Hvis afgangstoldstedet ikke har modtaget en ankomstmeddelelse senest 7 dage efter frembydelsesfristens udløb, sendes en forespørgsel om ikke-ankomne varer (IE140) til den ansvarlige for proceduren, hvis der på forsendelsen ikke er tilstrækkelige oplysninger (fx modtagerens navn og adresse) til, at der kan først kan sendes en efterforskningsanmodning til bestemmelsestoldstedet.

Hvis bestemmelsestoldstedet ikke har besvaret efterforskninsanmodningen eller hvis der modtages et negativt svar fra bestemmelsestoldstedet, sendes meddelelsen ligeledes til den ansvarlige for proceduren. Der skal i alle tilfælde sendes en forespørgsel om ikke-ankomne varer til den ansvarlige for proceduren senest 28 dage efter afsendelse af  efterforskningsanmodning til bestemmelsestoldstedet. Efter opgraderingen af NCTS fase 5 (DMS-forsendelse) ændres perioden til 35 dage.

Den ansvarlige for proceduren har i alle tilfælde en frist på 28 dage til at besvare forespørgslen.