SKL § 3 B, stk. 5, omhandler dokumentationspligten. De ændrede regler om dokumentationspligten har virkning for indkomstår, der påbegyndes den 1. januar 2005 eller senere. De skattepligtige, jf. SKL § 3 B, stk. 1, skal udfærdige og opbevare skriftlig dokumentation for, hvorledes priser og vilkår er fastsat for kontrollerede transaktioner. Den skriftlige dokumentation kan udfærdiges på papir eller elektronisk. Der skal dog ikke udarbejdes skriftlig dokumentation for kontrollerede transaktioner, der i omfang og hyppighed er uvæsentlige, jf. SKL § 3 B, stk. 4. Told- og skatteforvaltningen skal fastsætte regler, som skal godkendes af ►Skatterådet (tidligere Ligningsrådet), ◄for indholdet af den skriftlige dokumentation, herunder hvilke typer af transaktioner, der i omfang og hyppighed er uvæsentlige og dermed undtaget fra dokumentationskravet. Den skriftlige dokumentation skal indsendes til skattemyndighederne på begæring, jf. SKL § 3 B, stk. 5, 2.pkt. SKL § 6 om indhentelse af oplysninger fra den skattepligtige finder anvendelse.

Begrænset dokumentationspligt

Mindre virksomheder

1. under 250 beskæftigede og
2. a. har en årlig samlet balance på under 125 mio. kr., eller
   b. en årlig omsætning på under 250 mio. kr.

Se SKL § 3 B, stk. 6.

Ved beskæftigede forstås det gennemsnitlige antal heltidsbeskæftigede i løbet af indkomståret. Dette svarer til den definition, der anvendes i årsregnskabsloven ved afgørelsen af, hvilken regnskabsklasse en virksomhed skal følge, jf. årsregnskabslovens § 7. Personer, der ikke har arbejdet hele året eller som har arbejdet på deltid, indgår således med de relevante brøkdele i opgørelsen.

Balance- og omsætningstal tages fra de officielle regnskaber, opgjort efter de gældende regler på regnskabsområdet i Danmark og øvrige involverede lande med anerkendte internationale regnskabsstandarder. Ved samlet årlig balance forstås aktiver, som er opført i balancen. Ved årlig omsætning forstås nettoomsætning, der defineres som salgsværdien af produkter og tjenesteydelser m.v., der henhører under selskabets ordinære aktiviteter med fradrag af prisnedslag, merværdiafgift og anden skat, der er direkte forbundet med salgsbeløbet.

Opgørelsen af antal beskæftigede, den samlede balance og omsætning skal ske på konsolideret basis, jf. SKL § 3 B, stk. 7. Det vil sige, at der medregnes beskæftigede, balance og omsætning hos juridiske personer, der er koncernforbundet med den skattepligtige. Definitionen af koncernforbundne juridiske personer følger reglerne i kursgevinstlovens § 4, stk. 2, idet koncernforbindelsen skal være opfyldt på balancetidspunktet, dvs. ved regnskabsårets slutning. Ved koncernforbundne juridiske personer forstås juridiske personer, hvor samme aktionærkreds (eller en fond) direkte eller indirekte ejer mere end 50 pct. af stemmerne. Opgørelse på konsolideret basis er dermed alene relevant, hvor den skattepligtige er en juridisk person. Ved opgørelsen af den samlede balance medregnes ikke koncerninterne mellemværender og indbyrdes kapitalandele. Ved opgørelsen af den samlede omsætning i koncernen skal ikke medregnes den interne omsætning.

De mindre virksomheder skal alene udfærdige og opbevare skriftlig dokumentation for, hvorledes priser og vilkår er fastsat for;

1. kontrollerede transaktioner med fysiske og juridiske personer, der er hjemmehørende i en fremmed stat, der ikke har en dobbeltbeskatningsoverenskomst med Danmark og som samtidig ikke er medlem af EU eller EØS,
2. kontrollerede transaktioner med et fast driftssted, der er beliggende i en fremmed stat, der ikke har en dobbeltbeskatningsoverenskomst med Danmark, og som samtidig ikke er medlem af EU eller EØS, og
3. kontrollerede transaktioner med et fast driftssted, der er beliggende i Danmark, forudsat at den skattepligtige er hjemmehørende i en fremmed stat, der ikke har en dobbeltbeskatningsoverenskomst med Danmark, og som samtidig ikke er medlem af EU eller EØS.

Indholdet af dokumentationen

Ved lov nr. 408 af 1. juni 2005 om ændring af skattekontrolloven, skattestyrelsesloven. ligningsloven og tonnageskatteloven, jf. § 1, nr. 5, er told- og skatteforvaltningen blevet tillagt kompetence til at fastsætte regler for indholdet af den skriftlige dokumentation. Disse regler skal godkendes af ►Skatterådet (tidligere Ligningsrådet). ◄Regler er på tidspunktet for redaktionens slutning under udarbejdelse. Indtil reglerne er udarbejdet henvises til vejledningen "Transfer pricing - kontrollerede transaktioner, Dokumentationspligt", udgivet af Told- og Skattestyrelsen i december 2002, samt pjecen "Transfer pricing", udgivet februar 2004.

De skattepligtige skal som minimum redegøre for, hvorledes priser og vilkår for kontrollerede transaktioner rent faktisk er fastsat, men dokumentationen skal være af en sådan art, at den kan danne grundlag for en vurdering af, om priser og vilkår er fastsat i overensstemmelse med, hvad der kunne være opnået, hvis transaktionerne var afsluttet mellem uafhængige parter (armslængdeprincippet). ►SKATs◄ vurdering af priser og vilkår skal være i overensstemmelse med OECD's retningslinier for transfer pricing, jf. afsnit S.I.2.7.

Dokumentationspligten påhviler skattepligtige, der har gennemført kontrollerede transaktioner. Det er ikke i bestemmelsen nøjagtigt angivet hvilken dokumentation, der skal udfærdiges af den enkelte skattepligtige. Dette er ikke muligt på grund af de store forskelle i virksomhedernes struktur og aktiviteter. Endvidere er de skattepligtige som udgangspunkt selv bedst i stand til at vurdere, hvilken dokumentation der bedst viser, at priser og vilkår er fastsat i overensstemmelse med armslængdeprincippet.

7-punktsplanenPrisfastsættelsen af de kontrollerede transaktioner og dokumentationen heraf kan tage udgangspunkt i følgende syv punkter:

1. Beskrivelse af virksomheden
2. Beskrivelse af de kontrollerede transaktioner
3. Funktions- og risikoanalyse
4. Beskrivelse af økonomiske forhold
5. Sammenlignelighedsanalyse
6. Valg af prisfastsættelsesmetode
7. Skriftlige aftaler

De første fire punkter har til formål at beskrive virksomheden og relevante omgivende faktorer samt de kontrollerede transaktioner. Disse beskrivelser udgør grundlaget for en senere sammenligning med uafhængige transaktioner for at kunne fastsætte armslængdepriserne ud fra disse transaktioners priser eller avancer. På baggrund af beskrivelsen af egne forhold finder virksomheden som punkt 5 og 6 sammenlignelige uafhængige transaktioner og vælger ud fra disse den bedst egnede prisfastsættelsesmetode for de interne overdragelser af varer eller ydelser. Punkt 7 omhandler, hvordan de forbundne parter bør indgå skriftlige aftaler vedrørende de priser og vilkår for de interne overdragelser, som parterne er nået frem til. De enkelte punkter kan indeholde følgende oplysninger:

Ad 1. Beskrivelse af virksomhedenBeskrivelsen af virksomheden bør indeholde en oversigt over den juridiske og organisatoriske struktur, parterne indgår i. I beskrivelsen bør også indgå informationer om, hvilke typer aktiviteter som udføres, hvilke produkter som produceres osv. Det er ligeledes vigtigt at beskrive, hvilken strategi virksomheden følger, dvs. om virksomheden f.eks. satser på unikke, højt specialiserede mærkevarer eller ydelser, eller om man forsøger at konkurrere på lave priser, samt om virksomheden er i en opstartsfase eller allerede har skabt sig en markedsposition. Af relevans er ligeledes de ydre omstændigheder, som økonomisk påvirker virksomheden og dermed sammenligneligheden, dvs. beskrivelse af markedet for virksomhedens produkter; hvordan konkurrencen er, hvilke substitutter som findes m.v. samt andre forhold af betydning såsom offentlige reguleringer.

Ad 2. Beskrivelse af de kontrollerede transaktionerI beskrivelsen af de kontrollerede transaktioner identificeres i første omgang de transaktioner, som finder sted mellem de forbundne parter. For hver transaktion eller transaktionsart bør beskrives, hvad der er overdraget, omfanget heraf, til hvilken modtager, samt hvorledes der sker afregning for de leverede varer eller ydelser.

Ad 3. Funktions- og risikoanalyseEn meget vigtig del af dokumentationsprocessen er en beskrivelse af parternes funktioner og risici i relation til de kontrollerede transaktioner. Identifikationen af, hvor i koncernen funktionerne og risiciene er placeret, har betydning, når der i sammenlignelighedsanalysen skal findes sammenlignelige transaktioner. Fordelingen af funktioner og risici mellem de forbundne parter har stor betydning for armslængdepriserne, eftersom det må forventes, at den største del af en koncerns indtjening skal tilfalde de enheder, hvor den værdiskabende aktivitet sker, og hvor de største risici tages. De aktiver, som indgår, har naturligvis også væsentlig betydning. En funktions- og risikoanalyse kan udarbejdes som en skematisk opstilling eller som en mere beskrivende fremstilling.

Ad 4. Beskrivelse af økonomiske forholdTil brug for en sammenligning med uafhængige transaktioner vil det være relevant at bearbejde og opstille de ovenfor beskrevne oplysninger om den dokumentationspligtige virksomhed på en sådan måde, at dataene umiddelbart kan sammenlignes. I første omgang bør ske en opdeling af virksomhedens økonomiske poster på de forskellige transaktionsarter og på henholdsvis kontrollerede transaktioner og transaktioner med uafhængige parter. Det vil også være relevant at understøtte oplysningerne i de beskrivende afsnit med historiske regnskabstal.

Ad 5. SammenlignelighedsanalyseMed udgangspunkt i ovenstående forhold søges efter sammenlignelige transaktioner med henblik på at fastsætte armslængdepriser for de kontrollerede transaktioner ud fra priser eller avancer for de sammenlignelige transaktioner. Er det ikke muligt at finde tilstrækkeligt sammenlignelige transaktioner, må virksomheden i første omgang se på, om der kan justeres eller korrigeres for eventuelle forskelle, så transaktionerne bliver sammenlignelige.

Kan virksomheden ikke finde data, som dækker præcis den pågældende transaktion, kan det være nødvendigt at gruppere transaktionerne, således at der eksempelvis sammenlignes en hel produktlinie fremfor det enkelte produkt. Forskelle i livscyklus for de kontrollerede transaktioner og for transaktionerne med de uafhængige parter kan korrigeres ved at anvende data for flere år. Ligeledes kan det være relevant at indsamle data for de mest sammenlignelige transaktioner og heraf udarbejde et interval, indenfor hvilket armslængdeprisen anses at ligge.

Hele processen med at finde sammenlignelige data bør behørigt dokumenteres, hverunder valg og fravalg samt de eventuelle justeringer, som foretages for at opnå sammenlignelighed.

Det kan i visse tilfælde være nødvendigt, at virksomhederne udarbejder analyser eller køber sig adgang til databaser med sammenlignelige data, men overordnet bør virksomhederne selv være i stand til at udforme den tilstrækkelige dokumentation.

Med virkning for indkomstår, der påbegyndes 1. januar 2005 eller senere skal databaseundersøgelser alene udarbejdes, såfremt told-og skatteforvaltningen anmoder herom. Der gives en frist på minimum 60 dage til at udarbejde databaseundersøgelsen, jf. SKL § 3 B, stk. 5, 3. pkt.

►◄Ad 6. Valg af prisfastsættelsesmetodeI OECD's retningslinier vedrørende transfer pricing, jf. afsnit S.I.2.7, beskrives fem metoder til at fastsætte armslængdepriser for kontrollerede transaktioner. Metoderne anvender data vedrørende sammenlignelige uafhængige transaktioner for at fastsætte armslængdeprisen for en kontrolleret transaktion. Der kan enten være tale om at finde selve prisen på sammenlignelige transaktioner som grundlag for prisfastsættelsen af transaktionerne, eller armslængdeprisen kan bestemmes via sammenlignelige transaktioners brutto- eller nettoavance. Arten af transaktionerne samt hvilke sammenlignelige data, som kan findes, danner udgangspunktet for valget af den mest optimale af prisfastsættelsesmetoderne.  Valget af prisfastsættelsesmetode beskrives og begrundes. Metoderne beskrives nærmere i afsnit S.I.2.7.2.

SprogDokumentationen til ►SKAT◄ kan være udarbejdet på dansk, engelsk, norsk eller svensk.

Aftale med et andet landDe skattepligtige skal oplyse, om prisfastsættelsen er sket efter aftale med et andet lands skattemyndigheder, herunder på basis af en forhåndsgodkendelse. Denne aftale skal fremsendes på begæring.

I tilfælde hvor der er udarbejdet dokumentation for en koncerns prisfastsættelse til brug for skattemyndighederne i andre lande, vil denne dokumentation kunne anvendes i Danmark, såfremt den omfatter de relevante kontrollerede transaktioner, og såfremt den kan danne grundlag for en vurdering af, om priser og vilkår er fastsat i overensstemmelse med armslængdeprincippet. Det kan dog være nødvendigt at afgive supplerende oplysninger.

Tavshedspligt►SKAT◄ må kun kræve de nødvendige oplysninger og skal endvidere sikre, at virksomhederne ikke risikerer forretningshemmeligheder offentliggjort i forbindelse med deres opfyldelse af dokumentationspligten. I Danmark er virksomhederne beskyttet af de almindelige forvaltningsretlige regler om tavshedspligt samt af ►SFL §17◄.

Opbevaringspligt Skatteydere skal opbevare dokumentationen i 5 år, jf. lov nr. 1006 af 23. december 1998 (Bogføringsloven) .