Ved indsendelse af selvangivelsen skal fradrag for repræsentationsudgifter specificeres i følgende hovedposter:

1. Repræsentationsudgifter, der er omfattet af den begrænsede fradragsret i LL § 8, stk. 4, 1. pkt.
2. Repræsentationsudgifter, til  udenlandske forretningsforbindelsers rejse- og ophold, der er fuldt fradragsberettigede efter LL § 8, stk. 4, 2. pkt.

DokumentationDet må normalt kræves, at et bilag for repræsentationsudgifter er dateret og angiver udstederen samt (når dette er sædvanligt) tillige modtageren. Det skal endvidere normalt fremgå af bilaget, hvilke ydelser det vedrører, og bilaget skal herudover (når dette er sædvanligt) være forsynet med kvitteringspåtegning (kasseapparatafstempling).

Når restaurationsbilag bruges som dokumentation for repræsentationsudgifter, bør yderligere kræves, at det på bilaget er noteret, hvem der har deltaget i sammenkomsten og årsagen til denne.  

Er en repræsentationsudgift behørigt specificeret og dokumenteret med hensyn til størrelse og karakter af  repræsentationsudgift, kan ligningsmyndighederne ikke kritisere størrelsen af de dokumenterede udgifter, men kan nægte fradrag, hvis udgiften ikke kan anses for en fradragsberettiget driftsudgift (på grund af manglende erhvervsmæssig baggrund), se bl.a. afgørelsen i UfR 1972.826 ØLD, hvor landsretten nægtede en advokat fradrag for udgifterne til en jagt, han havde ladet afholde for klienter og klientemner, hvoraf størstedelen var personlige venner.

Se også TfS 1986, 586 LSR, hvor en maskinforhandler blev nægtet fradrag for udgifter til jagtleje, selv om han gjorde gældende, at kundernes deltagelse i jagt trådte i stedet for repræsentation på f.eks. restauranter.

Tilsvarende afgørelse er truffet i SKM2008.781.VLR, der også vedrører jagtleje, og som er en stadfæstelse af SKM2008.80.BR. Byretten havde lagt til grund, at deltagerne i jagterne udelukkende havde været selskabets forretningsforbindelser, og at ingen af deltagerne var private venner/ bekendte til selskabets hovedaktionær. Uanset dette fandt retten ikke, at selskabet havde dokumenteret, at udgifterne var fradragsberettigede som repræsentationsudgifter. Retten lagde vægt på, at der var tale om en løbende jagtleje, der ikke sigtede mod et konkret repræsentationsarrangement. Retten henviste også til, at hovedaktionæren selv var jagtinteresseret, og til, at selskabet ikke oprindeligt fratrak udgifterne, men først anmodede herom i forbindelse med, at skattemyndighederne lønbeskattede hovedaktionæren. Byretten fandt dermed, at selskabet ikke havde afkræftet en formodning om, at jagtlejen i det væsentlige var afholdt for at tilgodese hovedaktionærens private interesse for jagt. Af de grunde, byretten havde anført, tiltrådte landsretten, at der forelå en formodning for, at jagtlejen var afholdt for at tilgodese hovedaktionærens private interesse for jagt, og at selskabet, uanset der havde deltaget forretningsforbindelser under jagterne, ikke havde afkræftet denne formodning.   

Se derimod TfS 1998, 259 LSR hvor Landsskatteretten anerkendte udgiften til jagtleje og til bespisning som en fradragsberettiget repræsentationsudgift. Der blev ved afgørelsen lagt vægt på, at der var tale om en enkeltstående udgift, og at der i jagten ikke deltog private bekendte. Lignende afgørelse er truffet af Vestre Landsret i TfS 1998, 450 VLD.

I SKM2001.381.ØLD havde et selskab afholdt udgifter til spillemærker ved kasinobesøg med deltagelse af selskabets forretningsforbindelser. Landsretten fandt det ikke godtgjort, at der var afholdt driftsudgifter eller fradragsberettigede repræsentationsudgifter, idet selskabet ikke kunne godtgøre, at forretningsforbindelserne fuldt ud havde anvendt spillemærkerne til spil. Landsretten henså i den forbindelse til den nærliggende risiko for misbrug ved afholdelse af udgifter af den pågældende karakter.

Er kravene om dokumentation og specifikation ikke opfyldt, kan SKAT skønne over fradragets størrelse, jf. bl.a. LSRM 1975.82 og 1976.104, Østre Landsrets dom af 2. juni 1977 og TfS 1989, 174 VLD.   

Ligningsmyndighederne har gennem en årrække fulgt den praksis, at man uden større undersøgelser har accepteret, at selskabers udgifter i forbindelse med afholdelse af generalforsamling var fratrukket i selskabets opgørelse af den skattepligtige indkomst. Under henvisning hertil har Skattedepartementet meddelt, at denne praksis ikke skal ændres, og udgifter i forbindelse med et selskabs generalforsamling således anses for fradragsberettiget i medfør af SL § 6, stk. 1, litra a. Dette gælder dog ikke i særlige tilfælde, hvor udgiften klart har karakter af udbytte, hvilket typisk kan være tilfældet, hvor der er tale om uforholdmæssigt store udgifter i selskaber med en begrænset aktionærkreds.

Se også SKM2003.559.ØLR om krav til dokumentation for at kunne fratrække repræsentationsudgifter.