Indhold

Dette afsnit handler om opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale.

Afsnittet indeholder:

Opbevaringsperiode og opbevaringsmåde
Geografisk opbevaringssted.

Opbevaringsperiode og opbevaringsmåde

Hovedregel

Den bogføringspligtige skal opbevare bogførings- og regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden gør det muligt selvstændigt og entydigt at finde frem til bogførings- og regnskabsmaterialet.

Hvis bogførings- og regnskabsmaterialet opbevares på elektronisk medie, mikrofilm eller anden lignende måde, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift. Beskrivelsen af systemer til at fremfinde og udskrive regnskabsmaterialet skal opbevares i klarskrift.

Undtagelser

Der er følgende undtagelser fra hovedreglen:

Ikke krav om opbevaring af kassestrimler. Et sammentællingsbilag, hvori kassestrimlerne bogføres som en sumpost, anses for fornøden dokumentation
En almindelig beskrivelse af det anvendte edb-system skal kun opbevares i 1 år efter underskrivelsen af årsregnskabet
Beskrivelsen af automatisk genererede registreringer og opbevaring mv. af bogførings- og regnskabsmateriale, skal dog opbevares i 5 år efter hovedreglen, hvis materialet ikke opbevares i klarskrift
Eksterne grundbilag, der mikrofilmes mv., skal opbevares i 1 år efter underskrivelsen af årsregnskabet

Se bogføringslovens § 10 og § 14, lov nr. 509 af 7. juni 2006, der ophævede bogføringslovens hidtidige § 11, og Erhvervs- og Selskabsstyrelsens Bogføringsvejledning, juni 1999, kap. 7-8.

Bemærk

I forhold til bogføringsloven indeholder skatte- og afgiftslovgivningen flere steder pligt for detailhandelsvirksomheder til at opbevare kassestrimler i mindst 1 år. Se afsnit A.B.3.1.4 om bogføringslov i forhold til regnskab efter skattelovgivningen.

Geografisk opbevaringssted

Hovedregel

Den bogføringspligtige skal opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i Danmark. Se bogføringslovens § 12, stk. 1 og Erhvervs- og Selskabsstyrelsens Bogføringsvejledning, juni 1999, pkt. 7.4.

Undtagelser

Den bogføringspligtige kan opbevare bogførings- og regnskabsmateriale for indeværende og forrige måned i udlandet, hvis den bogføringspligtige

opbevarer materialet efter bogføringslovens regler for opbevaringsmåde
til enhver tid kan fremskaffe materialet
opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer mv. og eventuelle nødvendige
adgangskoder mv. i Danmark, så offentlige myndigheder til enhver tid er i stand til at skaffe sig adgang til materialet
opbevarer materialet i Finland, Island, Norge eller Sverige efter BEK nr. 250 af 23. marts 2006.

Interne og eksterne bilag for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet må opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden.

Andet bogførings- og regnskabsmateriale for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet må opbevares i det pågældende udland for indeværende og de foregående 3 måneder efter de ovennævnte tre generelle betingelser for at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i udlandet.

I særlige tilfælde og efter forudgående ansøgning kan Erhvervsstyrelsen dispensere fra betingelserne for at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i udlandet. Erhvervsstyrelsens afgørelser herom kan påklages til Erhvervsankenævnet inden for en frist på 4 uger.

Se bogføringslovens § 12, stk. 2-6 og Erhvervs- og Selskabsstyrelsens Bogføringsvejledning, juni 1999, pkt. 7.4.

Se også

Om ændringer af skatteansættelsen, der understøttet af domstolenes og landsskatterettens praksis kan ske, hvis regler for opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale efter bogføringsloven samt skatte- og afgiftslovgivningen ikke overholdes, se afsnit A.B.5.2 om oplysningspligt og skønsmæssig ansættelse.