Til dækning af lønmodtagerens udokumenterede udgifter til kost og småfornødenheder på en rejse med overnatning kan arbejdsgiveren udbetale skattefri kostgodtgørelse med standardsatser, der er fastsat i ligningsloven eller i visse tilfælde af Ligningsrådet. Kostgodtgørelsen udbetales pr. døgn. Der kan derfor først udbetales kostgodtgørelse, når en rejse har varet i mindst 24 timer. Herefter kan godtgørelsen udbetales med 1/24 af døgnsatsen for tilsluttende rejsetimer.

Arbejdsgiveren kan vælge at dække lønmodtagerens dokumenterede, faktiske udgifter til kost og småfornødenheder på rejsen som udlæg efter regning i stedet for at udbetale en skattefri kostgodtgørelse for disse udgifter, jf. afsnit A.B.1.7.1.2.

Hvilke udgifter dækkes af kostgodtgørelseKostgodtgørelse skal dække lønmodtagerens udokumenterede udgifter på en erhvervsmæssig rejse til måltider, småfornødenheder og lokaltransport, f. eks. udgifter til bus mellem logiet og en restaurant, hvor lønmodtageren spiser aftensmad.

Udgifter til transport mellem den sædvanlige bopæl/det faste arbejdssted og det midlertidige arbejdssted, som f.eks. udgifter til fly eller tog, dækkes ikke ved en kostgodtgørelse. Disse udgifter kan refunderes af arbejdsgiveren som udlæg efter regning, herunder ved fri transport, eller ved udbetaling af godtgørelse for benyttelse af eget befordringsmiddel til erhvervsmæssig kørsel, jf. afsnit A.B.1.7.1.1. Bemærk, at befordringsudgifter ved benyttelse af eget befordringsmiddel til erhvervsmæssig kørsel ikke kan dækkes som udlæg efter regning, se afsnit A.B.1.7.1.

Hvis lønmodtagerens udgifter til kost m.v. er større end kostgodtgørelsen, kan arbejdsgiveren - som ovenfor nævnt - i stedet dække de dokumenterede, faktiske udgifter til kost m.v. som udlæg efter regning. Se herom i afsnit A.B.1.7.1.1.

12 måneders-reglen LL § 9 A, stk. 5Der kan højst udbetales skattefri godtgørelse med standardsatserne for rejseudgifter til kost m.v. i de første 12 måneder på et midlertidigt arbejdssted, jf. LL § 9 A, stk. 5, 2. pkt. Ferie, fridage, tjenesterejser eller sygedage afbryder ikke optællingen af de 12 måneder, men tælles med heri, da alle kalenderdage indgår i optællingen.

Personer, som ikke rammes af 12 måneders-reglenPersoner, som har en arbejdsplads, der ikke er knyttet til en fast lokalitet, men hvis arbejdsplads hele tiden bevæger sig fra sted til sted, rammes ikke af 12 måneders-reglen. Dette følger af, at 12 måneders-reglen er knyttet til det enkelte arbejdssted. Lønmodtagere, som transporterer varer, gods eller mennesker, f.eks. langturschauffører eller togpersonale, vil derfor kunne anvende standardsatsen for kost og småfornødenheder uden tidsbegrænsning. Det samme gælder lønmodtagere, som gør tjeneste om bord på skibe under sejlads (herunder fiskerfartøjer). Se TfS 2000, 863 og 898, om ansatte på bore- eller produktionsplatforme.

12 måneders-reglens 3 "specialregler"Til 12 måneders-reglen knytter sig følgende 3 "specialregler":

1. reglen om arbejdssteder, der flyttes i takt med arbejdets udførelse eller færdiggørelse,
2. reglen om arbejdsstedsskifte og
3. 20 dages-reglen ved tilbagevenden til et tidligere, midlertidigt arbejdssted.

Begrebet"projekt"Ved anvendelse af 12 måneders-reglen og dens specialregler har forståelse af begrebet "projekt" betydning. Ved et projekt forstås den overordnede plan for f.eks. et bestemt bygnings- eller anlægsværk. Heri indgår typisk en række forskellige entrepriser. Disse entrepriser er alle dele af samme projekt.

Et projekt kan være stationært eller kan flyttes i takt med arbejdets udførelse eller færdiggørelse.

Et projekt, der flyttes i takt med arbejdets udførelse eller færdiggørelse, kan indeholde arbejdssteder, som er stationære. Et eksempel på et stationært projekt er f.eks. et stort bygningsværk som Odense Banegård Center. Eksempler på projekter, som flyttes i takt med arbejdets udførelse eller færdiggørelse, er Storebælt- og Øresundsforbindelserne, hvor enkelte arbejdspladser i projektet dog kan være stationære, f.eks. elementleverandørarbejdspladser.

1: Reglen om arbejdssteder, der flyttes i takt med arbejdets udførelse eller færdiggørelse, jf. LL § 9 A, stk. 5, 3. pkt.Tidsbegrænsningen på 12 måneder gælder dog ikke ved arbejdssteder, der flyttes over en strækning på ialt mindst 8 km., når denne flytning sker i takt med arbejdets udførelse eller færdiggørelse. Som eksempler på sådanne midlertidige arbejdssteder kan nævnes motorvejs-, bro-, jernbane-, metro- eller gasledningsprojekter.

Personer, som arbejder på disse projekter, har en arbejdssituation, der kan sidestilles med den, som eksempelvis langturschauffører har. Langturschauffører rammes heller ikke af 12 måneders-tidsbegrænsningen, da deres arbejdssted hele tiden bevæger sig, jf. ovenfor i dette afsnit om personer, som ikke rammes af 12 måneders-reglen.

Arbejdstedet anses ikke for at blive flyttet i takt med udførelsen eller færdiggørelsen, medmindre der er i alt mindst 8 km. mellem arbejdsprojektets begyndelses- og slutpunkt. Dog er stationære arbejdspladser indenfor projektet, f. eks. elementleverandørarbejdspladser, omfattet af tidsbegrænsningsreglerne.

Om arbejdsstedets samlede udstrækning bliver på i alt mindst 8 km. bedømmes ved anlægsprojektets start. Såfremt eventuelle senere ændringer i anlægsprojektet medfører, at projektets udstrækning bliver kortere end 8 km., vil en ny bedømmelse af projektet på tidspunktet for ændringen medføre, at projektet herefter vil blive omfattet af tidsbegrænsningsreglen.

2: Reglen om arbejdsstedsskifte, jf. LL § 9 A, stk. 5, 4. og 5. pkt.Tidsbegrænsningen på 12 måneder gælder for det enkelte arbejdssted. Der påbegyndes en ny 12 måneders-periode, når der skiftes til et nyt, midlertidigt arbejdssted. Det betragtes som arbejdsstedsskifte:

• når lønmodtageren skifter til en ny, midlertidig arbejdsplads mindst 8 km. ad normal transportvej fra sin tidligere arbejdsplads, selvom lønmodtageren arbejder for den samme arbejdsgiver i det samme arbejdsprojekt, eller
• når lønmodtageren skifter til et andet arbejdsprojekt for den samme arbejdsgiver, eller
• når lønmodtageren bliver ansat hos en ny arbejdsgiver, selvom lønmodtageren arbejder i det samme arbejdsprojekt som før.  

For så vidt angår den førstnævnte situation, hvor lønmodtageren arbejder for samme arbejdsgiver i samme projekt, bemærkes, at begrebet "arbejdssted" tilsiger, at der skal være en vis afstand mellem "pladserne" for, at der er tale om to selvstændige arbejdssteder. Der skal derfor være mindst 8 km. normal transportvej mellem de to arbejdspladser for samme arbejdsgiver i samme projekt for, at afstandskriteriet anses for opfyldt.

Vedrørende den ovennævnte arbejdsstedsskifte-situation, hvor lønmodtageren bliver ansat hos en ny arbejdsgiver, betragtes dette altid som et nyt arbejdssted, - også selvom arbejdet foregår på samme geografiske sted.

3: 20 dages-reglen ved tilbagevenden til et tidligere arbejdssted, jf. LL § 9 A, stk. 6Til reglen om arbejdsstedsskifte knytter sig en "20 dages-regel". Den har kun betydning, hvis lønmodtageren vender tilbage til et tidligere, midlertidigt arbejdssted.

Hvis tilbagevenden til et tidligere, midlertidigt arbejdssted ikke var upåregnelig for lønmodtageren, påbegyndes kun en ny 12 måneders-periode på det tidligere arbejdssted, såfremt der er forløbet mindst 20 arbejdsdage, siden lønmodtageren sidst arbejdede på dette arbejdssted.

Når lønmodtageren afbryder arbejdet på arbejdssted 1 for at begynde et nyt arbejde på arbejdssted 2 og senere vender tilbage til arbejdssted 1, skal det derfor vurderes, om den oprindelige 12 måneders-periode på arbejdssted 1 er afbrudt. Er det tilfældet, begynder der en ny 12 måneders-periode for lønmodtageren ved dennes tilbagevenden til arbejdssted 1.

Anvendelse af 20 dages-reglenArbejdsforholdet (og 12 måneders-perioden) på arbejdssted 1 vil blive anset for afbrudt, hvis lønmodtageren skifter til et nyt, midlertidigt arbejdssted, jf. reglen herom ovenfor, og arbejdet på arbejdssted 2 har en tidsmæssig udstrækning på mindst 20 arbejdsdage. Hvis lønmodtageren efter den 20. arbejdsdag vender tilbage til arbejdssted 1, begynder derfor en ny 12 måneders-periode på arbejdssted 1 for lønmodtageren.

Såfremt f.eks. en lønmodtager begynder at arbejde på et nyt, midlertidigt arbejdssted - arbejdssted 2 - mindst 8 km. væk fra arbejdssted 1 for samme arbejdsgiver på samme projekt, vil arbejdsforholdet (og 12 måneders-perioden) på arbejdssted 1 blive anset for afbrudt, hvis arbejdet på arbejdssted 2 har en tidsmæssig udstrækning på mindst 20 arbejdsdage.

Bemærk, at der skal være tale om mindst 20 arbejdsdage på arbejdssted 2. Ferie, fridage, tjenesterejser eller sygedage tælles ikke med i de 20 dage.

Arbejder lønmodtageren derimod mindre end 20 arbejdsdage på arbejdssted 2, vil dette som hovedregel medføre, at arbejdsforholdet (og 12 måneders-perioden) på arbejdssted 1 ikke anses for afbrudt. Det betyder, at arbejdsdagene på arbejdssted 2 skal omregnes til kalenderdage og herefter tælles med i den oprindelige 12 måneders-periode på arbejdssted 1. I denne situation er der kun én 12 måneders-periode på arbejdssted 1 og ingen på arbejdssted 2.

Undtagelse fra kravet om 20 arbejdsdageArbejdsforholdet (og 12 måneders-perioden) på arbejdssted 1 anses dog for afbrudt, selvom lønmodtageren arbejder på arbejdssted 2 i mindre end 20 arbejdsdage, hvis genoptagelsen af arbejdsforholdet på arbejdssted 1 var upåregnelig for lønmodtageren.

Følgende eksempel viser en situation, hvor tilbagevenden til et tidligere arbejdssted anses for upåregnelig for en lønmodtager:

En entreprenør A opfører en hotelbygning, der afleveres til bygherren. 14 arbejdsdage efter får A besked fra bygherren om, at hotelbygningen har en mangel. Denne mangel ved A, at kun C, der var ansat som håndværker hos A på hotelbyggeriet, kan rette. C sluttede sit arbejde på hotelbygningen dagen før dens aflevering til bygherren og startede allerede næste dag på arbejde hos en anden entreprenør - B - på et nyt byggeprojekt. Samme dag, som A får besked om manglen på hotelbygningen, beder han C om at komme tilbage og udbedre denne mangel. C vender derfor tilbage for at arbejde på hotelbygningen den følgende dag.

Da det må antages, at C ikke kunne forudse sin tilbagevenden til hotelbygningen, begynder en ny 12 måneders-periode ved C's tilbagevenden hertil, selvom C kun har arbejdet 15 dage hos B.

25 pct.-godtgørelsen, jf. LL § 9 A, stk. 4Såfremt arbejdsgiveren afholder lønmodtagerens rejseudgifter til kost og småfornødenheder efter regning, kan arbejdsgiveren herudover til dækning af udgifter til småfornødenheder, som det ofte ikke er muligt at få kvittering for, udbetale et skattefrit beløb på indtil 25 pct. af ligningslovens eller Ligningsrådets satser for skattefri kostgodtgørelse beregnet for hele rejsen. Se et eksempel på beregning af godtgørelse på 25 pct. af kostsatsen for hele rejsen under "Reduktion for fri kost" sidst i dette afsnit.

12 måneders-reglen, jf. ovenfor, gælder også ved udbetaling af 25 pct.-godtgørelsen, jf. LL § 9 A, stk. 5, 2. pkt.

Hvis kun en del af lønmodtagerens regninger til kost og småfornødenheder refunderes, f.eks. ét eller flere måltider, kan der ligeledes udbetales en skattefri godtgørelse på indtil 25 pct. af kostsatsen. I denne situation vil lønmodtageren kunne foretage fradrag i den skattepligtige indkomst for de ikke-refunderede udgifter. Se nærmere herom sidst i afsnit A.F.1.1.1.2.

Beskatning af godtgørelse efter LL § 9 A, stk. 4, der overstiger 25 pct. af kostsatsen beregnet for den samlede rejse, sker efter reglen om beskatning af godtgørelse, der overstiger satserne, se afsnit A.B.1.7.1.

Der kan ikke udbetales 25 pct.-godtgørelse på éndagsrejser, jf. LL § 9 A, stk. 4.

Turistchauffører kan ikke få udbetalt en 25 pct.-godtgørelse, jf. LL § 9 A, stk. 4.

Ligningslovens eller Ligningsrådets satser for skattefri kostgodtgørelseTil dækning af lønmodtagerens udokumenterede udgifter til kost og småfornødenheder på en rejse med overnatning kan arbejdsgiveren udbetale skattefri kostgodtgørelse med ligningslovens eller Ligningsrådets satser.

Standardsatsen for lønmodtagere (undtagen turistchauffører) er fastsat i LL § 9 A, stk. 2, nr. 1, som et grundbeløb, der reguleres årligt efter PSL § 20. De særlige satser for turistchauffører i LL § 9 A, stk. 2, nr. 2 - 3, reguleres ikke. Til gengæld reduceres disse satser ikke, når turistchauffører modtager fri kost på rejsen.

Ligningsrådet kan forhøje kostsatsen for lønmodtagere, undtagen turistchauffører, jf. LL § 9 A, stk. 2, nr. 1, med et grundbeløb på 100 kr. for lande, hvor leveomkostningerne er væsentligt højere end i Danmark. Også dette grundbeløb reguleres efter PSL § 20.

De regulerede kostsatser for 2004 fremgår af TSS-cirkulære 2003-42 (for 2003 fremgår satserne af TSS-cirkulære 2002-34). Ligningsrådet har ikke fastsat en forhøjet kostsats for 2004.

Lønmodtagere, undtagen turistchaufførerVed rejse med overnatning i Danmark eller i udlandet kan der i 2004 udbetales skattefri kostgodtgørelse til lønmodtagere - med undtagelse af turistchauffører - med:

• 399 kr. pr døgn (i 2003 387 kr. pr. døgn)  

For tilsluttende rejsedag kan der pr. påbegyndt time udbetales 1/24 af døgnsatsen for det pågældende land.

TuristchaufførerVed rejse med overnatning i Danmark kan der i 2004 udbetales skattefri kostgodtgørelse til turistchauffører med:

• 75 kr. pr. døgn (samme takst i 2003).

Ved rejse med overnatning i udlandet  kan der i 2004 udbetales skattefri kostgodtgørelse til turistchauffører med:

• 150 kr. pr. døgn (samme takst i 2003). For tilsluttende rejsedag kan der pr. påbegyndt time udbetales 1/24 af den pågældende døgnsats.

Reduktion for fri kostFri kost vil sige, at der stilles ét eller flere af døgnets hovedmåltider til rådighed for lønmodtageren. Får en lønmodtager fri kost på rejsen, skal kostgodtgørelsen reduceres med 15 pct., 30 pct. og 30 pct. for henholdsvis fri morgenmad, fri frokost og fri aftensmad.

Hvis logiudgiften er inclusiv morgenmad, og logiudgiften dækkes som udlæg efter regning, skal kostsatsen nedsættes med 15 pct. for fri morgenmad, jf. LL § 9 A, stk. 3, 2. pkt. Se dog TfS. 1997.659, hvor landsskatteretten fandt, at der ikke skulle ske reduktion for fri morgenmad i det omfang, den ansatte af erhvervsmæssige årsager havde været forhindret i at indtage morgenmaden.

Fri kost m.v., der er stillet til rådighed for en lønmodtager af en anden end dennes arbejdsgiver - men i forbindelse med arbejde udført i arbejdsgiverens tjeneste, sidestilles med, at arbejdsgiveren selv har stillet fri kost m.v. til rådighed på rejsen, jf. TfS. 1996, 697.

Uanset at kostgodtgørelsen skal nedsættes med værdien af fri kost på rejsen, kan arbejdsgiveren dog altid udbetale et skattefrit beløb på indtil 25 pct. af kostsatsen beregnet for den samlede rejse, jf. LL § 9 A, stk. 3, 3. pkt. Dette beløb skal dække lønmodtagerens udgifter til småfornødenheder på rejsen. Hvis f. eks. en lønmodtager i 2003 har været på en rejse i Danmark i 26 timer og på denne rejse har fået to gange frokost samt én gang morgenmad og én gang aftensmad, vil lønmodtageren kunne få udbetalt en skattefri godtgørelse på 25 pct. af 432,25 kr. (26/24 af 399 kr.) af arbejdsgiveren.

De særlige kostsatser for turistchauffører i LL § 9 A, stk. 2, nr. 2 og 3, skal ikke nedsættes med værdien af fri kost på rejsen, jf. LL § 9 A, stk. 3, 2. pkt.