Indhold

Dette afsnit handler om Skatteforvaltningens beføjelse efter kildeskatteloven til at pålægge en virksomhed at føre logbog.

Afsnittet indeholder:

• Regel
• Pålæg om at føre digital logbog
• Hvem kan pålægges at føre logbog
• Et pålæg er en forvaltningsafgørelse
• Pligten til at føre daglige registreringer
• Opfølgning
• Klage
• Manglende efterlevelse af et pålæg
• Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Regel

Efter KSL § 86 A, stk. 1, som ændret ved lov nr. 1430 af 05/12/2018 kan Skatteforvaltningen pålægge en arbejdsgiver at føre daglig digital registrering af oplysninger (logbog) om de personer, der er ansat hos arbejdsgiveren.  De oplysninger, der skal registreres, er oplysninger om dato, navn og cpr-nummer, hvilken løn der udbetales og start- og forventet sluttidspunkt for arbejdet den pågældende dag. Hensigten med bestemmelsen er, at der sker daglig registrering af, hvem der arbejder i virksomheden, således at Skatteforvaltningen kan kontrollere, om der indeholdes A-skat mv. for de pågældende personer.

Pålæg om at føre digital logbog

For at sikre, at der sker registrering af alle ansatte i en virksomhed, kan Skatteforvaltningen, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) og kommunerne pålægge en arbejdsgiver at føre daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden.

Skatteforvaltningens hjemmel hertil findes i KSL § 86 A, stk. 1, som ændret ved lov nr. 1430 af 05/12/2018. STARs hjemmel findes i § 91, stk. 4, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 503 af 11. maj 2023 med senere ændringer, og kommunernes i § 12 a, stk. 5, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, jf. LBK nr 1109 af 24/08/2023 med senere ændringer. Bestemmelserne om udstedelse af pålæg og førelse af logbog findes i § 12 i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bekendtgørelse nr. 983 af 29. juni 2016. 

Skatteforvaltningens arbejdsgiverkontrol kan efter KSL § 86 A, stk. 1, pålægge den indeholdelsespligtige at foretage daglig digital registrering af ansattes løn samt start- og forventet sluttidspunkt for arbejdet den pågældende dag.

De oplysninger, som skal registreres, er efter bestemmelsen de samme oplysninger, som direktøren for Arbejdsdirektoratet (i dag STAR) har fastsat med hjemmel i § 91, stk. 4, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) og de kommunale sociale myndigheder kan give tilsvarende pålæg.

Registrering af oplysningerne skal ske i indkomstregisteret, jf. § 3, stk. 1, nr. 11, i lov om et indkomstregister, jf. KSL § 86 A, stk. 4, som ændret ved lov nr. 1430 af 05/12/2018.

Det er hensigten, at der er et myndighedssamarbejde mellem Skatteforvaltningen, STAR og kommunerne i forbindelse med, at der føres kontrol af et pålæg om logbog. Virksomhedens registreringer kan således blive kontrolleret af de tre myndigheder.

Hvem kan pålægges at føre logbog

Arbejdsgivere, der allerede har tilstrækkelige registreringer over de beskæftigede, fx i form af lønregistreringer, ansættelseskontrakter, ansættelsesbeviser m.v., er ikke omfattet af bestemmelsen om at føre logbog.

Et pålæg kan gives til en virksomhed, der f.eks.

• har utilstrækkelige registreringer af virksomhedens ansatte,
• har rod i lønningsbogholderiet
• beskæftiger sort (uregistreret) arbejdskraft
• medvirker til socialt bedrageri, eller
• omstændighederne i øvrigt taler herfor.

Myndighederne kan anvende hinandens kontroloplysninger i afgørelsen af, hvorvidt en virksomhed skal pålægges at føre logbog.

Et pålæg er en forvaltningsafgørelse

Et pålæg skal være skriftligt og indeholde en begrundelse og en klagevejledning med klageadgang.

Et pålæg gives for en periode på 12 måneder. Pålægget udløber automatisk efter periodens udløb.

Hvis der efter udløbet af 12-måneders perioden fortsat konstateres manglende registreringer af de beskæftigede, kan arbejdsgiveren på ny pålægges af føre digital logbog i en 12-måneders periode.

Da en afgørelse om pålæg om at føre digital logbog er rettet til virksomhedsejeren, bortfalder pålægget ved lukning, bortforpagtning eller overdragelse af virksomheden.

Pligten til at føre daglige registreringer

De nærmere regler for registrering i logbogen er indsat i § 14 i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bekendtgørelse nr. 1217 af 28/09-2023. Disse retningslinjer anvendes også ved digitale pålæg udstedt af Skatteforvaltningen, se KSL § 86 A, stk. 1, som ændret ved lov nr. 1430 af 05/12/2018, og kommunerne, jf. § 12 a, stk. 5, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Registreringerne i logbogen skal

• iværksættes senest 3 hele hverdage efter, at arbejdsgiveren har modtaget det skriftlige pålæg
• foretages fra arbejdsdagens begyndelse og omfatte alle personer, der forventes at udføre arbejde i virksomheden den pågældende dag, også selv om der ikke udbetales løn for arbejdet, fx fordi de beskæftigede er på prøve, i aktivering, "hjælper til" eller er en medarbejdende ægtefælle.
• ajourføres hvis der i løbet af arbejdsdagen indkaldes yderligere personale eller vikarer, der skal indføres i logbogen inden de påbegynder arbejdet
• være fortløbende dateret og indeholde oplysninger for hver af de beskæftigede om navn og cpr.nr., arbejdstiden den pågældende dag og den ansattes løn (time/dag/uge/måned)
• opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning.

Logbogen skal ajourføres, hvis der fx i løbet af arbejdsdagen indkaldes yderligere personale eller vikarer, der skal indføres i logbogen. Hvis der fx skrives forkert, eller hvis en ansat ikke møder på arbejde som forventet, skal der endvidere ske ajourføring af oplysningerne i logbogen.

Registrering af oplysningerne skal ske i indkomstregisteret, jf. § 3, stk. 1, nr. 11, i lov om et indkomstregister, jf. KSL § 86 A, stk. 4, som ændret ved lov nr. 1430 af 05/12/2018.

Opfølgning

Hvis det ved en opfølgende kontrol konstateres, at virksomheden udarbejder sædvanlig dokumentation for et ansættelsesforhold og indberetter de ansatte i overensstemmelse med de gældende retningslinier, eller hvis der i øvrigt er grundlag herfor, kan den myndighed, der har givet pålægget om at føre digital logbog, ophæve pålægget før udløbet af 12-måneders fristen. Hvis dette forhold konstateres af en anden myndighed, end den der har givet pålægget, underrettes den udstedende myndighed herom, med henblik på en sådan vurdering.

En ophævelse skal i givet fald gives skriftligt.

Klage

En klage har ikke opsættende virkning. Skatteforvaltningens afgørelse om pålæg om at føre logbog kan påklages til Skatteankestyrelsen. Se https://www.skatteankestyrelsen.dk/

En klage skal være modtaget i Skatteankestyrelsen senest 3 måneder fra modtagelse af afgørelsen.

Klage over afgørelser om at føre logbog fra henholdsvis STAR og kommunerne sendes gennem disse myndigheders respektive klagesystemer.

Manglende efterlevelse af et pålæg

Adgangen til eftersyn, fremlæggelse af dokumenter og indsendelse af regnskabsmateriale m.v. i forbindelse med arbejdsgiverkontrol kan gennemtvinges ved daglige bøder (tvangsbøder). Se KSL § 86, stk. 3.

Den der undlader at følge et pålæg efter KSL § 86 A, stk. 1, om at foretage korrekt daglig digital registrering i indkomstregistret straffes med bøde. Se KSL § 74 A. Der kan straffes med en bøde hver gang det konstateres, at arbejdsgiveren ikke har registreret de oplysninger, som kræves efter KSL § 86 A, stk. 4.

Se også afsnit A.C.3.5.3.2 om bøde for tilsidesættelse af pålæg om logbog.

En undladelse straffes af den myndighed, der har givet pålægget. Hvis undladelsen konstateres af en anden myndighed, underretter den konstaterende myndighed den udstedende myndighed herom.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området: