Indberetning via xlsx- og CSV-filer
Via TastSelv Erhverv og eIndkomst-menuen "Indberet lønoplysninger - filupload", kan du indberette filer i Excel format eller fra andre regnearksformater efter eksport til CSV-fil med semikolon som feltseparator. Fra fx Google Sheets kan det anbefales at downloade i Excel format før upload i eIndkomst. Når du ikke bruger fast recordformat, skal filformatet derfor altid være XLSX eller CSV. Formatet kan ikke bruges ved system-til-system-løsninger via MQ og SFG. Udelukkende via eIndkomst online.

Det kan du indberette via Excel/CSV-format
Formatet kan bruges til både lønoplysninger og ansættelsesoplysninger. Er der behov for både at indberette ansættelses- og lønoplysninger skal det ske via to indberetninger.

Det kan du ikke indberette via Excel/CSV-format

  • Nulangivelse.
  • Tilbageførsel. 
  • Indberetning med Rettelses-markering.
  • Indberetning af am-bidrag af tilsagnsordning.
  • Indberetning af foreløbig A-skat af aldersopsparing (for pensionsudbydere).
  • Feriepenge i forbindelse med fratrædende funktionærer.
  • Indberetninger til LetLøn.
  • Indberetning via MQ eller SFG.

I stedet må du bruge online eller fast recordformat, som beskrevet i eIndkomst: Teknisk vejledning.

Sådan opbygger du en fil
Filerne med enten løn- eller ansættelsesoplysninger skal grundlæggende opbygges ens. Først en valgfri række med beskrivelse af feltet og dernæst en obligatorisk række med FeltID-er. FeltID er sammensat af et bogstav for felttype og feltnummeret fra indberetningsvejledningerne eIndkomst: Indberetningsvejledning og eIndkomst: Teknisk vejledning, i afsnit 4. Recordoversigt.

  • Beløbsfelter: FeltID starter altid med B, og efterfølges af 4 cifre fra feltnummeret i eIndkomst (som i record 6001 i fast record format) - fx B0015 Indeholdt A-skat
  • Kodefelter: FeltID starter altid med K, og efterfølges af 4 cifre fra feltnummeret i eIndkomst (som i record 6002 i fast record format) - fx K0209 Se-nr. på feriepengeudbetaler
  • Krydsfelter: FeltID starter altid med X, og efterfølges af 4 cifre fra feltnummeret i eIndkomst (som i record 6003 i fast record format) - fx X0220 Ingen forhold mellem løn og løntimer
  • Tekstfelter: FeltID starter altid med T, og efterfølges af 4 cifre fra feltnummeret i eIndkomst (som i record 6004 i fast record format) - fx T0045 ATP-type
  • Antalsfelter: FeltID starter altid med A, og efterfølges af 4 cifre fra feltnummeret i eIndkomst (som i record 6005 i fast record format) - fx A0200 Løntimer

Opbygning af xlsx-fil og andre regnearksformater før eksport til CSV-fil eller Excel-fil:

 

A

B

C

D

E

...

Beskrivelse - valgfri:

1

Indberetter se-nr.

HovedindberetningsID

Test/Prod

Pligt-se-nr

IndberetningsID eller cpr-nr

…

FeltID - obligatorisk:

2

1000-5

1000-12

1000-14

2001-4

5000-4

eller 2101-3

...

Opbygning af CSV-fil:

Beskrivelse:     Indberetter se-nr;HovedindberetningsID;Test/Prod;Pligt-se-nr;…

FeltID:                1000-5;1000-12;1000-14;2001-4;…

 Generelle regler for både xlsx og CSV:

  • Filnavn må max være 64 karakterer langt, inkl. punktum og extention.
  • Filer skal altid være i ISO 8859-1 format.
  • Undgå så vidt muligt brugen af æ, ø, å og specialtegn i filerne.
  • Extention på filnavnet skal være enten .xlsx for Excel filer eller .csv for CSV-filer. Alt andet bliver betragtet som fil i fast recordformat.
  • Data skal altid starte i rækken under rækken med FeltID-er.
  • Der må ikke være tomme kolonner før sidste datakolonne.
  • Der må ikke være tomme rækker før sidste datarække.
  • Der må kun være ét faneblad/ark pr fil.
  • I CSV-filer skal feltseparator være semikolon.
  • Et FeltID (hele kolonnen) kan udelades, hvis der ikke er behov for at indberette det pågældende feltnr.
  • Hvert FeltID må kun anføres i én kolonne i filen.
  • I datafelter kan foranstillede nuller udelades.
  • Der må ikke bruges punktum som tusindtalsseparator.
  • Filen må max indeholde 9998 rækker med indberetninger. 
  • Der må ikke være formaterede celler uden for sidste række og sidste kolonne, herunder farvefyldte celler. Har der været data i et felt, uden for dataområdet, skal række/kolonne markeres og fjernes med ctrl - (ctrl minus).
  • Hvis cpr-nr starter med 0, kan dette som regel ikke angives. Det kan udelades. Systemet sætter selv det foranstillede 0.
  • Datoer, herunder fødselsdato i FetID 8001-3, accepteres udelukkende på formen ÅÅÅÅMMDD
  • Krydsfelter (FeltID starter med X) registreres udelukkende med x og X. Alt andet ignoreres.

Om 0 (nul) i felter

  • Hvis cpr-nr. starter med 0, kan dette som regel ikke angives. Det kan udelades. Systemet sætter selv det foranstillede 0.
  • I FeltID 5000-12, hvori der skal angives indkomsttype, vil blank (intet indhold) blive registreret som indkomsttype 00.
  • I FeltID A0200, hvori der skal angives løntimer, skal 0 angives med bogstaver, NUL eller nul. 
  • I FeltID 6000-6, medarbejdernummer - hvis der skal være foranstillede nuller, hvilket kan være vigtigt over for feriepengeinfo og FerieKonto: (I Excel) Markér celler, der skal indeholde medarbejdernummeret og højreklik - vælg Formatér celler - vælg Brugerdefineret - slet Standard - indtast det antal nuller, som svarer til medarbejdernummeret længde - klik på OK.

Yderligere regler for filer med lønoplysninger:
FeltID-er hører sammen i grupper. FeltID-er startende med 1000 er én gruppe, FeltID-er startende med 5000 er én gruppe osv.

  • Grupperne skal komme i følgende rækkefølge: først FeltID-er fra 1000-gruppen, dernæst 2001-4, 5000-gruppen, 6000-gruppen, FeltID-er startende med B, K, X, T og A, og til sidst evt. FeltID-er fra 8000-gruppen.
  • Ét (og kun ét) af felterne 6000-4, 6000-5 skal udfyldes i alle rækker, som indeholder lønoplysninger. Udfyldes 8001-3 skal alle FeltID-er i 8000-gruppen udfyldes.

Ved indberetning af lønoplysninger er visse FeltID-er obligatoriske. Tag derfor udgangspunkt i lønskabelonen, som også beskriver krav til de enkelte FeltID-er:

>>>>>>>>>>>>>>  Link til Lønskabelonen  <<<<<<<<<<<<<<<

I skabelonen er der yderligere vejledning.

Vigtigt: Husk at markere og slette kolonner og rækker i skabelonen med kommandoen "ctrl -" (ctrl minus) i det omfang de ikke skal bruges. Det gælder både skabelonens data fra tredje række og nedad, da de kun er eksempler og forklaringer og de eventuelle kolonner med data, der ikke skal bruges.

Yderligere regler for filer med ansættelsesoplysninger:

  • FeltID-er hører sammen i grupper. FeltID-er startende med 1000 er én gruppe, FeltID 2001-4 er én gruppe og FeltID-er startende med 2101 er én gruppe.
  • Grupperne skal komme i følgende rækkefølge: først FeltID-er fra 1000-gruppen, dernæst FeltID 2001-4, og til sidst FeltID-er fra 2101-gruppen.

Ved indberetning af ansættelsesoplysninger er visse FeltID-er obligatoriske. Tag derfor udgangspunkt i ansættelsesskabelonen, som også beskriver krav til de enkelte FeltID-er:

Link til Ansættelsesskabelonen
I skabelonen er der yderligere vejledning.

Vigtigt: Husk at markere og slette kolonner og rækker i skabelonen med kommandoen "ctrl -" (ctrl minus) i det omfang de ikke skal bruges. Det gælder både skabelonens data fra tredje række og nedad, da de kun er eksempler og forklaringer og de eventuelle kolonner med data, der ikke skal bruges (kolonne J og K).

Brug onlinemenuen Indberet lønoplysninger - filupload:

  • Indlæs filen via menuen "Indberet lønoplysninger - filupload". Gælder både løn- og ansættelsesoplysninger.
  • Vælg filen via knappen "Gennemse".
  • Kilk på "Indsend".
  • Du får et kvitteringsbillede, hvor du kan
    • klikke på knappen "Forespørg på indberetningsstatus" for at se indberetningsstatus, eller
    • klikke på knappen "Tilbage", hvis du ønsker at uploade endnu en fil, eller 
    • klikke på "eIndkomst menu" i den grå linje øverst i billedet for at komme til hovedmenuen.

Brug menuen Forespørg på indberetningsstatus:

  • Ved at klikke på "Forespørg på indberetningsstatus" i kvitteringsbilledet, kommer du direkte til status for indberetningen. Statusbilledet viser automatisk indberetninger foretaget dags dato på indberetterens se-nr., som angivet i FeltID 1000-5. Vises der ikke noget i statusbilledet, skal du vente lidt og så klikke på Søg. Der kan gå op til 30 sekunder før status kan ses. 
  • I kolonnen Status kan du se, om indberetningen er modtaget. Forklaring til status:
    • A: Indberetningen er afvist. Der skal derfor foretages en ny indberetning med nyt unikt hovedindberetningsID og indberetningsID.
    • D: Indberetningen er delvist modtaget. Dele af indberetningen er afvist og andre modtaget, og der skal derfor foretages en ny indberetning med nyt unikt hovedindberetningsID og indberetningsID, på de indberetninger, der er afvist.
    • M: Indberetningen er modtaget. Der kan dog være advis på indberetningen.
    • U: Indberetningen er under behandling. Når filen er færdigbehandlet vil den skifte status til A, D eller M.
  • I kolonnen "Advis" er det markeret, hvis der er advis til indberetningen.
  • Ved at klikke på den aktuelle række i statusskærmbilledet, kan du se yderligere detaljer om indberetningen. Det er fx hvorfor afvisning er sket, eller hvorfor der er tildelt advis.
    • Fanen "Løndata" viser grundoplysninger om indberetningen.
    • Fanen "Advis" viser adviser. Klik på adviset for yderligere information. Her kan du se hvilket feltID og hvilken celle, der har genereret adviset.
    • Fanen "Fejlmeddelelser" viser hvorfor indberetningen, eller dele af den, er afvist, når status er A eller D. Ved at klikke på fejlen kan du se, hvilket se- eller cpr-nummer fejlen vedrører, og hvor i filen fejlen er.

Brug menuen Forespørg / Kopier / Tilbagefør indberetninger:

  • Menuen "Forespørg /Kopier/Tilbagefør indberetninger" kan bruges til at
    • finde dokumentation for tidligere indberetninger, blandt andet hvis du har brug for en kvittering på en indberetning.
    • tilbageføre eller foretage nye indberetninger online.     
  • Brug søgefunktionen til at fremsøge den ønskede indberetning:
    • Anvend en eller flere søgekriterier i billedet "Forespørg/Kopier/Tilbagefør" til at fremsøge den ønskede indberetning. Vælg fx angivelsesperiode, indberetnings-ID, CPR-nummer eller Person SE-nr. Når de relevante søgekriterier er valgt, trykkes på knappen "Søg". De indberetninger, der er omfattet af de valgte søgekriterier, vises i en liste under søgekriterierne.
    • Hvis du har søgt med cpr-nr. vises i højre side tre knapper: "Vis", "Kopier" og "Tilbagefør".
    • Søger du uden cpr-nr., vises kun knapperne "Vis" og "Tilbagefør". Her skal du først markere en indberetning i udsøgningsbilledet og trykke "Vis" for at kunne se knapperne, "Vis", "Kopier" og "Tilbagefør".
  • Beskrivelse af kolonnen "Status", "Art" og "Advis":
    • Brug kolonnen "Status" til at se om din indberetning er angivet med M (modtaget), A (afvist) eller D (delvist modtaget).
    • Brug kolonnen "Art" til at se om der er tale om en indberetning (I) eller en tilbageførsel (T).
    • Brug kolonnen "Advis" for at se om, der er tilknyttet et advis til indberetningen (angivet med et X). Anvend menuen "Forespørg på indberetningsstatus" for at finde det pågældende advis.
  • Vis indberetningen:
    • Tryk på knappen "Vis". Derefter vises billedet "Lønoplysninger" (hvis du har søgt med cpr-nr.) eller "Tilbagefør/vis personangivelse" (hvis du har søgt uden cpr-nr.).
    • Billedet "Lønoplysninger" er en oversigt over de indberettede oplysninger. Tryk evt. på menupunktet "Print" hvis du ønsker at printe indberetningen.  Tryk på knappen "OK" for at komme tilbage til billedet "Forespørg/Kopier/Tilbagefør".
    • Billedet "Tilbagefør/vis personangivelse" viser en liste over de cpr-numre, der er foretaget indberetninger for. Marker den enkelte indberetning og tryk på knappen "Vis" for at få vist billedet "Lønoplysninger".
  • Kopier indberetningen (eller foretag en rettelse):
    • Funktionen "Kopier" kan bruges til at foretage rettelser, hvis du ønsker at genbruge tidligere indberettede oplysninger.
    • Tryk på knappen "Kopier" for at kopiere den valgte indberetning og billedet "Indberet lønoplysninger" vises med udfyldte felter. Det er vigtigt at kontrollere, at alle datafelter og datofelter er korrekte inden du indberetter. Brug evt. knappen "Ryd datofelter" eller "Ryd datafelter" for at sikre, at tidligere indberettede oplysninger ikke genindberettes. Det er vigtigt at foretage de nødvendige rettelser i alle felter.
    • Tryk på knappen "Fortsæt", hvorefter det bliver muligt at bekræfte indberetningen.
  • Tilbagefør indberetningen:
    • Tryk på knappen "Tilbagefør" for at tilbageføre indberetningen og billedet "Tilbagefør" vises. Tryk på knappen "Bekræft" for at gennemføre tilbageførslen eller "Fortryd" for at fortryde tilbageførslen. Undlad at tilbageføre korrekte indberetninger: Hvis tidspunktet er efter sidste rettidige indberetningsfrist, er det ikke tilladt at tilbageføre indberetninger, der ikke skal rettes.
    • Hvis du har udsøgt med cpr-nr. er det kun indberetningen for det valgte cpr-nr. der tilbageføres. Brug denne funktion, hvis det fx kun er en enkelt medarbejderes indberetning, som skal tilbageføres.

Læs mere om rettelser og tilbageførsler i indberetningsvejledningen afsnit 14.