-Italien, LT-Litauen, LU-Luxembourg, LV-Letland, MT-Malta, NL-Holland, PL-Polen, PT-Portugal, RO-Rumænien, SE-Sverige, SI-Slovenien, SK-Slovakiet.
13 Valuta for angivne beløb Feltet skal udfyldes med en af følgende tekster:
EUR
BGN
CZK
HRK
HUF
GBP
LTL
LVL
PLN
RON
SEK

I feltet Valuta, skal du angive valutaen i refusionslandet på købstidspunktet.

Følgende EU-lande anvender Euro (skriv EUR): Østrig, Belgien, Cypern, Estland, Tyskland, Grækenland, Spanien, Finland, Frankrig, Irland, Italien, Letland, Litauen, Luxembourg, Malta, Holland, Portugal, Slovenien, Slovakiet.

I følgende liste vises de øvrige EU-lande og forkortelsen for deres valuta:
Bulgarien-BGN, Tjekkiet-CZK, Kroatien-HRK, Ungarn-HUF, Storbritannien-GBP, Polen-PLN, Rumænien-RON, Sverige-SEK
14 Afgiftspligtigt beløb

Du skal anføre det beløb som momsen er beregnet af. Du skal ikke dele beløbet op på varers og ydelsers art. Er fakturaen udstedt i et andet beløb end refusionslandets godkendte valuta, skal du regne beløbet om til landets valuta.

Beløbet skal angives med komma som decimal-separator, dvs. der skal være komma mellem ”kroner” og ”ører”. Skriv fx 123,45. Du skal ikke skrive tusindtalsseparator.
15 Momsbeløb

Du skal skrive det på fakturaen påførte momsbeløb. Du skal ikke dele det op på varers og ydelsers art, men skrive det totale momsbeløb på fakturaen. Er fakturaen udstedt i et andet beløb end refusionslandets godkendte valuta, skal du regne beløbet om til landets valuta.

Beløbet skal angives med komma som decimal-separator, dvs. der skal være komma mellem ”kroner” og ”ører”. Skriv fx 123,45. Du skal ikke skrive tusindtalsseparator.
16 Pro rata-sats

Har din virksomhed delvis fradragsret, skal du her angive den fradragsprocent som senest er beregnet.

Hvis fradragsprocenten er 80%, skal du skrive "80" i feltet. Sker der efterfølgende ændringer af fradragsprocenten, skal du kontakte refusionslandet for at berigtige den.

Hvis din virksomhed ikke har delvis fradragsret, så skriv 100 i feltet.
17 Ansøgt beløb

Her skal du oplyse det beløb, som ønskes tilbagebetalt.

Har du angivet en procentsats i pro rata-sats, skal du huske at tage højde for fradragsprocenten.

Der sker en logisk kontrol af sammenhængen mellem det oplyste momsbeløb, pro rata sats og det beløb der søges tilbage i momsrefusion.

Er fakturaen udstedt i et andet beløb end refusionslandets godkendte valuta, skal du regne beløbet om til landets valuta.

Beløbet skal angives med komma som decimal-separator, dvs. der skal være komma mellem ”kroner” og ”ører”. Skriv fx 123,45

Summen af alle ansøgte beløb i ansøgningen skal være større end minimumsgrænserne.

I felterne 18-21 skal du angive den købte vares eller ydelses art.

De koder, som du skal bruge til felterne 18-20, findes på EU's hjemmeside.
Hvis der på samme faktura/importdokument er købt mere end én type varer og ydelser, så skal du efter upload vælge det pågældende dokument og tilføje de øvrige varers og ydelsers art ved indtastning i momsrefusionssystemet. Hvis du bruger Microsoft Excel til upload, kan du kopiere de sidste fire kolonner R, S, T og U vandret 1 gang for hver ny vareart. V bliver vare/ydelsesart, W bliver specifikation, X bliver yderligere specifikation og Y bliver evt. andet.

18 Varers/ydelsers art Indsæt en kode (Code) for varers/ydelsers art
19 Specifikation Indsæt en af kode for specifikation (Subcode)
20 Yderligere specifikation Indsæt en af kode for yderligere specifikation (Sub-subcode)
21 Evt. andet Har du valgt kode ”10 andet” i feltet ”Varers/ydelsers art”, og findes der ikke en passende specifikation blandt de specifikationer, der kan sendes til det pågældende land, kan du her med en tekst angive, hvad ”varers og ydelsers art” er.

Husk at bruge det sprog, som du har angivet, at du vil bruge i ansøgningen.