Bevillingshaveren skal føre et passende bevillingsregnskab over de varer, der henføres under den pågældende særlige procedure.

Hvis den person, der er ansvarlig for proceduren, er en anden end bevillingshaveren, skal denne person ligeledes føre et passende regnskab over de varer, der er angivet til den særlige procedure.

Den person, der er ansvarlig for proceduren er defineret som følgende:

• Den person, der indgiver toldangivelsen, eller på hvis vegne den pågældende angivelse indgives, eller

• Den person, som de pågældende rettigheder og forpligtelser vedrørende en toldprocedure er overført til.

Se EUTK artikel 5, nr. 35).

Dette vil fx være tilfældet, hvor varer henføres under toldoplagsproceduren ved benyttelse af et offentligt toldoplag af type I. Her skal både bevillingshaveren og den der angiver varerne til oplæggelse på toldoplaget føre regnskab med de pågældende varer.

Toldmyndigheden kan godkende virksomhedens almindelige forretningsregnskab, hvis dette opfylder kravene til et bevillingsregnskab. Er dette ikke tilfældet, kan toldmyndigheden kræve, at bevillingshaveren og den, der er ansvarlig for proceduren, fører et særligt bevillingsregnskab.

En autoriseret økonomisk operatør med bevilling til at benytte forenklede toldbestemmelser (AEOC) anses for at opfylde regnskabsbestemmelserne, hvis regnskabet er passende for den pågældende særlige procedure.

Regnskabet skal indeholde de oplysninger og elementer, der gør det muligt for toldmyndigheden at føre tilsyn med proceduren, herunder især med de varer, der er henført under proceduren, deres toldmæssige status og deres bevægelser, mens de er henført under proceduren.

Se EUTK artikel 214.

Bevillingsregnskabets indhold

Et bevillingsregnskab skal som udgangspunkt indeholde følgende oplysninger:

1. når det er relevant, henvisningen til den bevilling, der er påkrævet for at henføre varer under en særlig procedure
2. MRN-nummeret eller, hvor dette ikke findes, et andet nummer eller en kode, der identificerer de toldangivelser, i henhold til hvilke varerne er henført under den særlige procedure, og, hvor proceduren er afsluttet, oplysninger om måden, hvorpå proceduren blev afsluttet
3. data, som muliggør entydig identifikation af andre tolddokumenter end toldangivelser, af alle andre dokumenter, der er relevante for henførslen af varerne under en særlig procedure, og af alle andre dokumenter, der er relevante for den pågældende afslutning af proceduren.
4. de oplysninger vedrørende kollienes mærker, numre, antal og art, varemængde, varernes sædvanlige handelsmæssige eller tekniske beskrivelse og i givet fald containerens identifikationsmærker, der er nødvendige for at identificere varerne
5. varernes placering og oplysninger om enhver flytning heraf
6. varernes toldmæssige status
7. oplysninger om sædvanlige behandlinger og i givet fald den nye tarifering, der følger af disse sædvanlige behandlinger
8. oplysninger om midlertidig import eller særligt anvendelsesformål
9. oplysninger om aktiv eller passiv forædling, herunder oplysninger om forædlingsprocessens art
10. oplysninger om omkostningerne til oplagring eller sædvanlige behandlinger i EU's toldområde, når disse omkostninger ikke skal tages i betragtning ved beregning af toldbeløbet.
11. udbyttesatsen eller i givet fald metode til beregning heraf
12. oplysninger, der muliggør toldtilsyn og -kontrol med anvendelsen af ækvivalente varer
13. hvor regnskabsmæssig adskillelse er påkrævet, oplysninger om hver type vare, deres toldmæssige status og, hvor det er relevant, deres oprindelse
14. i de tilfælde af midlertidig import, som afsluttes med varernes efterfølgende henførsel under en toldprocedure eller reeksport, anføres "TA". Se DF artikel 238
15. i de tilfælde af aktiv forædling, som afsluttes med varernes efterfølgende henførsel under en toldprocedure, anføres "IP" og eventuelt INF-nummer. Se DF artikel 241.
16. oplysninger, hvor det er relevant, om enhver overdragelse af rettigheder og forpligtelser for en vare til en anden person, som opfylder betingelserne for at overtage varerne. Se EUTK artikel 218
17. hvor regnskaberne ikke er en del af hovedbogholderiet i forbindelse med told, en henvisning til dette hovedbogholderi i forbindelse med told
18. i særlige tilfælde yderligere oplysninger, som toldmyndighederne udbeder sig af begrundede årsager.

Toldmyndigheden kan undlade at kræve visse af de for en bevilling relevante oplysninger, hvis det er muligt at føre toldtilsyn med varer under proceduren uden disse oplysninger, og hvis fraværet af disse oplysninger ikke hindrer toldmyndighedernes kontrolmuligheder.

Toldmyndigheden kan helt frafalde kravet om et specifikt bevillingsregnskab, når der udstedes bevilling til midlertidig import.

Se DF artikel 178.

Opbevaringsfrister

Der er i EU-toldkodeksen fastsat fælles EU-bestemmelser for opbevaring af dokumenter og andre oplysninger, som vedrører toldforhold. For varer, er henført under en særlig procedure, gælder en opbevaringsfrist på 3 år fra udgangen af det år, hvor toldproceduren blev afsluttet. Se EUTK artikel 51.

Danske virksomheder er ligeledes omfattet af kravet om opbevaring af regnskabsmateriale, der stilles til bogføringspligtige virksomheder.  Her er opbevaringsfristen 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår. Se bogføringslovens § 10, stk. 1.

Se nærmere om opbevaringsfrister i afsnit A.B.3.