Indhold

Dette afsnit handler om reglen for notatpligt efter offentlighedsloven (OFL).

Afsnittet indeholder:

Baggrund
Regel
Betingelser
Aktindsigt
Forskellige typer af notater
Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre.

Baggrund

Reglen om notatpligt skal sikre, at de faktiske oplysninger, der er af betydning for sagens afgørelse virkelig findes i de pågældende sager, uanset hvordan myndigheden er kommet i besiddelse af dem.

Regel

I sager, hvor der træffes afgørelse har forvaltningsmyndigheden, her SKAT, pligt til at notere oplysninger: Se OFL § 6 stk. 1.

De oplysninger, der skal noteres er oplysninger

om en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, som myndigheden modtager mundtligt eller på anden måde
som myndigheden på anden måde er bekendt med, fx fra andre sager.

Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Udover de oplysninger forvaltningen har pligt til at notere efter OFL § 6, følger det af god forvaltningsskik, at myndigheden desuden skal notere væsentlige oplysninger om sagens ekspedition.

Betingelser

Der knytter sig visse betingelser til notatpligten, herunder form, indhold, gennemførelse og opbevaring.

Dette skema viser de betingelser, der knytter sig til notatpligt:

Betingelse	Beskrivelse
Formen	Der skal udarbejdes et skriftligt notat med indholdet af oplysningerne
Afgørelsessag	Notatpligten omfatter sager hvor der bliver truffet afgørelse. En afgørelse defineres i forvaltningsretten som en forvaltningsmyndigheds meddelelse til typisk en borger/virksomhed om, hvad der er eller skal være ret for den pågældende i en konkret og aktuelt foreliggende situation. Se afsnit A.A. 2 om afgørelse contra vejledning.
Omfanget af pligten	Notatpligten omfatter fx oplysninger, der modtages: under et møde mundtligt eller som myndigheden på anden måde bliver bekendt med telefonisk under en besigtigelse via informationssøgning i andre sager via registre med mere under samtale med medarbejder i egen eller ved anden myndighed.
Praktisk gennemførelse	Lovgivningen indeholder ikke regler for gennemførelse. Det vil være praktisk at oplysninger indskrives i et nyt dokument og akteres til den relevante sag.
Notatets indhold	Sagens journalnummer og notats dato Hvornår samtalen fandt sted Hvor oplysningerne kommer fra Referat af samtalens hovedpunkter
Pligt til opbevaring af dokument	Der er pligt til at bevare dokumentet i sagen af hensyn til aktindsigt og sikring af bevis. Opbevaring kan ske som kopi i papir eller elektronisk

Aktindsigt

Dokumenter, som indeholder oplysninger, der er noteret i henhold til notatpligten, er en del af grundlaget for afgørelsen og er undergivet aktindsigt med de undtagelser, der følger af OFL §§ 7-14.

Sådanne dokumenter er ligeledes omfattet af parters ret til aktindsigt med de undtagelser, der følger af FVL §§ 12-15.

Se også

Se også afsnit A.A.6.2 om aktindsigt og anmeldelser - den anmeldtes ret til indsigt mv. efter persondataloven - styresignal. Se SKM2009.210.SKAT.

Forskellige typer af notater

Der udarbejdes notat af telefonisk samtaler i form af et telefonnotat
Der udarbejdes notat fra et møde i form af et mødenotat
Notat udarbejdet af parten og / eller partsrepræsentant

Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte

En tilsidesættelse af kravet om notatpligt kan medføre, at en klageinstans eller en domstol må lægge borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sagens oplysninger i øvrigt.

Overtrædelse af notatpligten, har ikke været af en sådan konkret væsentlighed, at den kan medføre afgørelsens ugyldighed. Se SKM2010.281.ØLR.

I en sag var det usikkert, om notatpligten var opfyldt vedrørende diverse møder forud for en afgørelse. Byretten fandt ikke, at den eventuelt manglende opfyldelse af notatpligten medførte ugyldighed. Se SKM2008.635.BR.

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Afgørelse samt evt. tilhørende SKAT-meddelelse	Afgørelsen i stikord	Yderligere kommentarer
Landsretsdomme
SKM2010.281.ØLR	Overtrædelsen af notatpligten har ikke været af en sådan konkret væsentlighed, at det medfører ugyldighed af afgørelsen. Afgørelsen ikke ugyldig.	Tilsvarende : SKM2010.280.ØLR
Byretsdomme
SKM2008.635.BR	Notatpligtens overholdelse usikker. Evt. manglende overholdelse vil ikke føre til ugyldighed.