Hvis jeres forening fører sit regnskab i et IT-system, er det sandsynligt, at den ønskede fil kan dannes direkte herfra. Findes denne mulighed ikke, kan I selv opbygge filen i et regneark, fx Excel. Data, der er trukket direkte ud fra et regnskabssystem, har ikke den ønskede struktur, men kan tilrettes i et regneark, fx med udgangspunkt i en tekstfil.

Indberetningsfilen skal enten være i semikolonsepareret format eller fast format.

Der tilføjes et start- og et slutindivid. Se efterfølgende beskrivelse om hvad start- og slutindividet skal indeholde.

Opbygning af CSV-filen kan ske ved at følge de efterfølgende underafsnit, hvor vi beskriver hvad I skal gøre. Læs videre her eller se vejledningsvideoen Sådan opbygger du en fil med indberetninger, som ligger på Skattestyrelseshjemmeside, skat.dk/indberet-gaver.

Indtastning i et regneark
Nedenfor ses et skærmbillede, som viser indtastningen i et regneark og hvordan data til indberetningen skal følge hinanden kolonne- og rækkevis. Her er vist startindividet (linje 1), to indberetninger og slutindividet (her linje 4). De viste cpr- og cvr-nr. er fiktive.

2

Inden indtastning skal regnearket opsættes til tekstformat:

  • Marker kolonne A til I.
  • Højre klik, vælg Formater celler.
  • På fanebladet Tal vælges Tekst. Så vil tekst og tal blive vist, som det er skrevet.

I har nu opsat regnearket til tekstformat og kan begynde indtastning.

Startindivid, linje 1:

  • I Kolonne A skrives 0001 i tal (det er startindividet som fortæller at vi skal starte med at læse her).
  • I kolonne B skriver I den indberetningspligtige forenings cvr-/se-nr.
  • I kolonne C skriver I et leverancenummer, som er et 9 cifret tal, der opsættes af indberetter. Tallet må ikke udelukkende indeholde 0 "nul". Leverancenummeret skal være unikt, dvs. at nummeret skal være forskelligt for hver fil, der indberettes.
  • I kolonne D skriver I den indberetningspligtiges navn, højst 35 tegn.

Som det fremgår af billedet, er data følgende (linje 2 og 3 i eksemplet):

  • Kolonne A: Er en konstant, 2262.
  • Kolonne B: Den indberetningspligtiges cvr-/se-nr.
  • Kolonne C: Givernes cpr-nr. eller cvr-/se-nr. Cvr-/se-nr. angives med 2 foranstillede nuller fx 0012345678, så længden bliver 10 tegn.
  • Kolonne D: Indkomståret, det kalenderår hvor gaven er givet. 4 cifre fx 2025.
  • Kolonne E: Er blank her. Er reserveret til et fortegn, hvis foreningen på et senere tidspunkt skal sende rettelser med negative beløb. Blank betyder derfor plus. Se eksemplerne i afsnit 7.
  • Kolonne F: Gave- eller ydelsesbeløb i hele kr., uden punktum eller komma. Læs mere i afsnit 4.3.3.
  • Kolonne G: Markeres med A for alm. gave efter ligningslovens § 8A eller L for løbende ydelse efter ligningslovens § 12. Læs mere i afsnit 4.3.4.
  • Kolonne H: Er til den indberetningspligtiges eget brug, og kan bruges efter behov. Skattestyrelsen bruger ikke disse informationer til behandling af indberetningen. I skal være opmærksom på, at filen kan fejle ved brug af specialtegn. Der kan bruges tal og bogstaver.
  • Kolonne I: Rettekode, som er 0 ved alm. indberetninger og 1 ved rettelser. Læs mere i afsnit 4.3.5.

Slutindivid (sidste linje i filen, linje 4 i viste eksempel):
I kolonne A skrives 9998 i tal - det markerer linjen for slutindivid. I kolonne B skriver I den indberetningspligtiges cvr-/se-nr. I kolonne C skrives antal indberetninger inkl. startlinjen og slutlinjen - i det viste eksempel tallet 4.

Gem regnearket
Inden I går videre til næste afsnit, skal I gemme filen som et almindelig regneark.