Regnearket kan ikke uden videre sendes til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. I skal først gøre følgende to ting:
- Tilpasse kolonnebredder.
- Gemme arket som Formateret tekst (mellemrumssepareret) - i prn-format.
Før I tilpasser kolonnebredderne, bør I markere alle celler og vælge en lille skrifttype, fx 8.
Tilpas kolonnebredde
Kolonnerne A til H skal formateres, så hver kolonne får en bestemt bredde.
Start med at højreklikke på kolonne A. Vælg Kolonnebredde. Indtast 4 og klik på OK.
Gør det samme ved kolonne B til H så bredden af de enkelte kolonner er som i skemaet nedenfor:
|
Kolonne
|
A
|
B
|
C
|
D
|
E
|
F
|
G
|
H
|
|
Længde i tegn (kolonnebredde)
|
4
|
8
|
10
|
4
|
1
|
11
|
1
|
3
|
Kolonne C og H skal formateres yderligere, så de indeholder et bestemt antal cifre (henholdsvis 10 og 3). Det gør I ved at:
Højreklikke på kolonne C og vælg Formatér celler.
Vælg Brugerdefineret og indtast 10 nuller i skrivefeltet under Type (markeret med grå).
Gør det samme ved kolonne H, hvor I skal indtaste 3 nuller.
Gem ark som formateret tekst
Når alle kolonner er opsat med korrekt bredde, ser arket således ud:
I skal nu gøre følgende:
- Vælg punktet Gem som i menuen Filer.
- Skriv et valgfrit filnavn
- Vælg Filtype - Formateret tekst (mellemrumssepareret) (*.prn) i rullemenuen.
Gem filen lokalt og luk Excel.
Filen skal nu åbnes i Notesblok. Højreklikke på filen og vælge Åbn med -> Notesblok
Vælg Gem som og navngiv filen på ny.
Vores eksempel ser således ud i Notesblok:
I har nu en gemt en fil som er klar til at blive indberettet til Skattestyrelsen. En txt-fil i prn-format. Læs hvordan I indberetter filen i afsnit 5.3.2.
Hvis der opstår fejl i forbindelse med overførslen til Skattestyrelsen, eller I opdager en fejl, som I skal rette, skal I tilbage og have fat i det almindelige Excel-regneark som I gemte inden det blev omdannet til en *prn-fil. Ret fejlen og gentag processen med at gemme filen som en *prn-fil.