Forud for indberetning skal selskabet samle en fastlagt mængde data i en form (datastruktur), så de efterfølgende kan afleveres og behandles hos Skattestyrelsen.

Datastrukturen for indberetning om selskabets tildeling af medarbejderaktier og selskabets erhvervelse af egne aktier kaldes dataindivid 2278 og består af 1.112 karakterer fordelt på 62 felter af varierende størrelse.

Afhængig af den valgte indberetningsmetode skabes datastrukturen ved indtastningen af data direkte i system SF-Tele eller ved udfyldelse af felter i Skattestyrelsens Excel-skema. Se også afsnit 3.

Der er udarbejdet et forbedret excel-skema, individstrukturen er fortsat 2278 og felterne er de samme. Det tidligere excel-skema udarbejdet af Skattestyrelsen kan stadig anvendes, men er ikke opdateret i forhold til blandt andet rullelister/dropdown og forhåndsudfyldte felter.

For det forbedrede excel-skema gælder der, at når felterne er udfyldt, og I skal trykke "dan fil", vil der hvis excel-skemaet indeholder bestemte fejl fremkomme en validering i form af en tekstboks. Denne validering vil fortælle, hvor i excel-skemaet der kan være formatfejl og manglende udfyldelse af felter. Disse fejl skal rettes inden filen kan dannes.