Ved indsendelse af selvangivelsen skal fradrag for repræsentationsudgifter specificeres i følgende hovedposter:

1. Repræsentationsudgifter, der er omfattet af den begrænsede fradragsret i LL § 8, stk. 4, 1. pkt.
2. Repræsentationsudgifter, til  udenlandske forretningsforbindelsers rejse- og ophold, der er fuldt fradragsberettigede efter LL § 8, stk. 4, 2. pkt.

DokumentationDet må normalt kræves, at et bilag for repræsentationsudgifter er dateret og angiver udstederen samt (når dette er sædvanligt) tillige modtageren. Det skal endvidere normalt fremgå af bilaget, hvilke ydelser det vedrører, og bilaget skal herudover (når dette er sædvanligt) være forsynet med kvitteringspåtegning (kasseapparatafstempling).

Når restaurationsbilag bruges som dokumentation for repræsentationsudgifter, bør yderligere kræves, at det på bilaget er noteret, hvem der har deltaget i sammenkomsten og årsagen til denne.  

Er en repræsentationsudgift behørigt specificeret og dokumenteret med hensyn til størrelse og karakter af  repræsentationsudgift, kan ligningsmyndighederne ikke kritisere størrelsen af de dokumenterede udgifter, men kan nægte fradrag, hvis udgiften ikke kan anses for en fradragsberettiget driftsudgift (på grund af manglende erhvervsmæssig baggrund), se SKM2012.14.BR. ►Et selskab havde afholdt udgifter til repræsentation på henholdsvis kr. 186.127 og kr. 234.318 i indkomstårene 2004 og 2005. Beløbene var anvendt til indkøb af bl.a. Louis Vuitton-tasker, Rolex-ure, krystalsæt og billetter til VM i fodbold. Retten udtalte, at der under hensyn til den nærliggende mulighed for misbrug stilles betydelige krav til dokumentationen som forudsætning for godkendelse af fradrag for repræsentationsudgifter. Kravet til dokumentationen må endvidere vurderes i lyset af gavernes karakter. Under hensyn til de konkrete gavers specielle karakter måtte der derfor kræves en sikker dokumentation for, at de var tilgået de angivne modtagere. På de fremlagte fakturaer havde selskabet anført navn på gavemodtagerne og anledning - men ikke modtagernes adresse og dato for erlæggelsen af gaven. Sagsøgerne havde endvidere fremlagt en række erklæringer, som var generelt formulerede. Erklæringerne angav på samme måde navn men ikke adresse på modtagerne, ligesom erklæringerne ikke indeholdt oplysninger om dato for modtagelsen af gaverne og en præcis gengivelse af type, mærke og værdi på gaverne, således at disse entydigt kunne identificeres. Under disse omstændigheder fandt retten, at der ikke forelå den fornødne dokumentation for, at der var tale om fradragsberettigede repræsentationsudgifter. Da selskabet ikke havde godtgjort at have fradragsret for udgifterne påhvilede det hovedanpartshaveren at godtgøre, at de af selskabet indkøbte og bortgivne gaver ikke var tilgået hende eller var afholdt i hendes interesse. Da hun ikke havde løftet denne bevisbyrde, måtte udgifterne anses for maskeret udlodning til hende som hovedanpartshaver.◄

Se også afgørelsen i UfR 1972.826 ØLD, hvor landsretten nægtede en advokat fradrag for udgifterne til en jagt, han havde ladet afholde for klienter og klientemner, hvoraf størstedelen var personlige venner.

Se også TfS 1986, 586 LSR, hvor en maskinforhandler blev nægtet fradrag for udgifter til jagtleje, selv om han gjorde gældende, at kundernes deltagelse i jagt trådte i stedet for repræsentation på f.eks. restauranter.

Tilsvarende afgørelse er truffet i SKM2008.781.VLR, der også vedrører jagtleje, og som er en stadfæstelse af SKM2008.80.BR. Byretten havde lagt til grund, at deltagerne i jagterne udelukkende havde været selskabets forretningsforbindelser, og at ingen af deltagerne var private venner/ bekendte til selskabets hovedaktionær. Uanset dette fandt retten ikke, at selskabet havde dokumenteret, at udgifterne var fradragsberettigede som repræsentationsudgifter. Retten lagde vægt på, at der var tale om en løbende jagtleje, der ikke sigtede mod et konkret repræsentationsarrangement. Retten henviste også til, at hovedaktionæren selv var jagtinteresseret, og til, at selskabet ikke oprindeligt fratrak udgifterne, men først anmodede herom i forbindelse med, at skattemyndighederne lønbeskattede hovedaktionæren. Byretten fandt dermed, at selskabet ikke havde afkræftet en formodning om, at jagtlejen i det væsentlige var afholdt for at tilgodese hovedaktionærens private interesse for jagt. Af de grunde, byretten havde anført, tiltrådte landsretten, at der forelå en formodning for, at jagtlejen var afholdt for at tilgodese hovedaktionærens private interesse for jagt, og at selskabet, uanset der havde deltaget forretningsforbindelser under jagterne, ikke havde afkræftet denne formodning.   

Se derimod TfS 1998, 259 LSR hvor Landsskatteretten anerkendte udgiften til jagtleje og til bespisning som en fradragsberettiget repræsentationsudgift. Der blev ved afgørelsen lagt vægt på, at der var tale om en enkeltstående udgift, og at der i jagten ikke deltog private bekendte. Lignende afgørelse er truffet af Vestre Landsret i TfS 1998, 450 VLD.

I SKM2001.381.ØLD havde et selskab afholdt udgifter til spillemærker ved kasinobesøg med deltagelse af selskabets forretningsforbindelser. Landsretten fandt det ikke godtgjort, at der var afholdt driftsudgifter eller fradragsberettigede repræsentationsudgifter, idet selskabet ikke kunne godtgøre, at forretningsforbindelserne fuldt ud havde anvendt spillemærkerne til spil. Landsretten henså i den forbindelse til den nærliggende risiko for misbrug ved afholdelse af udgifter af den pågældende karakter.

Er kravene om dokumentation og specifikation ikke opfyldt, kan SKAT skønne over fradragets størrelse, jf. bl.a. LSRM 1975.82 og 1976.104, Østre Landsrets dom af 2. juni 1977 og TfS 1989, 174 VLD.   

Ligningsmyndighederne har gennem en årrække fulgt den praksis, at man uden større undersøgelser har accepteret, at selskabers udgifter i forbindelse med afholdelse af generalforsamling var fratrukket i selskabets opgørelse af den skattepligtige indkomst. Under henvisning hertil har Skattedepartementet meddelt, at denne praksis ikke skal ændres, og udgifter i forbindelse med et selskabs generalforsamling således anses for fradragsberettiget i medfør af SL § 6, stk. 1, litra a. Dette gælder dog ikke i særlige tilfælde, hvor udgiften klart har karakter af udbytte, hvilket typisk kan være tilfældet, hvor der er tale om uforholdmæssigt store udgifter i selskaber med en begrænset aktionærkreds.

Se også SKM2003.559.ØLR om krav til dokumentation for at kunne fratrække repræsentationsudgifter.