Der er alene tale om repræsentation, hvis udgiften afholdes over for personer, der ikke er knyttet til virksomheden som medarbejdere mv. Da personaleudgifter er fuldt fradragsberettigede driftsudgifter efter SL § 6, stk. 1, litra a, medens der kun er begrænset fradragsret for repræsentationsudgifter, skal der foretages en afgrænsning af repræsentationsudgifter over for personaleudgifter.

Personaleudgifter er udgifter, der afholdes direkte til fordel for de ansatte i en virksomhed, og som knytter sig til velfærdsforanstaltninger, eller som tager sigte på at forbedre arbejdsmiljøet eller arbejdsklimaet.   

Det er derfor nødvendigt at sondre mellem, om udgifterne er afholdt over for medarbejdere (interne udgifter), eller om de er afholdt over for forretningsforbindelser.   

Som medarbejdere betragtes først og fremmest de ansatte i virksomheden. Herudover er der en række andre persongrupper, der har en sådan tilknytning til virksomheden, at de normalt må sidestilles med medarbejdere. 

Bestyrelsesmedlemmer og aktionærer betragtes som medarbejdere, når udgifterne afholdes over for disse i deres egenskab af bestyrelsesmedlemmer og aktionærer. På samme måde betragtes medlemmer af skattepligtige foreninger som medarbejdere, når de udfører et arbejde for foreningen. Udgifter til bestyrelsesmøder, genereralforsamlinger og medlemsmøder er således fradragsberettigede efter skattelovgivningens almindelige regler, hvis udgifterne har den nødvendige tilknytning til indkomsterhvervelsen. Udgifterne må f.eks. ikke have karakter af udlodning. Hvis udgifterne derimod afholdes over for de pågældende bestyrelsesmedlemmer, aktionærer eller foreningsmedlemmer i deres egenskab af forretningsforbindelser, er udgifterne ikke fuldt fradragsberettigede som interne udgifter. Der er således f.eks. kun begrænset fradrag for udgifter af repræsentativ art, som i forbindelse med en handel afholdes over for en aktionær, der også er kunde i selskabet.

Medarbejdere i et selskabs moderselskab eller datterselskaber betragtes som "medarbejdere" i det pågældende selskab, når udgifterne afholdes i modtagernes egenskab af medarbejdere i koncernen. Udgifter, som et selskab afholder i forbindelse med et besøg af medarbejdere fra moderselskabet eller et datterselskab, betragtes normalt som fuldt fradragsberettigede interne udgifter. Derimod anses udgifter afholdt over for medarbejdere i selskabets søsterselskab ikke for interne udgifter.  

Virksomhedens kunder, leverandører, rådgivere, forhandlere og fuldmægtige, kommissionærer, konsignanter og agenter uden ansættelse i virksomheden betragtes som forretningsforbindelser. Af rådgivere kan nævnes virksomhedens advokater, revisorer, konsulenter og rådgivende ingeniører, der ikke er ansat i virksomheden.  En virksomheds udgifter til bespisning af virksomhedens revisor i forbindelse med gennemgang af  regnskaberne skal således henføres til repræsentationsudgifter. I ganske særlige tilfælde kan det forekomme, at de omtalte forhandlere, fuldmægtige, kommissionærer, konsignanter og agenter må sidestilles med medarbejdere, således at udgifter afholdt over for disse personer er fuldt fradragsberettigede. Dette kan være tilfældet, hvor en producent eller importør af et bestemt produkt afholder udgifterne til et kursus eller en instruktion for forhandlerne m.v. af et bestemt produkt. Det må dog være en betingelse, at kurset eller instruktionen ikke har karakter af selskabelighed, og at afholdelsen er nødvendig for at de pågældende forhandlere m.v. kan varetage deres salgsopgaver vedrørende det pågældende produkt. Hvis det i sådanne tilfælde efter en konkret vurdering er naturligt at sidestille forhandlerne m.fl. med virksomhedens ansatte, kan både rejse-, opholds- og fortæringsudgifter fradrages i samme omfang, som hvis udgifterne var afholdt over for ansatte. Som eksempel kan nævnes, at bilforhandlere normalt betragtes som forretningsforbindelser i forhold til importøren af de pågældende biler. Hvis importøren imidlertid i forbindelse med lanceringen af en ny bilmodel inviterer landets hovedforhandlere til en demonstration, der er nødvendig for, at forhandlerne kan varetage deres salgsopgaver, må forhandlerne i denne forbindelse betragtes som importørens medarbejdere. Se endvidere SKM2003.204.ØLR om afgrænsningen mellem medarbejdere og forretningsforbindelser i afsnit E.B.3.7.6.

SKM2005.62.ØLR ►(appelleret)◄. Toyota Danmark A/S afholdt udgifter til forhandlerrejser til Japan og Barcelona, hvori deltog en række selvstændige Toyota-forhandlere. Toyota Danmark A/S gjorde gældende, at forhandlerrejserne var nødvendige for at forhandlerne kunne varetage deres salgsopgaver vedrørende Toyota-biler. For så vidt angår rejsen til Japan 4. - 11. april 1998 bemærkede landsretten, at der deltog 41 personer, heraf 14 forhandlere med ægtefæller, 7 ansatte med 4 ægtefæller samt Toyota Danmark A/S´ advokat og dennes ægtefælle. Deltagerne betalte selv flybilletten. Kun 3 af dagene var programsat med arrangementer direkte knyttet til Toyotas virksomhed og disse arrangementer havde en samlet varighed af 9 timer inkl. en enkelt transfer og en frokost. Arrangementerne omfattede besøg på 4 museer/udstillingssteder, heraf 3 med offentlig adgang, og 1 fabriksbesøg. Den del af den resterende tid, som ikke medgik til transport, var programsat til sightseeing i Tokyo, Nagoya og Kyoto. For så vidt angår konferencen i Barcelona den 3. - 5. marts 1999 bemærkede landsretten, at ca. 8.000 gæster deltog, heraf 3.500 forhandlere med ægtefæller m.v. Deltagerne betalte selv for hotelopholdet. Af aktiviteter direkte knyttet til Toyotas virksomhed omfattede konferencen den 4. marts 1999 et foredrag med præsentation af en ny europæisk salgsstrategi og en fremvisning af ca. 100 Yaris biler i en hal. Denne del af konferencen varede samlet 1 time og 45 minutter. Dagen efter blev der afholdt et nationalt forhandlermøde af 2 timers varighed, hvor konsekvenserne af strategien for det danske marked blev præciseret og hvor ægtefællerne lige som aftenen før kunne deltage. Landsretten fandt på den baggrund ikke, at sagsøgeren havde godtgjort, at rejsen til Japan havde haft karakter af kursus, instruktion eller lignende, som det havde været nødvendigt at deltage i, for at de pågældende forhandlere kunne varetage deres salgsopgaver vedrørende Toyota-biler. Landsretten lagde herved vægt på, at rejsen i væsentligt omfang havde haft et almindeligt turistmæssigt program og foregik under ledsagelse af ægtefæller. Det samme gjaldt konferencen i Barcelona, som havde et sparsomt fagligt indhold - også for så vidt angår Yaris modellen - udelukkende af overordnet, generel karakter og hvor forhandlerne ligeledes var ledsaget af ægtefæller. Udgifterne til opholdet i Japan og konferencen i Barcelona kunne derfor allerede af denne grund ikke anses som fuldt fradragsberettigede driftsomkostninger, jf. SL § 6, stk. 1, litra a, men måtte anses som repræsentationsudgifter med begrænset fradragsret, jf. LL § 8, stk. 4.

Et selskab, der producerede naturlægemidler, som blev solgt til apoteker og helseforretninger, inviterede sine forhandlere og disses ansatte til forhandlermøder for at give dem et bedre kendskab til produkterne, således at markedsføringen blev bedre. Under hensyn til at der var tale om generel information, der ikke kunne siges at være en forudsætning for varetagelse af salgsopgaverne, fandtes udgifterne til rejse, ophold og fortæring ikke at kunne betragtes som driftsudgifter efter SL § 6, stk. 1, litra a. Da udgifterne ikke kunne anses for afholdt over for en ubestemt kreds af kunder eller potentielle kunder, og da der på møderne var sket egentlig bespisning af deltagerne, kunne udgifterne heller ikke fradrages som reklameudgifter. Landsretten fandt herefter, at der alene var tale om repræsentationsudgifter med begrænset fradragsret. Se TfS 1999, 126 VLD. 

Udgifter til klientmøder, hvori såvel indehaveren af revisionsvirksomheden som dennes medarbejdende ægtefælle deltog, kunne hverken fradrages som mødeudgifter eller som personaleudgifter, men blev alene anset for repræsentationsudgifter med kun 25 pct.'s fradragsret. TfS 1992, 66 LSR.

SKM2002.126.LSR Et agentur, der blev drevet i selskabsform, afholdt en række repræsentationsudgifter, der blev refunderet over for selskabet af agenturgiver, et tysk selskab. Det kunne ikke antages, at udgifterne var afholdt udelukkende i det tyske selskabs interesse og var udgifter, der ikke vedrørte det danske agentur. Udgifterne måtte antages at have betydning for det danske selskabs indkomsterhvervelse og dermed tillige repræsentationsudgifter for dette.