Lønmodtagere kan i den skattepligtige indkomst fratrække nødvendige udgifter til repræsentation i det omfang, de er anvendt til indtægtens erhvervelse.

Repræsentationsudgifter kan kun fradrages med 25 pct. af de afholdte udgifter, jf. LL § 9, stk. 3. Fradragsretten i den begrænsede form tilkommer selvstændige erhvervsdrivende, selskaber, skattepligtige foreninger m.v. samt lønmodtagere, der har en selvstændig indkomstmæssig interesse i repræsentationsudgifternes afholdelse.

For lønmodtagere gælder, at fradrag for repræsentationsudgifter som regel ikke godkendes, da der normalt ikke er den fornødne sammenhæng mellem udgifternes afholdelse og indkomstens erhvervelse. Se TfS 1996,315 HRD, hvor en ministerråd ikke fik fradrag for udgifter til repræsentation, der var afholdt udover de fra Udenrigsministeriet modtagne repræsentationstillæg. I TfS 1999, 129 LSR fandt Landsskatteretten, at der hverken i LL § 9, eller i SL § 6, litra a, var hjemmel til, at en borgmester kunne fradrage udgifter til repræsentation i forbindelse med hvervet som borgmester.

En lønmodtager kan imidlertid på grund af sin aflønningsform, f.eks. provision af omsætningen, have en selvstændig indkomstmæssig interesse i at afholde repræsentationsudgifter. Det drejer sig typisk om repræsentanter, handelsrejsende og salgschauffører m.v. Disse grupper kan få anerkendt det begrænsede fradrag for afholdte repræsentationsudgifter. I visse tilfælde kan der opstå tvivl om, hvorvidt afholdte repræsentationsudgifter skal henregnes til arbejdsgiverens eller til lønmodtagerens repræsentationsudgifter.

Hvor der til en lønmodtager udbetales repræsentationstillæg og lignende, skal beløbet medregnes som en lønindtægt for lønmodtageren, mens beløbet kan fradrages som  lønudgift for arbejdsgiveren. Det samme gælder beløb, som arbejdsgiveren udbetaler som en godtgørelse for de af lønmodtageren afholdte repræsentationsudgifter, eller når udgifterne godtgøres lønmodtageren uden nærmere specifikation og dokumentation. Lønmodtageren har i så fald begrænset fradragsret for repræsentationsudgifterne, hvis udgifterne har den fornødne forbindelse med udførelsen af det indtægtsgivende arbejde.

Hvis en lønmodtager har afholdt repræsentationsudgifter for arbejdsgiveren, som denne godtgør efter regning (udlæg), skal udgifterne henføres til arbejdsgiverens repræsentationsudgifter, således at arbejdsgiveren har begrænset fradragsret for udgifterne. Det godtgjorte beløb skal i så fald ikke medregnes til lønmodtagerens skattepligtige indkomst, heller ikke hvor lønmodtageren har en selvstændig indkomstmæssig interesse i at afholde repræsentationsudgifterne. "Udlæg efter regning" foreligger, hvor de udgifter, som lønmodtageren har afholdt, refunderes af arbejdsgiveren mod dokumentation i form af eksterne udgiftsbilag.

Personer, der modtager et i henhold til lov fastsat repræsentationstillæg, kan ved opgørelsen af den skattepligtige indkomst fradrage et beløb svarende til tillægget. Reglerne om begrænset fradragsret omfatter således ikke sådanne tillæg, selv om de måtte være benævnt "repræsentationstillæg". Derimod er fradrag for et sådant tillæg omfattet af den almindelige fradragsbegrænsning for lønmodtagerudgifter efter ligningslovens § 9, stk. 1.

DokumentationDet vil normalt være et vilkår for adgangen til at fratrække repræsentationsudgifter, at de kan dokumenteres ved fremlæggelse af bilag. Der må stilles visse krav til sådanne bilag, for at de kan anses for fyldestgørende.

Det må normalt kræves, at bilaget er dateret og angiver udstederen samt (når dette er sædvanligt) tillige modtageren, at det af bilaget fremgår, hvilke ydelser det vedrører, og endelig at det (når dette er sædvanligt) er forsynet med kvitteringspåtegning (kasseapparatafstempling). Specielt med hensyn til restaurationsbilag som dokumentation for repræsentationsudgifter bør yderligere kræves, at det på bilaget er noteret, hvem der har deltaget i sammenkomsten og årsagen til denne.

Selv om specifikationskravet er opfyldt og dokumentation for udgifternes afholdelse foreligger, er skattemyndighederne berettiget til at skønne over, om de afholdte udgifter kan anses for fradragsberettigede driftsudgifter.

Hvor der ikke foreligger fornøden specifikation og dokumentation, må fradrag for repræsentationsudgifter fastsættes efter et skøn.

Der vil næppe altid kunne foreligge et fuldt ud fyldestgørende regnskab, men der bør altid lægges vægt på et på bilag støttet regnskabsmateriale vedrørende repræsentationsudgifter.

En fagforeningskasserer fik ikke fradrag for udgifter svarende til en modtaget repræsentationsgodtgørelse på 2.400 kr., da han ikke i fornødent omfang kunne godtgøre afholdelsen af fradragsberettigede repræsentationsudgifter, LSRM 1981, 79 LSR.

Repræsentation i hjemmetForetages der fradrag for udgifter til repræsentation i hjemmet, må der stilles strenge krav med hensyn til dokumentation for såvel udgifternes størrelse som anledningen til repræsentationen.

Eksempelvis fik en aktieselskabsdirektør ikke godkendt fradrag for udokumenterede udgifter til repræsentation i hjemmet, LSRM 1975, 70 LSR.