Indhold

Dette afsnit handler om de krav, der gælder for en anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven (OFL).

Afsnittet indeholder:

Identifikationskravet
Uforholdsmæssigt ressourceforbrug
Retsstridigt formål eller lignende
Vejledningspligten
God forvaltningsskik
Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKM-meddelelser mv.
Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Identifikationskravet

En anmodning om aktindsigt efter §§ 7 og 8 skal

1) indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og

2) angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører.

En anmodning om aktindsigt skal angive den sag eller det dokument, den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med, jf. offentlighedslovens § 9. Den, der ønsker aktindsigt, må derfor have et vist kendskab til sagens eller dokumentets eksistens før henvendelse til vedkommende myndighed.

Identifikationskravet betyder imidlertid ikke, at der skal opgives et journalnummer. Anmodningen skal blot indeholde tilstrækkelige oplysninger til, at myndigheden gennem sine journaler kan finde den pågældende sag eller det pågældende dokument.

Bestemmelsen i § 9, stk. 1, fastslår, at den aktindsigtssøgende skal identificere de dokumenter eller sager, som vedkommende ønsker aktindsigt i. Identifikationskravet er derfor opfyldt, hvis aktindsigtsanmodningen indeholder sådanne oplysninger, at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres. Herudover skal anmodningen også indeholde en angivelse af temaet for den sag eller det dokument, som der ønskes aktindsigt i. Om dette krav er opfyldt, vil bero på en konkret vurdering af ordlyden i den enkelte anmodning.

Offentlighedsloven indeholder ikke yderligere indholdsmæssige eller formmæssige krav til anmodningen. Det betyder, at der ikke kan stilles krav om skriftlighed eller begrundelse for at en myndighed skal behandle den. En anmodning om aktindsigt, der modtages telefonisk, skal derfor behandles og afgøres på lige vilkår som en skriftlig anmodning. Mundtlige anmodninger om skal noteres ned på sagen, jf. offentlighedslovens § 13.

Ombudsmanden har i sagen FOB 2020.17 bl.a. udtalt, at myndigheden burde have udarbejdet et fyldestgørende notat om en telefonisk aktindsigtsanmodning fra en journalist. Myndigheden burde også have søgt dialog med journalisten, da det ikke stod klart, om journalisten og myndigheden havde samme opfattelse af, hvad aktindsigtsanmodningen omfattede.

I sagen FOB 2018.24 fandt Ombudsmanden ikke grundlag for at kritisere Statsministeriets vurdering af, at temaet "brevveksling" ikke i sig selv kunne anses for et tema. I den konkrete sag havde Statsministeriet vurderet, at en anmodning om aktindsigt i eventuelle e-mails mellem Statsministeren og to ansattes private e-mailkonti, ikke opfyldte kravet om, at en anmodning om aktindsigt skal angive det tema, som sagen eller dokumentet vedrører, jf. OFL § 9, stk. 1, nr. 1 og 2.◄

Uforholdsmæssigt ressourceforbrug

►Selvom anmodningen opfylder identifikationskravet, kan myndigheden afslå at behandle anmodningen, hvis behandlingen skønnes at nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Se OFL § 9, stk. 2, nr. 1.

Det centrale for vurderingen af, om behandlingen af en anmodning om aktindsigt vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil være det forventede tidsforbrug i forbindelse med den pågældende myndigheds behandling af aktindsigtsanmodningen. Der må i den forbindelse lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen om aktindsigt vedrører, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle. Vurderingen skal ses i forhold til ansøgerens interesse i at få indsigt i det konkrete tilfælde. Adgangen til at afslå at behandle en anmodning om aktindsigt vil forudsætte, at det vurderes, at det samlede tidsforbrug for myndigheden i forbindelse med behandlingen af anmodningen - det vil sige såvel fremsøgningen af sagerne eller dokumenterne samt myndighedens vurdering af, om der kan meddeles aktindsigt heri - må forventes at overstige ca. 25 timer (svarende til mere end 3 fulde arbejdsdage). Se FOB 2014.22 og FOB 2017.4.

Ressourcebestemmelsen kan ikke anvendes, hvis det uforholdsmæssige ressourceforbrug skyldes, at det er unødigt vanskeligt at fremsøge oplysninger hos myndigheden. Det kan f.eks. være, hvis akter ikke er journaliseret korrekt.

Såfremt den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, vil myndigheden være forpligtet til i almindelighed - og således uanset sagens eller dokumenternes omfang - at behandle anmodningen. En myndighed mv. vil i den forbindelse kun sjældent kunne undlade at behandle en anmodning om aktindsigt, der er fremsat af et massemedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut, da sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse i aktindsigten. Dette følger af bemærkningerne til offentlighedsloven.

Det fremgår ligeledes af bemærkningerne til § 9, stk. 2, nr. 1, at afslag på aktindsigt med henvisning til ressourceforbruget meget ofte ikke bør være den første reaktion på en anmodning om aktindsigt. Myndigheden bør i første række indlede en dialog med den aktindsigtssøgende med henblik på at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, så et eventuelt ressourceproblem ikke længere foreligger.

Det følger også af god forvaltningsskik, at der bør udvises tilbageholdenhed med at afslå anmodninger fra pressen.

Det er ikke udelukket at benytte ressourceafgrænsningsreglen overfor en aktindsigtssøgende, der har en særlig interesse, men det må bero på en konkret og samlet vurdering af sagens omstændigheder. Det betyder, at der overfor en aktindsigtssøgende med en særlig interesse må forudsætte et ressourceforbrug, der er væsentligt større end de ca. 25 timer der gælder for anmoder uden en særlig interesse. I vurderingen kan også indgå andre elementer end det forventede tidsforbrug.

Ombudsmanden har i sagen FOB 2016.23 ikke fundet grundlag for at kritisere Justitsministeriets konkrete vurdering af, at behandlingen af en anmodning om aktindsigt fra en journalist i dens helhed ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. I den konkrete sag havde Justitsministeriet vurderet, at det samlede tidsforbrug i forbindelse med behandlingen af anmodningen måtte forventes at overstige 60 timer, hvilket Ombudsmanden lagde til grund i sagen. Ombudsmanden lagde bl.a. også vægt på, at Justitsministeriet ville tage stilling til dele af aktindsigtsanmodningen og undersøge om journalisten eventuelt kunne få aktindsigt i nogle udvalgte dokumenter, som journalisten havde oplyst, at han var særlig interesseret i. Endelig udtalte ombudsmanden i sagen, at det ikke mere generelt kan angives, under hvilke omstændigheder bestemmelsen i OFL § 9, stk. 2, nr. 1, kan anvendes i forhold til fx massemedier. Dette må i følge Ombudsmanden bero på en konkret og samlet vurdering i lyset af den enkelte sags omstændigheder.

I SKM2020.203.LSR har Landsskatteretten fundet det berettiget, at Administrations- og Servicestyrelsen havde afslået at behandle klagerens anmodning om aktindsigt med henvisning til, at der allerede var anvendt et uforholdsmæssigt ressourceforbrug på at behandle aktindsigtsanmodninger fra klageren, samt at klageren ikke havde godtgjort en særlig interesse i det anmodede materiale, jf. OFL § 9, stk. 2, nr. 1. I den konkrete sag havde Administrations- og Servicestyrelsen vurderet, at styrelsen allerede inden den omhandlede anmodning inden for de seneste seks måneder havde anvendt over 80 timer på at behandle mere end 10 aktindsigtsanmodninger fra klageren. ◄

Retsstridigt eller chikanøst formål eller lignende

►Efter OFL § 9, stk. 2, nr. 2, kan en myndighed meddele afslag på en anmodning om aktindsigt, i det omfang anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt eller chikanøst formål eller lignende. Bestemmelsen vil bl.a. kunne anvendes, hvor en anmodning om aktindsigt i en sag eller i dokumenter har til formål at skabe grundlag for retsstridige forhold eller har til formål at forfølge eller på lignende måde genere myndighedens ansatte eller privatpersoner (chikane).

Bestemmelsen finder anvendelse i ethvert tilfælde, hvor der efter de foreliggende oplysninger er grundlag for at antage, at anmodningen om aktindsigt er helt eller delvist motiveret af den aktindsigtssøgendes retsstridige eller chikanøse hensigter. Offentlighedslovens klare og grundlæggende udgangspunkt om, at der er adgang til aktindsigt i navnene på ansatte i den offentlige forvaltning, finder stadigvæk anvendelse. Se FOB 2014.18 om aktindsigt i navne på medarbejdere, der havde behandlet en konkret sag.

Ved vurderingen af, om det kan lægges til grund, at en aktindsigtsanmodning må antages at skulle tjene et retsstridigt eller chikanøst formål eller lignende, må der tages udgangspunkt i de konkrete omstændigheder ved anmodningen. Det kan i den forbindelse f.eks. indgå, om ansøgeren selv har givet udtryk for, at anmodningen fremsættes med det formål at genere eller forfølge en person mv., ligesom der kan lægges betydeligt vægt på, om ansøgeren tidligere har benyttet oplysninger, som den pågældende har fået aktindsigt i, til at begå retsstridige forhold. Der kan desuden lægges vægt på, om ansøgeren ved møder eller telefonisk har optrådt truende.

I sagen FOB 2016.14 fandt ombudsmanden ikke, at Udenrigsministeriet havde påvist, at udlevering af en medarbejders navn ville kunne medføre chikane mv. i den normale forstand af dette udtryk, uanset at medarbejderen i forbindelse med en tidligere episode havde opfattet anmoder som vred, aggressiv og opfarende. Udenrigsministeriet kunne derfor ikke undtage navnet fra aktindsigt i medfør af OFL § 9, stk. 2, nr. 2.◄

Vejledningspligten

►Efter FVL § 7, stk. 1, gælder der en almindelig pligt for forvaltningsmyndigheder til at vejlede borgerne inden for de sagsområder, der varetages af myndigheden. Formålet med myndighedernes vejledningspligt er at imødekomme borgernes informationsbehov og undgå, at borgerne på grund af fejl, uvidenhed eller misforståelser udsættes for retstab.

I forbindelse med en anmodning om aktindsigt, skal myndigheden derfor vejlede om, hvilke oplysninger, der er nødvendige for at anmodningen om aktindsigt opfylder identifikationskravet. Det kan ligeledes være relevant at vejlede en anmoder om, hvordan en omfattende aktindsigtsanmodning kan behandles indenfor ressourcereglens rammer.

I en sag om aktindsigt henviste Folketingets Ombudsmand til vejledningspligten i FVL § 7, idet det er forudsat i offentlighedslovens forarbejder, at der - navnlig når anmodninger om aktindsigt er fremsat af medier - kan være særlig grund til at vejlede. Se Ombudsmandens udtalelse FOU nr. 2019-19.

Se også afsnit A.A.7.4.1 om vejledningspligten her.◄

God forvaltningsskik

►God forvaltningsskik er normer og principper for, hvordan myndighederne bør opføre sig i forhold til borgerne. Det betyder, at myndigheder bl.a. skal optræde venligt og hensynsfuldt og på en måde, der styrker tilliden til den offentlige forvaltning.

I en sag udtalte ombudsmanden, at det ville have været god forvaltningsskik, at ministeriet i forbindelse med behandling af en aktindsigtsanmodning havde oplyst journalisten om, at ministeriet ikke var i besiddelse af dokumenter, der specifikt indeholdt de oplysninger, der var anmodet om. Endvidere udtalte ombudsmanden, at ministeriet i samme forbindelse kunne være gået i dialog med journalisten om spørgsmålet om, hvorvidt han var interesseret i, at ministeriet tog stilling til spørgsmålet om aktindsigt i de dokumenter, som på trods heraf måske kunne indeholde oplysninger, der kunne være af relevans for hans anmodning. Se Ombudsmandens udtalelse UDT nr. 9119 af 9. februar 2017.◄

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKM-meddelelser mv.

Skemaet viser relevante afgørelser på området:

Afgørelsen	Afgørelsen i stikord	Kommentarer
Landsskatteretten
SKM2021.362.LSR	Landskatteretten fandt, at Skattestyrelsen ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt skulle have foretaget en manuel gennemgang af akterne, idet en fritekstsøgning på relevante søgeord var forbundet med så stor usikkerhed, at en sådan søgning ikke kunne anses for at udgøre et tilstrækkeligt oplyst og fuldstændigt grundlag for at træffe afgørelse i sagen. Landsskatteretten bemærkede desuden, at Skattestyrelsen ikke havde afslået anmodningen om aktindsigt med henvisning til OFL § 9, stk. 2, nr. 1, vedrørende uforholdsmæssigt ressourceforbrug.
SKM2020.203.LSR	Landsskatteretten fandt, at det er berettiget, at Administrations- og Servicestyrelsen ikke har imødekommet at behandle klagerens anmodning om aktindsigt med henvisning til, at der allerede er anvendt et uforholdsmæssigt ressourceforbrug på at behandle aktindsigtsanmodninger fra klageren. Der er herved lagt vægt på, at klageren har anmodet om aktindsigt i væsentlig mere end 10 sager, og at aktindsigtsanmodningerne efter det oplyste vedrører meget omfattende materiale, og at klageren ikke har godtgjort, at der er en sådan særlig interesse i det anmodede materiale, at det kan begrunde et fortsat brug af væsentlige ressourcer fra styrelsen. Se OFL § 9, stk. 2, nr. 1.

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området:

Udtalelse fra Ombudsmanden	Udtalelsen i stikord	Kommentarer
FOB nr. 2025.12	►Ombudsmanden fandt, at ministeriet havde anlagt en for snæver forståelse af journalistens anmodning om aktindsigt. Ombudsmanden mente, at en naturlig forståelse af "endelige interne dokumenter" omfattede mere end blot dokumenter, der er tillagt faktisk betydning ved beslutningen om at oprette sagen. Dette havde ledt til, at ministeriet ikke havde forholdt sig til alle relevante dokumenter af væsentlig betydning for anmodningen emne. Ombudsmanden henstillede til, at ministeriet genoptog sagen.◄
FOB nr. 2025.3	►Ombudsmanden fandt ikke grundlag for at tilsidesætte ministeriets vurdering af, at 88 selvstændige anmodninger om aktindsigt, der var indsendt efter en tidligere samlet anmodning omfattende samme dokumenter, ville udgøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug eller at de 88 anmodninger kunne anses for én samlet anmodning.◄
FOB nr. 2024.28	►Ombudsmanden fandt, at det påhvilede myndigheden at påvise, at der var grundlag for at antage, at en aktindsigtsanmodning var fremsat med et retsstridigt formål. Ombudsmanden fandt ikke, at et uvenskab mellem anmoder og en person omfattet af akterne var tilstrækkelig til at afslå aktindsigten under henvisning til den daværende chikanebestemmelse.◄
FOB nr. 2023.14	Ombudsmanden fandt, at anonymisering kun kan kræves, hvis det sker uden nævneværdig brug af ressourcer, hvilket typisk betyder mindre end 19-25 timers arbejde
FOB nr. 2022.2	Ombudsmanden udtalte, at opfyldelse af temakravet i medfør af OFL § 9, stk. 1, nr. 2, i visse tilfælde vil kræve, at temaet indholdsmæssigt indsnævres, såfremt dette er meget overordnet og bredt formuleret.
FOB nr. 2020.17	Ombudsmanden udtalte bl.a., at myndigheden burde have udarbejdet et fyldestgørende notat om journalistens telefoniske aktindsigtsanmodning. Myndigheden burde også have søgt dialog med journalisten, da det ikke stod klart, om journalisten og myndigheden havde samme opfattelse af, hvad aktindsigtsanmodningen omfattede.
UDT nr. 9697 af 13. juli 2018	Ombudsmanden fandt ikke grundlag for at tilsidesætte Moderniseringsstyrelsens vurdering af det forventede tidsforbrug, og at det dermed vil være forbundet med et uforholdsmæssigt ressourceforbrug at behandle anmodningen, jf. OFL § 9, stk. 2, nr. 1. Ombudsmanden lagde vægt på, at Moderniseringsstyrelsen i sin afgørelse havde anmodet journalisten om at konkretisere anmodningen nærmere med henblik på at reducere ressourceforbruget, men at journalisten ikke havde ønsket dette.
FOB nr. 2018.24	Ombudsmanden har i en sag ikke fundet grundlag for at kritisere Statsministeriets vurdering om, at der i den pågældende sag ikke var tale om et "helt særligt tilfælde", hvor brevvekslingen i sig selv vil kunne anses for et tema for anmodningen. Se OFL § 9, stk. 1, nr. 2.
FOB 2017.4	Ombudsmanden fandt ikke grundlag for at kritisere Justitsministeriets afgørelse om at afslå at behandle en aktindsigtsanmodning fra en borger på grund af et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. OFL § 9, stk. 2, nr. 1. Dog var ombudsmanden af den opfattelse, at Justitsministeriet på et langt tidligere tidspunkt burde have konstateret, at behandlingen af sagen ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.
FOB 2016.23	Ombudsmanden fandt ikke grundlag for at kritisere Justitsministeriets konkrete vurdering af, at behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dens helhed ville nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug.
FOB 2016.14	Ombudsmanden fandt ikke, at Udenrigsministeriet havde påvist, at udlevering af en medarbejders navn ville kunne medføre chikane mv. i den normale forstand af dette udtryk, uanset at medarbejderen i forbindelse med en tidligere episode havde opfattet anmoder som vred, aggressiv og opfarende. Udenrigsministeriet kunne derfor ikke undtage navnet fra aktindsigt i medfør af OFL § 9, stk. 2, nr. 2.
FOB 2014.22	Myndigheden bør rette henvendelse til anmoderen for at få præciseret en anmodning. Anmoderen skal informeres om konsekvensen af en manglende præcisering.