Offentlighedsloven regulerer adgangen til aktindsigt for ikke-parter, herunder pressen, og gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning.

Personkreds Adgangen til aktindsigt efter offentlighedsloven gælder for enhver, jf. OFL § 4, stk. 1. Det er uden betydning, om den der anmoder om aktindsigt er dansk statsborger, eller om den pågældende har bopæl her i landet. Det er ligeledes uden betydning, om det er en fysisk eller juridisk person, der anmoder om aktindsigt.

Danske forvaltningsmyndigheder vil i almindelighed ikke have behov for at søge oplysninger hos hinanden ved at anmode om aktindsigt efter offentlighedslovens regler, da det følger af FVL § 31, at disse myndigheder skal bistå hinanden med fornødne oplysninger, jf. afsnit M.3 om tavshedspligt og videregivelse af fortrolige oplysninger.

Da reglerne i forvaltningsloven om videregivelse af oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed kun gælder for danske forvaltningsmyndigheder, er det antaget, at udenlandske myndigheder ikke er afskåret fra at anmode om aktindsigt efter offentlighedsloven.

Sagstyper Offentlighedsloven gælder for anmodninger om aktindsigt i al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jf. OFL § 1, stk. 1. Loven omfatter således som udgangspunkt ikke alene afgørelsessager, men enhver form for virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, herunder faktisk forvaltningsvirksomhed.

Loven omfatter dog ikke sager inden for strafferetsplejen, jf. OFL § 2, stk. 1, 1. pkt. Dette gælder for såvel verserende som afsluttede straffesager, herunder administrative straffesager.

Endvidere gælder der en tidsbestemt undtagelse for lovgivningssager, idet sager om lovgivning, herunder bevillingslove først er omfattet af loven, når lovforslag er fremsat for Folketinget, jf. OFL § 2, stk. 1, 2. pkt.

Endelig gælder for personalesager, at sager om ansættelse eller forfremmelse er undtaget fra aktindsigt, jf. OFL § 2, stk. 2, 1. pkt. For så vidt angår andre personalesager omfatter retten til aktindsigt kun de oplysninger, der er nærmere opregnet i loven, jf. OFL § 2, stk. 2, 2. pkt. og stk. 3, 1. pkt.

Forholdet til tavshedspligt Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven er begrænset af særlige bestemmelser om tavshedspligt, jf. OFL § 14, 1. pkt. De almindelige regler om tavshedspligt efter straffeloven, forvaltningsloven og tjenestemandslovgivningen er derimod uden betydning for retten til aktindsigt, jf. OFL § 14, 2. pkt.

Reglerne om skattemyndighedernes særlige tavshedspligt er samlet i SSL § 37.

Efter bestemmelsen i SSL § 37 er oplysninger i skattesager om en fysisk eller juridisk persons økonomiske, erhvervsmæssige eller privatlivet tilhørende forhold omfattet af den særlige tavshedspligt, jf. afsnit M.3. Samme tavshedspligt gælder efter SKL § 6 F, stk. 2 for registrerede oplysninger og oplysninger hos Told- og Skattestyrelsen, der ligger til grund for Told- og Skattestyrelsens observationsregister efter SKL § 6 F, stk. 1. Observationsregistret omfatter ikke kun oplysninger om skatter, men også oplysninger om arbejdsmarkedsbidrag, told og afgifter.

En undtagelse af skatteoplysninger efter OFL § 14, jf. SSL § 37 eller af oplysninger om skatter, arbejdsmarkedsbidrag, told eller afgifter efter OFL § 14, jf. SKL § 6 F, stk. 2 indebærer, at det dokument, der indeholder de pågældende oplysninger, kan undtages som helhed, da OFL § 14 ikke indeholder en ekstraheringsbestemmelse. Derimod kan en sag ikke undtages som helhed efter denne bestemmelse, selvom alle dokumenter i den pågældende sag antages at indeholde oplysninger, der er omfattet af den særlige tavshedspligt. Det skal derfor fremgå af afgørelsen i form af journaludskrift eller udarbejdet aktliste, at hver enkelt dokument  er vurderet og undtaget fra aktindsigt efter bestemmelsen, hvis alle dokumenter indeholder oplysninger, der er omfattet af den særlige tavshedspligt.

Meroffentlighed Offentlighedsloven regulerer kun spørgsmålet om, i hvilket omfang forvaltningen er forpligtet til at give adgang til aktindsigt. Den enkelte myndighed er derfor ikke afskåret fra efter eget skøn at give aktindsigt i videre omfang, hvis dette ikke strider mod regler om tavshedspligt, jf. OFL § 4, stk. 1, 2. pkt. om meroffentlighed.

Omfang og undtagelser Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven omfatter med de undtagelser, der er nævnt i OFL §§ 7 - 14 alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed, herunder journaludskrift og andre fortegnelser over sagens dokumenter, jf. OFL § 4, stk. 1, 1. pkt. Det følger modsætningsvis af bestemmelsen, at retten til aktindsigt ikke omfatter dokumenter, der endnu ikke er oprettet, dvs. løbende aktindsigt, jf. FOB 1998, 302. 

Undtagelsesbestemmelserne i OFL §§ 7, 8, 10 og 11 omfatter undtagelse af dokumenter, bestemmelserne i OFL §§ 12 - undtagelse af oplysninger, og bestemmelsen i OFL § 14 regulerer forholdet til tavshedspligt, jf. ovenfor. (OFL § 9 er ophævet ved lov nr. 504 af 30. juni 1993 om aktindsigt i helbredsoplysninger).

Undtagelse af dokumenter - OFL §§ 7, 8, 10 og 11 OFL §§ 7, 8, 10 og 11 indeholder tilsvarende bestemmelser om undtagelse af interne arbejdsdokumenter som de, der er indeholdt i §§ 12 - 14 i forvaltningsloven. For så vidt angår anvendelsesområdet for disse bestemmelser, se afsnit M.1.2.1.

Undtagelse af oplysninger - privates forhold, jf. OFL §§ 12 og , stk. 1, nr. 6 Undtagelse af oplysninger om privates forhold er efter offentlighedsloven reguleret i § 12 og § , stk. 1, nr. 6.

Efter § 12, stk. 1, nr. 1 omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om enkeltpersoners, dvs. fysiske personers private, herunder økonomiske forhold. OFL § 12, stk. 1, nr. 1 er absolut i den forstand, at anvendelse af bestemmelsen ikke er betinget af en konkret interesseafvejning, men alene afhænger af om de pågældende oplysninger efter deres art er omfattet af bestemmelsen. Det er imidlertid almindeligt antaget, at ikke enhver oplysning om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold kan undtages efter bestemmelsen. Omfattet af bestemmelsen er således kun oplysninger af denne art som efter en generel vurdering vedrører "privatlivets fred" - dvs. oplysninger der er så følsomme, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne unddrages offentlighedens kendskab. Oplysninger, der er offentligt tilgængelige efter andre regler, fx i offentlige registre, håndbøger eller ved offentlig fremlæggelse vil derfor som udgangspunkt ikke kunne undtages fra aktindsigt. Hvis sådanne oplysninger imidlertid kædes sammen med andre oplysninger, som ikke er offentligt tilgængelige, eller i øvrigt indgår i en anden sammenhæng, vil der med hensyn til alle oplysninger kunne blive tale om så følsomme oplysninger, at de er omfattet af OFL § 12, stk. 1, nr. 1. Det samme må antages at gælde oplysninger, der fx via offentlige medier er gjort tilgængelige af den, oplysningen er om. Sådanne oplysninger må derfor - trods offentliggørelse for en større eller mindre kreds af personer - fortsat efter omstændighederne kunne undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen.

Efter disse generelle retningslinier for afgrænsning af omfattede oplysninger vil særligt følsomme oplysninger omfattet af forvaltningslovens § 28, stk. 1 - fx oplysninger om race, religion, strafbare forhold og helbredsforhold - utvivlsomt være omfattet af OFL § 12, stk. 1, nr. 1.

For så vidt angår andre oplysninger af privat karakter er det eksempelvis fast antaget, at cpr-numre kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelsen.

Endvidere er oplysninger af økonomisk art omfattet af bestemmelsen, hvis de afslører noget om enkeltpersoners privatøkonomi. På Skatteministeriets område kan oplysninger, som vedrører told, skat, arbejdsmarkedsbidrag og afgifter, og som afslører forhold om enkeltpersoners privatøkonomi, således undtages fra aktindsigt efter OFL § 12, stk. 1, nr. 1. I det omfang oplysninger af denne art er omfattet af SSL § 37 eller SKL § 6 F, har myndighederne imidlertid pligt til at undtage de pågældende oplysninger fra aktindsigt efter OFL § 14, jf. SSL § 37 henholdsvis SKL § 6 F. Se evt. ovenfor om forholdet til tavshedspligt samt afsnit M.3.

Efter OFL § 12, stk. 1, nr. 2 kan retten til aktindsigt i oplysninger om drifts- eller forretningsforhold eller lignende begrænses efter en konkret vurdering. Bestemmelsen kan således kun anvendes, hvis imødekommelse af aktindsigt efter en konkret vurdering må antages at indebære nærliggende risiko for, at der typisk af konkurrencemæssige grunde påføres den person eller virksomhed, oplysningerne er om, skade - navnlig i form af et økonomisk tab af nogen betydning. Endvidere skal skaden være konkret, og den skal være en umiddelbar følge af, at der gives aktindsigt. I tvivlstilfælde bør der - til belysning af risikoen for et tab som følge af aktindsigt - indhentes en udtalelse fra den person eller virksomhed, oplysningen er om. En sådan høringsudtalelse er ikke bindende for myndigheden, der selv træffer afgørelse ud fra en samlet oplysning og vurdering af sagen. En borger/virksomhed, der har afgivet udtalelse, er ikke part i aktindsigtssagen, men vil være part i en eventuel senere klagesag om tavshedspligt, der rejses af borgeren/virksomheden.

I det omfang oplysninger om erhvervsmæssige forhold er omfattet af SSL § 37 eller SKL § 6 F, har myndigheden pligt til - uden vurdering af eventuel skadevirkning - at undtage de pågældende oplysninger fra aktindsigt efter OFL § 14, jf. SSL § 37 henholdsvis SKL § 6 F. Se evt. afsnit M.3 om tavshedspligt.

Undtagelse af oplysninger - offentlige og private interesser, jf. OFL § , stk. 1, nr. 1-6 Efter OFL § , stk. 1, nr. 1 - 6 kan retten til aktindsigt i oplysninger begrænses ud fra hensynet til private og offentlige interesser. Anvendelse af bestemmelsen forudsætter, at der foretages en konkret vurdering, idet en anmodning om aktindsigt kun kan afslås, hvis det skønnes nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til en række nærmere opregnede offentlige interesser (nr. 1 - 5) samt offentlige og private interesser (nr. 6). Det betyder, at aktindsigt kun kan afslås, hvis det må antages, at der er nærliggende fare for, at de nævnte interesser vil lide skade af betydning. Der skal derimod ikke ved denne vurdering tages hensyn til ansøgers individuelle interesse (retlige interesse) i at opnå aktindsigt. Bestemmelsen i OFL § , stk. 1, nr. 6 om hensynet til private og offentlige interesser, "hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet" har karakter af en opsamlingsbestemmelse, der giver hjemmel til undtagelse af oplysninger fra aktindsigt i andre tilfælde end nævnt i §§ 12 og , stk. 1, nr. 1 - 5. Anvendelsesområdet for bestemmelsen er imidlertid snævert, idet det må antages, at den kun kan benyttes hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller enkeltpersoners interesser er klart påkrævet, og hvor disse interesser er af en art, der er anerkendt ved udformningen af lovens øvrige undtagelsesbestemmelser, men hvor de udtrykkelige bestemmelser har vist sig utilstrækkelige. Bestemmelsen er således eksempelvis ikke anvendelig til beskyttelse af internt præget samarbejde mellem forvaltningsmyndigheder, og mellem forvaltningsmyndigheder og private, jf. FOB 1988, 57ff.