Indhold

Dette afsnit handler om momslovgivningens regler om krav til opbevaring af regnskabsmateriale samt krav til lageropgørelse.

Afsnittet indeholder:

• Opbevaringspligt
• Opbevaringsstedet
• Elektronisk opbevaring mv., herunder opbevaring i udlandet
• Lageropgørelse.

Opbevaringspligt

Opbevaringspligtens periode for regnskabsmaterialet er 5 år efter udløbet af de pågældende regnskabsår. Se momsbekendtgørelsens § 92, stk. 1. Dette svarer til kravet om opbevaring af regnskabsmateriale, der stilles til de bogføringspligtige virksomheder. Se bogføringslovens § 12.

Detailhandelsvirksomheder har dog kun pligt til at opbevare kassestrimler og tilsvarende interne bilag (kasseruller mv.) i ét år fra tidspunktet for underskrivelse af årsregnskabet. I enkelte tilfælde vil opbevaringspligtens periode være længere, se nedenfor.

Opbevaringspligten, der også gælder for virksomheder, der er under registreringsgrænsen i ML §§ 48 og 50 (dvs. virksomheder med en omsætning, som ikke overstiger 50.000 kr. årligt, samt virksomheder, hvis erhvervelser i andre EU-lande ikke overstiger 80.000 kr.), omfatter regnskaber og regnskabsbilag (herunder også varekøbs- og varesalgsbøger, salgskladder, kontokort, journaler) og andet regnskabsmateriale, herunder bestillingsbøger, fabrikationssedler, kassestrimler, lageroptællingslister mv.

Selv om virksomhederne ikke har pligt til at anvende fx følgesedler, arbejdskort og lign., skal de, hvis de udarbejdes, opbevares sammen med det øvrige regnskabsmateriale i 5 år.

Virksomhederne har kun pligt til at opbevare kassestrimler, kasseruller og tilsvarende interne bilag i ét år fra tidspunktet fra underskrivelsen af årsregnskabet. Momsreglerne svarer på dette område til bestemmelserne i bogføringsloven og skattekontrolloven mv. Det er dog en forudsætning, at der er tale om virksomheder med en intern arbejdsdeling, og at virksomhedens interne kontrolforanstaltninger skønnes at sikre en betryggende registrering af kontantsalget, så en egentlig kontrol af kassestrimler skønnes at være unødvendig for at kontrollere virksomhedernes omsætning.

Opbevaringspligten består, selv om virksomheden afmeldes fra registrering.

Opbevares regnskabsmaterialet hos tredjemand, har virksomheden pligt til at sikre sig, at opbevaringen sker på betryggende vis i hele opbevaringsperioden, så materialet ikke slettes eller bortskaffes. Dette gælder, uanset om regnskabsmaterialet opbevares elektronisk eller på papir.

Virksomheder, der anskaffer fast ejendom eller foretager til- eller ombygningsarbejder, der helt eller delvist anvendes i forbindelse med en momsregistreret virksomhed efter ML §§ 43-44, skal opbevare regnskabsmaterialet i 10 år efter anskaffelsen af den faste ejendom eller til- eller ombygningsarbejdet. Se momsbekendtgørelsens § 92, stk. 3.

Opbevaringsstedet

►Bogføringsloven indeholder ikke krav til opbevaringsstedet for fysisk regnskabsmateriale. Efter bogføringslovens § 22, har virksomheder pligt til at stille regnskabsmaterialet til rådighed for en offentlig myndighed inden for en fastsat frist. Bemærk dog pligten til digital bogføring for de fleste virksomheder, se nedenfor.◄

Den herboende repræsentant for en virksomhed uden for EU, bortset fra virksomheder i Grønland, på Færøerne, i Island og i Norge, skal opbevare virksomhedens regnskabsmateriale her i landet. Se momsbekendtgørelsens § 92, stk. 1.

Elektronisk opbevaring

►Virksomheder, som er bogføringspligtige efter bogføringslovens § 1, stk. 1, og som efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, skal efter bogføringsloven anvende et digitalt bogføringssystem.

Se hertil Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføring.

Kravet om digital bogføring vil fra 1. januar 2026 også gælde personligt ejede virksomheder med en årlig nettoomsætning på mere end 300.000 kr. i to på hinanden efterfølgende år.

Se hertil Erhvervsstyrelsens tidsplan for virksomheders digitale bogføring.◄

Lageropgørelse

Registrerede virksomheder skal én gang årligt foretage en opgørelse af lagerets værdi på grundlag af en optælling af det foreliggende lager. Se momsbekendtgørelsens § 91.

Opgørelsen kan foretages på et tidspunkt, virksomheden selv vælger. Det vil dog normalt foregå på tidspunktet for virksomhedens almindelige statusopgørelse.

Den opgørelse, der anvendes til skattemæssige formål, kan også anvendes ved nævnte lageropgørelse.

Varelageropgørelsen skal ikke indsendes til Skatteforvaltningen, men skal ligesom virksomhedens øvrige regnskabsmateriale opbevares i 5 år.