Indhold

Afsnittet indeholder:

Baggrund
Regel
Tidspunkt for journalisering
Udskydelse af journaliseringspligten
Selve journaliseringen og systemindretningen
Betingelser
Eksempler på dokumenter, der skal journaliseres
Eksempler på dokumenter, der ikke skal journaliseres
Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.
Udtalelser fra Folketingets ombudsmand.

Baggrund

Bestemmelsen om journaliseringspligt skal sikre, at dokumenter i forvaltningsmyndighedens varetægt organiseres på en sådan måde, at de kan stilles til rådighed for offentligheden, bl.a. som led i behandlingen af en aktindsigtsanmodning.

Før vedtagelsen af lov nr. 606 af 12. december 2013 indeholdt offentlighedsloven ikke bestemmelser om journalisering, men det fulgte af udtalelser fra Folketingets Ombudsmand som god forvaltningskik, at der i Skatteforvaltningen blev journaliseret.

Regel

Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed, her Skatteforvaltningen, som led i administrativ sagsbehandling, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Se OFL § 15.

Folketingets Ombudsmand fandt, at der ikke var grundlag for at kritisere Udenrigsministeriets vurdering af, at der ikke var journaliseringspligt for sms-beskeder, som ikke var omfattet af dokumentbegrebet i offentlighedsloven. Folketingets ombudsmand fandt dog, at beskederne i den konkrete situation burde have været bevaret i en vis kortere periode af hensyn til prøvelse med videre, da det var uklart om dokumenterne i form af sms-beskeder var omfattet af offentlighedsloven. Se FOB2015-30.

Journaliseringspligten gælder også i forbindelse med anmeldelser, herunder anonyme.

Af SKM2016.123.SKAT fremgår, at når Skatteforvaltningen modtager en anmeldelse på telefon, og anmelderen oplyser eget navn, men ønsker at være anonym, skal Skatteforvaltningen gøre anmelderen opmærksom på, at Skatteforvaltningen har notatpligt. Det betyder, at Skatteforvaltningen skal notere indholdet af de mundtlige oplysninger, herunder navnet på den, der giver Skatteforvaltningen oplysningerne.

Tidspunkt for journalisering

Journalisering skal foretages snarest muligt efter modtagelse eller afsendelse af et dokument. Breve bør journaliseres senest 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen. E-mails - der skal journaliseres - bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen.

Udskydelse af journaliseringsfristen

Et dokument eller en e-mail kan efter omstændighederne journaliseres efter de nævnte (3-4 eller 7) arbejdsdage, hvilket fx kan være tilfældet, hvor en forvaltningsmyndighed behandler en sag, der er af en sådan følsom karakter, at det efter en (saglig) vurdering må antages, at kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses mest muligt.

De nævnte frister begynder at løbe fra dagen efter modtagelsen eller afsendelsen af dokumentet.

Selve journaliseringen og systemets indretning

Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres:

Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse
Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.

Den korte, tematiske angivelse vil som udgangspunkt kunne være det pågældende dokuments overskrift. Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, fx brev, notat med videre. I nogle tilfælde kan en artsangivelse - fx borgerhenvendelse eller høringssvar - være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset.

Betingelser

Pligten til journalisering gælder ikke alle dokumenter, idet journaliseringspligten gælder under forudsætning af, at dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og at det pågældende dokument har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder for interne dokumenter i endelig form.

Dokumentform - papirbaseret eller elektronisk med videre - er uden betydning for journaliseringspligtens indtræden.

Eksempler på dokumenter, der skal journaliseres

Omfattet af journaliseringspligten er navnlig dokumenter Skatteforvaltningen har afsendt eller modtaget - herunder også e-mail/SMS.

Udtrykket "betydning for en sag" betyder, om dokumentet har betydning for sagens indholdsmæssige del, mens der med udtrykket "betydning for sagsbehandlingen i øvrigt" menes, om dokumentet i forhold til den pågældende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi. Dette vil fx være tilfældet, hvis dokumentet vedrører egentlige procesledende forhold med videre.

Vurderingen af om et dokument har betydning for sagen eller sagsbehandlingen, skal foretages på det tidspunkt, hvor dokumentet modtages eller afsendes af Skatteforvaltningen, herunder når det foreligger i endelig form.

Således vil de e-mails mv., som Skatteforvaltningen modtager vedrørende en konkret sag fra en borger, en virksomhed eller en partsrepræsentant, som udgangspunkt skulle journaliseres.

Det skal bemærkes, at hver enkelt e-mail i en e-mailtråd principielt er at betragte som værende et selvstændigt dokument, men at det ikke kan antages at være i strid med offentlighedsloven såfremt der foretages en samlet journalisering af e-mailtråden. Det skal dog bemærkes, at 7-arbejdsdagesfristen, omtalt ovenfor, kan medføre en begrænsning af længden på tråden, idet den første e-mail i e-mailtråden, som medfører journaliseringspligt, ikke må være ældre en 7 arbejdsdage, når der foretages journalisering af tråden.

Journalisering af en e-mailtråd kan dog ikke ske såfremt denne vedrører korrespondance om forskellige og indbyrdes særskilte emner/spørgsmål. I denne situation må det formentlig kræves, at e-mailtråden opdeles og journaliseres med angivelse af hvert emne/spørgsmål, men dog stadig således, at flere e-mails kan journaliseres samlet.

Eksempler på dokumenter, der ikke skal journaliseres

Ikke omfattet af journaliseringspligten er bl.a. bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager, kort, brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser, der ikke har forbindelse til myndighedens almindelige virksomhed.

Følgende e-mails vil i almindelighed ikke skulle journaliseres:

Bekræftelse af et mødetidspunkt
Flytning af mødelokaler
Orienterings om, at et papirbaseret dokument er indgået eller afsendt
Besked om, at en person ønsker en opringning (telefonbesked)
Almindelige forespørgsler fra andre offentlige ansatte om, hvordan det skrider frem med behandlingen af en bestemt sag, herunder hvornår sagen kan forventes færdigbehandlet

Der kan forekomme tilfælde hvor en e-mailtråd starter med at være en formløs korrespondance, hvor de enkelte e-mails ikke skal betragtes som dokumenter i offentlighedslovens forstand, til senere at indeholde journaliseringspligtige dokumenter. I disse tilfælde vil det alene være de journaliseringspligtige e-mails, der vil skulle journaliseres.

Såfremt der alligevel foretages journalisering af en hel e-mailtråd, kan de separate e-mails heri ikke antages at være omfattet af retten til aktindsigt, da den samlede journalisering ikke kan antages at bevirke, at der foreligger et samlet dokument. Såfremt der med denne begrundelse ikke gives aktindsigt, er det dog vigtig, at Skatteforvaltningen i aktindsigtsafgørelsen angiver, at Skatteforvaltningen har undtaget et nærmere bestemt antal formløse e-mails, som ikke har karakter af dokumenter i offentlighedslovens forstand. Se nærmere afsnit A.A.6.2 vedrørende aktindsigt.

Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldt

En tilsidesættelse af kravet om journaliseringspligt kan medføre, at klageinstans eller en domstol lægger borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sagens oplysning i øvrigt. Der er p.t. ingen afgørelser om journaliseringspligten.

Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Afgørelse	Afgørelsen i stikord	Yderligere kommentarer
SKAT
SKM2016.123.SKAT	SKATs behandling af anmeldelse om overtrædelser af skatte- og afgiftslovgivningen, herunder anonyme anmeldelser.

Udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Udtalelse fra Ombudsmanden	Udtalelsen i stikord	Yderligere kommentarer
FOB2020.45	En kommune traf afgørelse om flytning af en lærer til en anden skole. Forud for afgørelsen havde lærerens nærmeste chef udarbejdet syv notater med eksempler på samarbejdsvanskeligheder. Notaterne var interne arbejdsdokumenter, men med ekstraheringspligtige oplysninger. Efter det oplyste modtog kommunen notaterne den 28. april 2019. Der blev anmodet om aktindsigt i sagen den 21. maj 2019. Kommunen traf afgørelse om aktindsigt den 22. maj 2019. Det fremgik ikke af afgørelsen om aktindsigt, hvilke dokumenter, der blev fremsendt, ligesom det heller ikke fremgik, om der var dokumenter, som kommunen ikke havde besluttet at give indsigt i. Først den 13. juni 2019 blev de syv notater journaliseret. Ombudsmanden udtalte, at det var en beklagelig fejl, at kommunen først den 13. juni 2019 journaliserede notaterne. Ombudsmanden udtalte, at det måtte formodes, at en tidligere journalisering kunne have øget kommunens og de involverede medarbejderes opmærksom på dokumenternes eksistens og betydning for sagen og dermed mindsket risikoen for senere fejl i sagsforløbet. Ombudsmanden udtalte, at selvom der ikke er fastsat en frist for journalisering af interne dokumenter, er det almindeligt antaget, at interne dokumenter af betydning for sagen eller sagsbehandlingen i hvert fald bør være journaliseret på tidspunktet for afgørelsen om aktindsigt.
FOB2018.10	Ombudsmanden gennemgik en generel egen drift-undersøgelse af 30 sager i det daværende SKAT og Landsskatteretten. Blandt de 30 sager var der flere eksempler på mangelfuld journalisering. SKAT havde bl.a. vanskeligt ved at identificere og genfinde relevant materiale. Ombudsmanden udtalte, at det bl.a. var tilfældet i såkaldte sagskomplekser, hvor den skattemæssige behandling af et forhold berørte flere skatteydere, og hvor skatteydere havde hver sin sag. Det kunne fx være sagskomplekser, som vedrørte både et selskab og selskabets hovedaktionær, eller som vedrørte flere familiemedlemmer. I en sag burde kontakten med en skatteyders ægtefælle have været journaliseret på skatteyderens sag og ikke en selvstændig sag.
FOB2015.30	Ombudsmanden udtalte, at der ikke er journaliseringspligt for sms-beskeder, som ikke er omfattet af offentlighedsloven, men at beskeden i den konkrete situation burde have været bevaret i en vis kortere periode af hensyn til prøvelse med videre, idet der var tvivl om, hvorvidt sms-beskederne var omfattet af offentlighedsloven.