| Alle aktiviteter vedrørende A-skat, AM-bidrag og SP-bidrag skal som alle andre transaktioner bogføres i overensstemmelse med kravene i bogføringsloven. Hver registrering skal dokumenteres ved bilag. Bilaget skal oplyse, hvad der er nødvendigt for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb, jf. § 9 i bogføringsloven.
Herudover er der fastsat særlige skattemæssige krav til regnskabsgrundlaget.
Stiller arbejdgiveren fri bil og/eller fri telefon til rådighed, skal værdiansættelsen fremgå af grundbilaget, jf. AMFLbek. § 28, stk. 4 og KSLbek. § 29, stk. 1.
For øvrige personalegoder, der indgår i A-indkomsten, skal grundlaget for værdiansættelsen ligeledes fremgå, jf. AMFLbek. § 28, stk. 4.
For skattefri rejse- og befordringsgodtgørelser samt de delvis skattefrie ydelser efter LL § 7 U og LL § 7 O, stk. 1, nr. 3, skal navn, adresse og personnummer (fødselsdata, hvis personen er uden CPR-nr.) fremgå af grundbilaget. Bilaget skal endvidere indeholde oplysning om grundlaget for skattefriheden, jf. KSLbek. § 29, stk. 5.
Det gælder således generelt for den skattefri del af gaver, jubilæumsgratialer, fratrædelsesgodtgørelser og vederlag til afløsning af pensionstilsagn samt skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse, at skattefriheden skal dokumenteres på grundbilaget.
Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse►Efter LL § 9, stk. 5 kan der udbetales skattefri godtgørelser til dækning af rejseudgifter mv. omfattet af LL §§ 9 A eller 31, stk. 4 og befordringsudgifter omfattet af LL §§ 9 B eller 31, stk. 5, forudsat godtgørelserne ikke modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Godtgørelserne må endvidere ikke overstige satser, der for rejse er direkte fastsat i loven, jf. LL § 9 A og for kørsel er fastsat af Ligningsrådet, jf. TSS-cirk. 2000-39. For reglernes anvendelsesområde henvises til afsnit ◄►B.1.7◄►.
Med hensyn til kontrol og administration af de skattefrie godtgørelser har skatteministeren i medfør af LL § 9, stk. 5 fastsat nærmere regler i LL-bek. nr. 173 af 13. marts 2000. I § 1, stk. 2 og § 2, stk. 2 præciseres det, at bogføringsbilag vedrørende skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse skal indeholde oplysning om
◄ - modtagerens navn, adresse og CPR-nummer,
- kørslens/rejsens erhvervsmæssige formål,
- dato for kørslen og ved rejse tillige start- og sluttidspunkt,
- rejse-/kørselsmål med eventuelle delmål,
- antal kørte kilometer,
- anvendte satser, og
- beregning af kørsels- henholdsvis rejsegodtgørelsen.
Der er således intet krav om, at medarbejderen fører et egentligt kørselsregnskab med angivelse af den samlede kørsel, dvs. såvel den private som den erhvervsmæssige del.
Bekendtgørelsen fastsætter, at arbejdsgiveren skal kontrollere, at betingelserne for skattefri udbetaling af rejsegodtgørelse er opfyldt, herunder antallet af rejsedage, jf. § 1, stk. 1 1. punktum. Det er ligeledes ved udbetaling af kørselsgodtgørelse en forudsætning, at arbejdsgiveren m.fl. fører kontrol med antallet kørte af kilometer med lønmodtagerens eget køretøj. Begrebet eget køretøj er for så vidt angår egen bil er behandlet under afsnit B.1.7.1.2.
Det skal således for fuldstændig dokumentation af skattefriheden - udover forannævnte dokumentation - tillige fremgå af arbejdgiverens regnskabsmateriale, at der er ført kontrol.
Der kan ikke gives entydige og fuldstændige retningslinier for den kontrol, som arbejdsgiveren skal foretage for at opfylde sin kontrolforpligtelse.
Der må derfor i hvert enkelt tilfælde foretages en vurdering af regnskabsmaterialets karakter, herunder arbejdsgiverens kontrolmuligheder.
Arbejdsgiveren kan normalt sikre sig, at kontrollen er tilstrækkelig, hvis der er fastlagt klare administrative rutiner, gennemføres en effektiv intern kontrol, og den faktiske kontrol har afsat sig spor i form af attestation samt korrektion af eventuelle fejl, der for eksempel kan være konstateret ved efterregning.
For så vidt angår kørselsgodtgørelse, der kun kan udbetales skattefrit for kørsel i egen bil eller på egen motorcykel, kan det være vanskeligt for arbejdsgiveren i hvert eneste tilfælde at kontrollere, at eget køretøj er anvendt. Kontrolforpligtelsen vil i den forbindelse almindeligvis være opfyldt, hvis modtageren af kørselsgodtgørelsen på grundbilaget erklærer, at kørslen er sket med egen bil/motorcykel. Det forudsætter naturligvis, at den pågældende ejer et sådant køretøj og at arbejdsgiveren har en begrundet overbevisning herom.
Arbejdsgiveren kan således ikke fraskrive sig sin kontrolforpligtelse alene på grundlag af lønmodtagerens erklæring, hvis arbejdsgiveren eller dennes repræsentant accepterer arbejdstagerens erklæring mod bedre vidende. |