►§ 7 - Retten til aktindsigt

§ 7

Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.

Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i §§ 19-35 nævnte undtagelser

1) alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag, og

2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.

Stk. 3. Retten til aktindsigt efter stk. 2, nr. 1, i et dokument, der er afsendt af myndigheden m.v., gælder først fra dagen efter afsendelsen af dokumentet.

Retten til aktindsigt tilkommer enhver. Adgangen til aktindsigt tilkommer derfor både juridiske personer og fysiske personer uden hensyntagen til statsborgerskab, bopæl m.v. Der stilles ikke noget krav om, at den aktindsigtssøgende begrunder, hvorfor der søges aktindsigt.

Dokumenter er ikke nærmere defineret i loven, men omfatter både skriftlige dokumenter, og fotografier, billeder, kort, rids mv., samt materiale, der træder i stedet for skriftlige dokumenter for eksempel lydbånd, film, videooptagelser eller lignende.

Materiale, der lagres på nye informationsbærere eller i nye former, er derfor omfattet af dokumentbegrebet i det omfang, det pågældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter og aktstykker. Det afgørende for om noget bestemt materiale er omfattet af lovens dokumentbegreb, er således, om det pågældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter, og om materialet har været undergivet administrativ sagsbehandling hos den pågældende myndighed. Sms-beskeder og e-mails, som vedrører en sag hos den pågældende myndighed, vil være omfattet af lovens dokumentbegreb, hvis de indeholder oplysninger om faglige vurderinger eller oplysninger om en sags faktiske grundlag. Hvis der gælder en notatpligt i forhold til den enkelte sms-besked, vil disse også være omfattet af dokumentbegrebet.

En mailtråd kan bestå af flere selvstændige dokumenter, dvs. mails, der hver især kan karakteriseres som selvstændige dokumenter. Ombudsmanden har i en sag udtalt at ved vurderingen af, om der kan gives aktindsigt i et dokument, der består af flere e-mails i en e-mailtråd, skal der foretages en selvstændig vurdering af hver enkelt mail. Der kan ikke med henvisning til en enkelt undtagelsesbestemmelse i offentlighedsloven afslås aktindsigt i en e-mailtråd, der i offentlighedslovens forstand består af flere dokumenter, medmindre alle dokumenterne er omfattet af den samme undtagelsesbestemmelse. Se Ombudsmandens udtalelse UDT nr. 9360 af 27. februar 2017.

Journaliseringspligten af e-mails og e-mailtråde se afsnit A.A.7.7.

Der er ret til aktindsigt i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter (aktlisten). Se OFL § 7, stk. 2, nr. 2. Bestemmelsen indebærer, at den pågældende myndighed på eget initiativ - og samtidig med sagens øvrige dokumenter - skal meddele aktindsigt i aktlisten.

Hvis det dokument, der søges aktindsigt i, er afsendt af myndigheden, kan der først gives aktindsigt i det pågældende dokument dagen efter, at det er sendt. Se OFL § 7, stk. 3. Det følger modsætningsvis af bestemmelsen, at retten til aktindsigt ikke omfatter dokumenter, der endnu ikke er oprettet, se FOB 1998.299.

Danske forvaltningsmyndigheder vil ikke have behov for at søge oplysninger hos hinanden ved at anmode om aktindsigt efter offentlighedslovens regler, da myndigheder skal bistå hinanden med udveksling af de fornødne oplysninger. Se FVL § 31.

Se også

Se også afsnit A.A.6.1.2.4.3 om videregivelse af fortrolige oplysninger til andre forvaltningsmyndigheder.◄

►§ 8 - Egenacces

§ 8

Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 19-29 og § 35, forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke, i det omfang de hensyn, der er nævnt i §§ 31-33, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod.

Offentlighedsloven indebærer, at en enhver som udgangspunkt kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling. Hvis anmoderen ikke kan søge partsaktindsigt efter forvaltningslovens mere vidtgående regler, fx fordi ansøgeren ikke er part i den underliggende sag, kan reglen om egenacces i offentlighedsloven til en vis grad give ansøgeren indblik i oplysninger om vedkommende selv.

Det kan være tilfælde, hvor ansøgerens personlige forhold er omtalt i en sags dokumenter, men hvor vedkommendes relation til sagen ikke er som part i sagen. I sådanne tilfælde kan der være et særligt behov for, at den aktindsigtssøgende får en bredere adgang til oplysningerne om sig selv efter offentlighedslovens § 8 om egenacces.

Det forhold, at retten til egenacces omfatter oplysninger vedrørende den aktindsigtssøgendes personlige forhold, indebærer på den ene side, at retten til egenacces ikke omfatter oplysninger om andre personers forhold. På den anden side betyder det heller ikke, at retten kun omfatter oplysninger, hvor den aktindsigtssøgende personlige forhold gøres til genstand for direkte omtale.

Retten til egenacces er desuden begrænset af de undtagelser, der følger af OFL §§ 19-29 og § 35. Det vil sige, at der kan være mulighed for at afslå egenacces, hvis andre hensyn vejer højere, fx reglerne om tavshedspligt.

Retten til egenacces kan ikke afslås under henvisning til, at anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2. Myndigheden vil derfor normalt være forpligtet til at udlevere oplysninger om anmoder selv, uanset om den øvrige del af anmodningen falder ind under ressourcereglen.

En myndighed, der modtager en anmodning om egenacces kan i almindelighed forlange nærmere oplysninger om den aktindsigtssøgendes identitet med henblik på at sikre, at vedkommende er den, anmodningen omhandler.

Afhængigt af ordlyden i anmodning, kan det i stedet være relevant at behandle en anmodning om egenacces efter reglerne i databeskyttelsesforordningen.◄

►§ 11 - Dataudtræk

§ 11

Enhver kan forlange, at en forvaltningsmyndighed foretager og udleverer en sammenstilling af foreliggende oplysninger i myndighedens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Såfremt oplysningerne er omfattet af §§ 19-35, gælder sammenstillingsretten kun, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser, kan tilgodeses gennem anonymisering el.lign., der kan foretages ved få og enkle kommandoer. Retten til at få foretaget en sammenstilling gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i egnet form eller format.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1 finder ikke anvendelse med hensyn til personoplysninger omfattet af § 10, stk. 1-4, i databeskyttelsesloven.

En myndighed har pligt til at foretage en sammenstilling af foreliggende oplysninger i myndighedens databaser (et såkaldt dataudtræk), hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Det vil sige, at myndigheden forpligtes til at udarbejde dokumenter, der ikke allerede foreligger.

Det er en betingelse for, at ansøgeren kan kræve en sådan sammenstilling, at der er tale om allerede foreliggende oplysninger i myndighedens databaser, journaler eller lignende. Det kan således ikke kræves, at en myndighed tilvejebringer nye oplysninger med henblik på at foretage en efterfølgende sammenstilling af oplysningerne.

Det er en betingelse, at sammenstillingen kan foretages ved hjælp af få og enkle kommandoer. Formålet med at begrænse rammerne for et datatræk er, at varetage hensynet til den ressourcemæssige belastning af myndigheden, som en sammenstillingsret indebærer. Betingelsen om få og enkle kommandoer vil derfor alene være opfyldt, hvis sammenstillingen kan foretages af myndigheden uden brug af væsentlige ressourcer. Ved vurderingen heraf skal der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen vil tage, herunder hvor kompliceret den er. Betingelsen om få og enkle kommandoer vil ikke være opfyldt, hvis sammenstillingen ikke kan foretages i løbet af kort tid. Betingelsen om få og enkle kommandoer vil under alle omstændigheder ikke være opfyldt, hvis den pågældende forvaltningsmyndighed selv skal foretage en nærmere vurdering af, hvilke oplysninger der skal sammenstilles. Det samme gælder, hvis den ønskede sammenstilling vil kræve indhentelse af særlig faglig ekspertise, som myndigheden ikke i forvejen råder over.

Ombudsmanden har i en sag udtalt, at ved vurderingen af, hvorvidt en anonymisering kan foretages ved få og enkle kommandoer, skal der lægges vægt på, om dette kan ske i løbet af kort tid, som forudsat i bestemmelsens forarbejder. Se Ombudsmandens udtalelse FOU 2016.35.

Hvis de oplysninger, der ønskes sammenstillet, er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i OFL §§ 19-35, gælder sammenstillingsretten kun, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser, kan tilgodeses gennem anonymisering eller lignende.

Retten til at kræve en sammenstilling af oplysninger gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i egnet form eller format, dvs. i en form eller i et format, der gør det muligt for den aktindsigtssøgende selv at foretage en sammenstilling af de offentliggjorte oplysninger. I sådanne tilfælde må den pågældende selv gennemføre en sammenstilling af oplysningerne og kan ikke forlange, at myndigheden foretager sammenstillingen.

Ombudsmanden har i en sag udtalt, at der i opgørelsen af en myndigheds ressourceforbrug efter OFL § 11, stk. 1, også kunne medregnes den tid, der ville gå med at foretage de sagsbehandlingsskridt, som var nødvendige for at fastslå, om dataudtrækket indeholdt oplysninger, der var omfattet af OFL §§ 19-35. Se Ombudsmandens udtalelser FOU nr. 2016.48.

Ombudsmanden har i Folketingets Ombudsmands Beretning 2016 side 59f tilkendegivet, at alene en risiko for, at der kan være fortrolige oplysninger i et ønsket dataudtræk med store datamængder, er nok til at afvise.◄

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Afgørelse	Afgørelsen i stikord	Kommentarer
Landsretten
SKM2024.46.LSR	Vurderingsstyrelsen havde givet delvist afslag på anmodning om aktindsigt i den foreløbige vurdering af klagerens ejendom. Der eksisterede ikke yderligere dokumenter i sagen, og anmodningen kunne ikke imødekommes ved sammenstilling af oplysninger i Vurderingsstyrelsens databaser ved få og enkle kommandoer.

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området:

Udtalelser fra Ombudsmanden	Udtalelsen i stikord	Yderligere kommentarer
Udtalelse fra Ombudsmanden
FOB nr. 2023.37	I en sag om aktindsigt i en sognepræsts personalesag fremhævede ombudsmanden, at retten til egenacces efter OFL § 8 ikke kun gælder for den, som personalesagen vedrører, men også for andre hvis personlige forhold omtales i den pågældende personalesag. Ombudsmanden præciserede i denne forbindelse, at retten til aktindsigt i oplysninger om sig selv er en grundlæggende rettighed, som er mere vidtgående end den ret, der tilkommer enhver efter offentlighedslovens bestemmelser om egenacces.
UDT nr. 9221 af 26. marts 2018	Dataudtræk. Oplysninger, der er anmodet om aktindsigt i, skal fremsøges ved en søgning på dokumentniveau i ministeriets journalregister. OFL § 11 giver ikke ret til dataudtræk i forhold til en myndigheds journalregister.
UDT nr. 9470 af 9. maj 2017	Dataudtræk. Oplysninger, der er anmodet om aktindsigt i, kunne ikke anonymiseres ved få og enkle kommandoer, og altså ikke uden brug af væsentlige ressourcer. OFL § 11.
UDT nr. 9360 af 27. februar 2017.	Ved vurderingen af, om der kan gives aktindsigt i en e-mail, skal der foretages en selvstændig vurdering af hvert enkelt dokument. Der kan ikke med henvisning til en enkelt undtagelsesbestemmelse i offentlighedsloven afslås aktindsigt i en e-mailtråd, der i offentlighedslovens forstand består af flere dokumenter, medmindre alle dokumenterne er omfattet af den samme undtagelsesbestemmelse. OFL § 7
FOU nr. 2016.48	Dataudtræk. I opgørelsen af myndighedens ressourceforbrug kunne også medregnes den tid, der ville gå med at foretage sagsbehandlingsskridt, som var nødvendige for at fastslå, om dataudtrækket indeholdt oplysninger, der var omfattet af OFL §§ 19-35.
FOU 2016.35	Dataudtræk. Ved vurderingen af, hvorvidt en anonymisering kan foretages ved få og enkle kommandoer, skal der lægges vægt på, om dette kan ske i løbet af kort tid.
FOB 2016.5	Dataudtræk. Kommunernes lønsystemer opfyldte de tekniske betingelser for at være databaser, jf. OFL § 11.
FOB 1998.299	Retten til aktindsigt omfatter ikke løbende aktindsigt. Det følger modsætningsvis af den dagældende OFL § 4, stk. 1, 1. pkt., stk. 1, 1. pkt. (nugældende OFL § 7, stk. 1)