Indhold
Dette afsnit handler om virksomhedens forpligtelse til at opbevare fakturakopier og regler om muligheden for at opbevare elektroniske fakturaer i udlandet.
Afsnittet indeholder:
- Pligt til opbevaring af fakturakopier
- Opbevaring af elektroniske fakturaer i udlandet.
- Kontrol af elektronisk opbevarede fakturaer i et andet EU-land
Bemærk
Reglerne er en følge af momssystemdirektivet. Bogføringslovens bestemmelser om opbevaring af regnskabsmateriale, herunder fakturaer, gælder overordnet.
Pligt til at opbevare fakturakopier
Enhver momsregistreret virksomhed skal sørge for opbevaring af kopier af fakturaer, som udstedes af virksomheden selv, virksomhedens kunde eller af en tredjeperson, og for opbevaring kreditnotaer samt af fakturaer, som virksomheden har modtaget efter ML § 52 a. Se om pligt til opbevaring af fakturaer i ML § 52 c. Se også momssystemdirektivets art. 244.
Bestemmelsen omfatter også afregningsbilag.
En faktura, kreditnota eller et afregningsbilag skal altid udstedes i mindst 2 eksemplarer
- et til fakturamodtager og
- et til opbevaring hos fakturaudsteder.
Bemærk
Det er altid virksomhedens ansvar, at fakturaerne opbevares i hele opbevaringsperioden på 5 år efter udløbet af et regnskabsår. Dette gælder uanset, om fakturaerne opbevares hos tredjemand, fx hos en revisior, eller elektronisk på en server, fx hvis virksomheden benytter en cloud-løsning til elektronisk opbevaring af fakturaer.
Se også
Se også afsnit A.B.3.3.3.4 om de generelle bestemmelser om opbevaring af regnskabsmateriale.
Opbevaring af elektroniske fakturaer i udlandet
En virksomhed kan opbevare udstedte eller modtagne elektroniske fakturaer i et andet land på betingelse af, at
- virksomheden meddeler Skatteforvaltningen opbevaringsstedet
- Skatteforvaltningen efter anmodning til enhver tid og uden unødig forsinkelse har ret til fuldstændig online adgang, downloading og anvendelse af udstedte og modtagne elektroniske fakturaer, som virksomheden opbevarer i et andet land.
Hvis Skatteforvaltningen ikke kan få elektronisk onlineadgang og adgang til at downloade og anvende disse elektronisk opbevarede fakturaer i udlandet, kan opbevaring ikke ske i et land uden for EU, med hvilket der ikke findes noget retligt instrument om gensidig bistand, der svarer til reglerne i EU, idet der med "reglerne i EU" navnlig tænkes på Rådets direktiv 2010/24/EU (inddrivelsesdirektivet) og Rådets forordning (EU) 904/2010 (momssamarbejdsforordningen). Dette indebærer i praksis, at der er mulighed for opbevaring i de nordiske lande og selvstyreområder uden for EU's afgiftsområde: Norge, Island, Grønland, Færøerne og Ålandsøerne.
Se ML § 52 c, stk. 5, der gennemfører momssystemdirektivets art. 247 og 249.
Kontrol af elektronisk opbevarede fakturaer i et andet EU-land
Skatteforvaltningen har af hensyn til kontrol ret til at få elektronisk onlineadgang og adgang til at downloade og anvende fakturaer over leverancer af varer og ydelser
- når den danske afgiftspligtige person, der har udstedt eller modtaget fakturaerne, elektronisk opbevarer fakturaerne i Danmark eller udlandet, og
- når der skal betales dansk moms af varer eller ydelserne.
Ved online adgang skal Skatteforvaltningen have direkte terminaladgang i samme omfang som virksomheden selv, uanset om adgangen til materialet er belagt med adgangsbeskyttelse i form af passwords, krypteret indhold eller lignende.
Et andet EU-lands skattemyndighed har mht. kontrol tilsvarende ret til få elektronisk onlineadgang og adgang til at downloade og anvende fakturaer over leverancer af varer og ydelser,
- når den danske afgiftspligtige person, der har udstedt eller modtaget fakturaerne, elektronisk opbevarer fakturaerne i Danmark eller udlandet, og
- når der skal betales moms af varer eller ydelserne i det andet EU-land.
Se ML § 52 c, stk. 3-4 samt momssystemdirektivets art. 249.
Bemærk
Når en virksomhed opbevarer købs- og salgsfakturaer i et andet land, skal den ud over de danske regler også følge reglerne om opbevaringsperiode i det land, hvor de elektroniske fakturaer opbevares. Efter de danske regler er opbevaringsperioden 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. For investeringsgoder vedrørende byggeri er opbevaringsperioden dog 10 år.
De særlige opbevaringsregler i udlandet for elektroniske fakturaer gælder kun i forhold til momsreglerne. Bogføringslovens strammere opbevaringsregler for opbevaring i udlandet af regnskabsmateriale og dokumentation for registreringer, herunder opbevaring af elektroniske fakturaer, gælder fortsat.
Se momsbekendtgørelsens § 91.
Se også
Se også afsnit A.B.3.3.3.4 om de generelle momsbestemmelser om opbevaring af regnskabsmateriale samt afsnit A.B.3.1.3 om opbevaringsreglerne efter bogføringsloven.
Se Erhvervsstyrelsens supplement til den gældende bogføringsvejledning om elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale og offentlige myndigheders adgang hertil.